Evento híbrido: O Guia Completo

Um evento híbrido é composto de diversas etapas, ferramentas e estratégias para que seja uma produção extremamente agradável para todos os participantes envolvidos.

Devido à pandemia do coronavírus que assolou o mundo inteiro, os eventos presenciais precisaram ser “pausados” a partir do começo de 2020, e manteve-se assim até o começo de 2022.

A partir daí as regras de segurança foram se flexibilizando, devido à diminuição dos casos e a vacinação de grande parte da população.

Muitas pessoas ainda estavam receosas, então com isso a alternativa mais viável era a implantação dos eventos híbridos, que hoje em dia são muito mais práticos e vantajosos para as empresas.

Mesmo em 2023 com muitos eventos voltando de forma presencial, os eventos híbridos não perderam sua prioridade e brilho. 

Pensando nisso, preparamos um guia completo com tudo (e mais um pouco) do que você precisa saber sobre os eventos híbridos e suas características:

• O que é o evento híbrido?
• Por que fazer um evento híbrido?
• Vantagens do evento híbrido
• Como fazer um evento híbrido?
• Como gerar engajamento no evento híbrido?
• Acessibilidade no evento híbrido
• Exemplos de evento híbrido
• Indicadores para o seu evento híbrido

O que é o evento híbrido?

A palavra híbrido, segundo o dicionário Michaelis, significa “que ou o que é composto de elementos distintos ou disparatados”. Então como o próprio significado dessa palavra implica, o evento híbrido é um formato originado de dois outros formatos, o presencial e o virtual.

De forma simples, os eventos híbridos são produções que mesclam o ambiente físico junto do ambiente online, mas envolvendo uma série de decisões a serem tomadas pelo produtor.

A ideia dos eventos híbridos é gerar um espaço interativo entre os dois tipos de públicos, criando oportunidades e experiências memoráveis aos participantes.

Eles se tornaram uma possibilidade mais palpável nesse momento pós pandemia que estamos vivendo.

Durante o ano de 2020 até meados de 2021, os eventos virtuais eram a única opção disponível para todos, fazendo com que vários produtores precisassem se reinventar e mudar toda uma estratégia de grandes eventos já programados.

Com isso foi o momento de achar plataformas e ferramentas que gerassem um ambiente propício para a criação de um evento online.

A partir do segundo semestre de 2021, com as flexibilizações a respeito das medidas de segurança do Covid-19, as empresas e produtores de eventos perceberam que não existia a necessidade de voltar 100% para o presencial ou abandonar totalmente os eventos online.

Com isso, começaram a existir os eventos híbridos, que mesclam essas duas produções em uma só. Gerando benefícios para a empresa e também para os participantes.

Segundo uma pesquisa da Global DMC Partners, 72% dos produtores de eventos estão aderindo a eventos híbridos desde 2021.

Isso não significa que todos os eventos serão neste formato, mas é um tipo de produção que gera mais oportunidades para todos.

Quais os principais nichos de evento híbrido?

Os eventos híbridos não são exclusivos de apenas uma categoria ou tema no mercado. Na verdade, você ficaria surpreso com a quantidade de eventos que podem ser realizados neste formato! Vamos conhecê-los.

Congresso

Podemos começar falando sobre os congressos, já que é um dos principais impactados por este formato.

Geralmente eles reúnem profissionais de uma certa área para conversar, aprender mais, fazer networking e participar de atividades no seu meio.

Esse tipo de evento acontece geralmente de forma estadual ou internacional. Se for 100% presencial vai exigir que os profissionais se desloquem até o local, gastando tempo e dinheiro, caso morem muito longe.

Sendo um evento híbrido, quem mora mais distante do local do congresso, pode assistir de sua casa, enquanto ao mesmo tempo quem prefere a participação presencial pode estar lá.

Eventos internos

É muito comum que empresas com funcionários remotos, façam algumas reuniões anuais para que todos possam interagir e se conhecer melhor, dando um momento de descontração e diversão aos seus funcionários.

Para quem morar ainda mais longe de onde a reunião presencial acontece, pode se preferir fazer uma reunião híbrida para os funcionários.

Aqui na Evnts esse tipo de evento interno já foi feito, no formato de uma reunião híbrida, se você quiser saber como fizemos e ter ideias para a sua produção.

E-sports

Os eventos de e-sports geralmente sempre acontecem de forma híbrida, sendo transmitidos no mundo inteiro e também para quem quer assistir presencialmente.

Principalmente os torneios e campeonatos acontecem nesse tipo de formato. O exemplo mais recente que temos é o CBLOL – Campeonato Brasileiro de League of Legends.

Eventos acadêmicos

Eventos como simpósios, fóruns, seminários e cursos estão sempre acontecendo no meio acadêmico.

Novamente com o mesmo problema de centralização estadual ou regional, a solução de eventos híbridos acaba sendo uma ótima opção para essas produções.

Convenções de vendas e lançamentos

Geralmente, convenções de vendas e eventos de lançamento de produtos ou serviços estão relacionados. 

Essa é uma ótima forma de atingir as pessoas de forma nacional ou até mesmo internacional ao promover um evento.

Tipos de eventos híbridos

Entenda quais tipos de movimentos híbridos você pode seguir no seu evento e quais são suas principais características:

1 – Com participantes remotos

Nesse caso, os participantes podem estar no evento de forma remota ou presencial. A equipe de produção do evento tem como dever proporcionar as mesmas oportunidades de engajamento para os dois públicos.

2 – Com speakers remotos

Neste formato, os participantes estão todos presencialmente no evento, mas quem participa de forma remota são os palestrantes.

Isso é muito utilizado quando o speaker escolhido está em outro estado ou país. Dependendo do fuso horário e da necessidade de tradução, o evento pode até utilizar a técnica de simulive.

3 – Multi Hub 

O Multi Hub é um tipo de evento híbrido não muito produzido por ser um evento de alta complexidade.

Nesse caso, acontecem vários eventos presenciais simultaneamente e todos são interligados via conexão remota, para que todos tenham uma experiência parecida.

Por que fazer um evento híbrido?

Você provavelmente está se perguntando: por que fazer um evento híbrido, se eu poderia simplesmente fazer um evento online?

Ele permite que você atenda todos os públicos interessados no seu conteúdo, já que algumas pessoas preferem ficar em casa para assistir à produção, enquanto outras acreditam que aproveitam mais participando presencialmente.

Mesmo pessoas que se encontram em lugares muito distantes da sede do evento podem participar dele de forma remota. Por exemplo, um evento brasileiro híbrido, permite que brasileiros que estão fora do país possam participar da produção.

O interessante dos eventos híbridos é que existem muitas ferramentas que podem, e devem, ser trabalhadas para proporcionar o melhor evento possível para os dois públicos.

É importante que eles não sintam como se estivessem perdendo algo apenas por causa da modalidade na qual estão participando do seu evento.

Além disso, com esses dois formatos você tem a chance de criar mais experiências aos participantes, fazendo com que eles se engajem e interajam entre si, tanto quem está no ambiente físico, quanto quem está no virtual.

Outro motivo que pode ser interessante para fazer um evento híbrido é a geração de dados mais completos e de diferentes públicos.

Assim como gera uma visibilidade para sua marca ou empresa perante os patrocinadores. Em um futuro você poderá receber uma proposta de financiamento ou parcerias para suas produções.

Vantagens do evento híbrido

Sendo este um formato tão distinto de eventos e que vem sendo muito escolhido durante o planejamento, é claro que ele apresenta algumas vantagens para os produtores. Confira quais são:

Sem limites geográficos

Um dos principais benefícios de se fazer um evento híbrido é a quebra dos limites geográficos.

A distância, investimento e necessidade de locomoção pode ser um problema para muitas pessoas na hora de participar de um evento, principalmente para quem mora muito longe ou em outro país.

Além disso, você como produtor de eventos pode trazer palestrantes e moderadores estrangeiros para participar de forma remota.

Isso permite oferecer conteúdos ainda mais diferenciados e interessantes. E se o palestrante não falar a língua principal do evento, você pode usar uma plataforma com tradução simultânea, como a Evnts, ou fazer uma simulive editada.

Gera mais alcance

E quebrando a barreira geográfica, conseguimos atrair mais pessoas para nossas produções, de forma que quem estiver do outro lado do país possa conhecer sua marca e o que você tem a oferecer.

Sendo assim, você vai promover um evento que pode alcançar mais pessoas do que se fosse apenas uma produção regional.

Acesso a conteúdo pós evento

Outra vantagem notável dos eventos híbridos é a possibilidade de garantir acesso ao conteúdo pós evento para os participantes.

Por exemplo, se uma palestra que aconteceu de forma online ou presencial teve alguns slides ou conteúdos que o palestrante mencionou, você como produtor tem a possibilidade de disponibilizar esse conteúdo em uma biblioteca online.

De forma que tanto as pessoas que estavam remotamente, quanto presencialmente possam checar depois, fazer anotações e ter isso em mãos. Às vezes o palestrante acaba falando muito rápido e essa é uma forma de contornar a situação.

Mas não só os PDF’s ou slides utilizados podem ser disponibilizados, como também toda a live. Gerando mais acessos e até inscrições para o seu evento, mesmo depois da finalização.

Opção mais sustentável

De certa forma, o evento híbrido acaba sendo uma opção mais sustentável, que não produz tanto lixo comparado aos 100% presenciais.

Isso porque como parte do público fica de forma remota, não há a necessidade de montar o evento em um lugar muito grande que consequentemente irá gerar mais lixo, consumo de energia e água.

Não tem como falar sobre sustentabilidade sem citar a ESG, que significa “Governança Ambiental, Social e Corporativa”. Eles representam pilares do que uma empresa, ou evento, deve ter para que possa medir o desempenho da sua sustentabilidade.

Existem inúmeras formas de fazer eventos híbridos com um viés sustentáveis e seguindo a tendência de ESG, como por exemplo, trocar copos descartáveis por modelos biodegradáveis.

Promove networking

Algumas pessoas se sentem mais confortáveis em se comunicar por telas do que pessoalmente, então em eventos híbridos você tem a possibilidade de proporcionar os dois cenários para as pessoas.

Elas podem se conectar através de ferramentas de engajamento e interação no seu evento, tanto as pessoas que estão presenciais quanto as que estão presentes de forma remota.

E para quem quiser promover o networking presencialmente isso também é possível, essa é uma ótima forma de garantir isso para os seus participantes.

Dá a possibilidade de escolha

Ter dois formatos em um eventos só, permite que o participante escolha o que for mais confortável, couber dentro de seus orçamentos ou o que for melhor para o momento em que se encontra.

Muitas vezes as pessoas gostariam de participar de um evento, mas não querem sair de sua cidade ou estado, ou então não se sentem à vontade em lugares muito cheios.

Dar a eles a possibilidade de escolherem o melhor formato para que possam aproveitar o evento em 100%.

Possibilita o uso de diferentes inovações

Todos os dias temos diferentes tecnologias surgindo, e muitas delas permitem que você inove no seu evento.

Como por exemplo o metaverso, holograma e realidade virtual para eventos, são diferentes formas de trazer experiências incríveis que vão ficar gravadas na memória dos participantes.

Mais engajamento

Com um evento híbrido você tem duas formas de promover engajamento. Pode ser isolado para cada tipo de público ou então mesclar as duas participações para criar experiências.

De qualquer forma, você acaba tendo oportunidades de usar a tecnologia, envio de brindes, brincadeiras e atividades interessantes que elevem o ânimo de quem está participando.

Mais oportunidades de fazer marketing

Trabalhar com o marketing permite que você sempre inove e tire suas ideias do papel, inclusive nos eventos.

O evento híbrido acaba gerando oportunidades de criar interações divertidas durante a divulgação da sua produção, além de chamar a atenção dos públicos que você quer atingir.

Mas não esqueça que para que o marketing do seu evento funcione, você vai precisar de um plano bem estruturado e que seja colocado em prática.

Como fazer um evento híbrido?

Depois de conhecer mais sobre o por que fazer e quais são as principais vantagens desse formato de evento, chegou a hora de entender como fazer ele para que tudo saia conforme o esperado.

Basicamente um evento é composto de três etapas: o pré evento, a execução e o pós evento, sem uma delas ou com algo incompleto nelas o seu evento pode ter algum problema ou então faltar alguma coisa.

Pré evento

O pré evento envolve uma série de pequenos detalhes que fazem muita a diferença para a próxima etapa: a de execução. É nela que tudo será definido, desde os mínimos assuntos até os mais importantes.

Objetivo

O objetivo de um evento é extremamente importante, ele é o guia da sua produção e o responsável por direcionar todas as outras etapas do planejamento a ser seguido.

Existem inúmeros tipos de objetivos que podem ser pensados, como por exemplo geração de leads, aumento de vendas, gerar presença nas redes sociais, promover o engajamento e muitas outras formas.

Planejamento geral

Outra coisa que não pode faltar no pré evento, é o planejamento geral da sua produção. Ou seja, a definição de data de início ou término, caso o evento tenha mais de um dia.

Durante essa mesma etapa é necessário pensar onde e em qual plataforma será realizado o evento. Essa parte logística é importante e deve ser definida no começo, dessa forma é possível planejar o que fazer com o espaço, e os custos.

A plataforma a ser usada deve ser pensada com antecedência também para que não tenha nenhuma surpresa próxima a data do evento.

Veja nosso checklist completo para os eventos híbridos:

Defina a persona

Diferentemente do seu público alvo, a persona se trata de um personagem fictício, que tende a ser o cliente ideal.

Ele é a personificação do que seria o seu cliente perfeito, o que tem todos os problemas para os quais você tem a solução, tem o poder de compra do seu serviço ou produto, e tem interesse no que você oferece.

Leia mais sobre persona para aprender a usar em seus eventos aqui.

Cronograma reverso

Um dos métodos mais utilizados para planejamento no mundo dos eventos é o cronograma reverso.

Mas do que se trata? Bom, o cronograma reverso é um tipo de estratégia que vai auxiliar na organização do seu evento de uma forma diferente.

Consiste em começar a organizar todas as tarefas a partir do dia do evento, contando de trás para frente tudo o que precisa ser feito até lá.

Nele é necessário colocar todos os pontos de atenção, tarefas e reuniões que vão acontecer no evento.

Monte uma equipe

Para um evento híbrido você precisará dividir uma equipe em duas. Isso porque algumas pessoas serão responsáveis por cuidar da logística no evento presencial,como cuidar dos ingressos, dar informações e outros pontos de atenção.

Enquanto a outra deve ficar responsável pelo ambiente online, como a moderação do chat, backup para os palestrantes e alguém para suporte dos participantes.

Crie a programação do evento híbrido

Uma parte do que vai chamar a atenção do seu público, não só para se inscrever mas também para participar efetivamente.

Ao pensar na programação de um evento, você precisa ter em mente uma série de pontos de atenção para que seja realmente atrativo.

Se o seu evento for de apenas um dia e muitas horas, você precisará programar pausas estratégias para que os participantes não se cansem, mas também não percam o interesse.

E se for de vários dias, é importante conversar com os palestrantes para definir os melhores horários, de forma que não fiquem amontoados ou atrapalhem outros painéis.

Convoque speakers e moderadores

Junto com a programação vem a escolha de quem serão os palestrantes e moderadores do evento. Os moderadores podem ser convidados que irão guiar a conversa, ou então alguém da sua equipe que irá ficar nos bastidores.

Já para escolher os palestrantes, você vai precisar pensar nos profissionais ou nos temas, um deles deve ser o seu ponto de partida. Para que assim, seja possível definir um horário e mandar os convites.

Outra coisa importante ao convidar os palestrantes, é checar o background dele e fechar o tema que será comunicado previamente.

Prepare um plano de marketing

O plano de marketing não pode faltar durante o pré evento, isso porque é ele que irá chamar a atenção da sua persona e público alvo para que participem do seu evento.

Um plano de marketing envolve mais do que apenas as redes sociais principais de uma marca ou empresa, ele também envolve a comunicação de um para um, como e-mails e campanhas.

As estratégias de redes sociais devem ser focadas na sua persona, para isso faça pesquisas e análises para saber onde que o seu principal público está e onde você pode fazer seus conteúdos.

Assim como todas as peças de arte e toda a comunicação escrita, tudo isso precisa estar alinhado com uma equipe de marketing que vai auxiliar na criação de um cronograma ideal.

Hoje em dia, o conteúdo é extremamente importante para que as pessoas conheçam mais sobre o seu evento, marca, visão e missão da empresa.

Além das redes sociais, o e-mail marketing também deve ser considerado na estratégia e cronograma. Ele é importante para que o público se sinta mais próximo de sua marca ou empresa desde o pré evento.

Crie um plano de riscos

Todo evento corre riscos e pode sofrer com imprevistos, é comum que isso aconteça já que nem tudo pode estar 100% seguro.

Por conta disso, ter um guia do que fazer em caso de imprevistos é o ideal para o seu evento.

O primeiro passo a se pensar é em como a transparência se torna importante nesses momentos.

Por exemplo, um speaker teve problemas de conexão e irá se atrasar, nesse caso não deixe os participantes esperando, comunique a eles o que realmente aconteceu e por que a programação pode atrasar alguns minutos.

Deixá-los no “escuro”, pode gerar frustração e dar a impressão de que a gestão do evento não se importa com seus participantes.

Mas esse é apenas um dos imprevistos que podem vir a acontecer, por isso, alguém da sua equipe deve estar a postos, tanto online quanto offline, para auxiliar e gerir os próximos acontecimentos.

Crie a landing page

Por fim, mas nem de longe menos importante, seu evento precisa de uma landing page. Depois que todo o resto do pré evento for definido, você precisa começar a fazer a página de inscrição, assim como todo o ambiente virtual para quem for assistir de forma remota.

A começar pela landing page, ela deve ser clara e concisa, ou seja, deixe as datas e horários em um lugar que os participantes consigam ver claramente.

Sinalize que o evento será híbrido, com uma área para quem participa presencialmente e outra para quem estiver de forma remota.

Além disso, você não pode esquecer de pedir todas as informações pertinentes no seu formulário de inscrição, como nome, número de telefone, e-mail e empresa na qual trabalha.

Confira dicas em nosso artigo “Como criar uma página para o seu evento?”.

Execução

O momento da execução é a hora na qual o seu evento está acontecendo ou está para começar. Confira os últimos retoques do que fazer:

Testes

Nestes últimos momentos antes do evento começar, o mais importante a se fazer são os testes, não de algo específico, mas em tudo no geral.

Primeiro, se reúna com os speakers previamente para ter certeza de que eles sabem como transmitir seus conteúdos para todos, além de testar a conexão de internet dos palestrantes remotos.

Não só a internet como os microfones, luzes e outros mecanismos que vão influenciar no evento.

Em segundo lugar, faça testes no equipamento do ambiente presencial. Tenha certeza de que todos os microfones funcionam e que existem reservas para algum imprevisto.

Certifique-se de que os speakers já chegaram ou que estão para chegar, evitando atrasos e tenha certeza de que as luzes, telões, alto falantes e todos os outros equipamentos estão de acordo com o esperado.

Por fim, teste a plataforma. Veja se a qualidade do áudio e vídeo está agradável e boa para quem está participando remotamente.

Confira se o suporte disponibilizado está funcionando corretamente, para caso alguém tenha algum problema consiga resolver de forma fácil e simples.

E-mail de countdown

Quando realizamos uma inscrição com muita antecedência, podemos acabar esquecendo do evento, data ou horários.

Então, pelo menos uma ou duas horas antes que o seu evento comece, envie um e-mail de confirmação e aviso aos participantes.

Principalmente para quem participa de forma remota, assim eles podem preparar o ambiente em que se instalaram e absorver o melhor possível do conteúdo.

Pós evento

Chegamos na última etapa de qualquer evento: o pós evento. Vale lembrar que não é por que a sua produção chegou ao fim, que ela realmente terminou.

É o momento de rever tudo o que aconteceu e como pode ser usado para melhorar no futuro.

Análise de dados

Ao realizar um evento, seja ele de qual tipo for, você precisa de uma segurança de que ele será realizado em um ambiente que compile todos os dados necessários para você, assim sua análise será mais precisa.

Na parte online, é possível conferir taxas como tempo de exibição, tempo de tela, onde o participante clicou, quais respostas foram dadas e muitos outros tipos de dados importantes.

Assim como na questão do evento presencial, é possível parametrizar quantos participantes realmente foram em comparação a quem não foi, mas fez a inscrição.

Além disso, durante a inscrição é possível recolher diferentes dados para análise dos participantes presenciais.

Envio de certificados

Se durante a sua comunicação, você divulgou que o evento contaria com envio de certificados, é preciso que isso seja feito neste momento, não é de bom tom para a organização de um evento que se prometa algo que não será cumprido.

Então, selecione todos os participantes que tiveram uma boa taxa para que possam enviar os certificados com o nome correto de cada um.

Entrega de brindes

Para quem esteve presencialmente no evento, os brindes podem ser entregues em stands se esse for o caso, na entrada ou saída do evento também.

Para quem está remotamente no evento, você pode buscar o endereço dos participantes para enviar um pequeno ‘mimo’, é uma forma de mostrar que se lembra dele também.

Envio de NPS

O NPS é uma técnica utilizada para ver o nível de satisfação do seu cliente com o que você está oferecendo, que no caso se trata do evento.

O mais utilizado são as pesquisas de satisfação, nesse tipo de evento o ideal é que se envie pouco tempo depois da finalização, ou logo no final da produção.

Para os que estiverem de forma presencial, é interessante enviar por e-mail e por SMS, de forma que não passe despercebido por todos.

Enquanto os que estavam presentes de forma remota podem responder imediatamente depois que o evento foi finalizado.

Crie um relatório para seu próximo evento híbrido

Um relatório é o documento mais importante ao final de um evento e no começo dos próximos. Isso porque ele vai servir como um histórico de tudo que aconteceu e foi planejado.

Após a finalização do evento reúna todas as informações em um documento só, para que tenha tudo sempre ao alcance. Nesse momento você deve fazer anotações também do que deu certo e o que se pode melhorar.

Para que nos próximos eventos realizados com o mesmo objetivo e pela mesma empresa, a gestão tenha em mãos algo que pode utilizar para saber o que fazer e quando fazer.

Como gerar engajamento no evento híbrido?

Engajamento é extremamente importante em qualquer tipo de evento, principalmente nesse tipo que se tem o desafio de mesclar as interações entre eventos híbridos e onlines.

Veja todas as formas disponíveis para que se promova o engajamento nos eventos:

Conheça o seu público

Conhecer o público para o qual está se direcionando em um evento é muito importante. Por isso que fazemos perfis de persona e mapeamos o público alvo que nos é mais interessante.

Além de saber quem é a sua persona, você precisa entender de forma geral quem é o seu público alvo principal.

Por exemplo, se o seu público se trata de pessoas jovens, o ideal é que o engajamento e entretenimento no evento seja compatível com a faixa etária e gostos desse tipo de público.

O mesmo vale se o seu público possuir um viés mais corporativo ou então um evento para pessoas de mais idade, é imprescindível que o tema seja compatível, assim como as atividades propostas.

Gamificação

A gamificação é um dos meios mais comuns de criar engajamento em um evento. Consiste em criar um jogo que tenha ou não relação com o evento, gerando desta forma um momento de descontração.

Para isso, você pode fazer uso de ferramentas da própria plataforma de transmissão, que podem servir tanto para os participantes online quanto para os presenciais.

Como por exemplo, nuvens de palavras, quizzes e enquetes. Outra dessas ferramentas que podem ser utilizadas é o matchmaking, funcionalidade na qual os participantes podem se combinar através de gostos em comum que possuem.

Além disso, você pode preparar atividades em ambientes separados. Como uma caça ao tesouro para os participantes presenciais, ou algum jogo diferente para quem participa remotamente.

Como produtor de eventos, você pode criar testes de conhecimentos para que sejam aplicados em intervalos ou durante as palestras, tanto para quem está de forma presencial quanto para quem está de forma remota no evento.

Veja outras dicas em nosso artigo: “Gamificação em Eventos Online: Como Fazer”.

Promova atividades 

Além das atividades de gamificação, existem outras formas de gerar engajamento que podem ser atrativas ao seu público e para o tipo de evento que está acontecendo.

Como por exemplo criar breakout rooms, para que os seus participantes possam conversar, trocar ideias e se falar em salas menores e mais intimistas.

Colocar concursos e premiações na programação do seu evento, também é uma ideia inteligente de chamar a atenção dos participantes, inclusive retendo sua atenção.

Acessibilidade no evento híbrido

Em qualquer cenário e tipo de ambiente, a acessibilidade se faz importante, e isso é ainda mais relevante para eventos.

Garantir acessibilidade em eventos, significa garantir que todos tenham o direito de participar de forma igualitária da mesma produção.

As barreiras em geral, podem ser muitas, causando frustração, discriminação e muitas vezes envergonhando pessoas que precisam de um local adequado para que possam participar de um evento.

Então como profissional de eventos, sua responsabilidade é a de tornar o local acessível e adequado a todos.

Para quem está presente no ambiente físico, é importante que se tenham rampas de acesso, braille e sinalização para deficientes visuais, banheiros adaptados, e algum intérprete de libras.

Já para participantes remotos, a acessibilidade pode ser feita disponibilizando funções para aumentar ícones e inserção de contraste, para atender pessoas com deficiência visual.

Além disso, disponibilizar a função de tradução simultânea é de grande ajuda para quem tem deficiência auditiva e mesmo assim quer acompanhar o evento.

É importante disponibilizar os materiais em PDF para download também, para que possam ser escaneados por leitores de tela.

Se possível, uma intérprete de libras para o atendimento remoto é o ideal também. Mas de qualquer forma, não deixe de pensar na acessibilidade do seu evento!

Exemplos de evento híbrido

Para que você possa ter mais insights e ideias do que fazer nos seus próximos eventos híbridos, separamos alguns exemplos nacionais e internacionais, de forma que se possa entender melhor o formato.

1 – Eventos da Apple

A Apple é uma empresa que costuma promover eventos híbridos para fazer o lançamento de algum produto. Geralmente eles fazem alguns eventos por ano para falar sobre seus novos produtos e pensamentos para o futuro.

Porém, apesar de ser uma grande empresa os seus eventos híbridos são bem simples, com a transmissão feita de forma presencial e online em todo o mundo.

2 – CBLOL

O CBLOL, ou Campeonato Brasileiro de League of Legends, é um campeonato de E-sports que normalmente acontece duas vezes ao ano. Ele sempre foi transmitido de forma híbrida, com público presencial e remoto.

Durante a pandemia, ele passou a ser 100% remoto, sendo transmitido pela Twitch e Youtube onde os participantes poderiam interagir pelo chat.

Porém, em 2022 o evento voltou ao seu habitual, onde os participantes podem escolher comprar o ingresso para participar de forma presencial, ou assistir de forma remota pelas plataformas Twitch e Youtube.

Nesses eventos, os narradores geralmente estão presentes de ambas as formas, o que vai definir isso é a localização em que ele se encontra.

3 – Twitch Con 

A Twitch Con é um evento feito pela plataforma de streaming Twitch, e todo ano eles realizam essa produção em San Diego.

E a primeira vez que eles decidiram realizar um evento híbrido foi em 2019, com diversas atrações para o evento virtual e ao vivo.

Para essa produção eles usaram a própria plataforma, fazendo um bom uso de todas as suas funcionalidades para o bom engajamento do evento.

4 – Inbound pela Hubspot

O Inbound é um evento produzido pela Hubspot e transmitido de forma híbrida, é uma conferência de 3 dias que ocorre anualmente.

Diversas pessoas são convidadas e participam dele todos os anos. Na hora de comprar o ingresso você pode escolher se prefere os ingressos remotos ou presenciais.

Além disso, eles promovem uma biblioteca de conteúdo do que foi transmitido por até 1 ano depois do evento.

Outro ponto bastante relevante sobre o evento, é que eles promovem uma área apenas para conteúdos digitais, espaços para fazer networking, reuniões e bater papo com pessoas do mesmo mercado que você.

5 – MTV Video Music Awards

O MTV Video Music Awards, ou VMA, é um evento de premiação musical que acontece desde 1984, promovido pela MTV.

Esse evento é transmitido de forma presencial e também remota para quem quer assistir os shows e premiação de sua casa.

Indicadores para o seu evento híbrido

A análise de dados vem se tornando mais e mais importante conforme o tempo passa. Por isso, é necessário que os indicadores que serão analisados no seu evento sejam definidos logo no começo.

Mas não adianta apenas defini-los e não acompanhá-los. Portanto, ao final do evento você deve parar e checar os indicadores, relacionando-os com os dados obtidos durante o evento.

Vale lembrar que o indicador a ser utilizado no evento, vai depender principalmente do seu objetivo e do formato que está sendo produzido, nesse caso o híbrido.

Por conta disso, é necessário que se avalie os dois tipos de público, criando estratégias que facilitem a coleta desses dados, já que gerar dados ao vivo pode ser um desafio.

Pensando no seu trabalho como produtor de eventos híbridos, preparamos um e-book completo com mais de 20 indicadores para que você analise e os aplique em seus eventos futuros.