Como fazer programação de eventos?

A programação de eventos é uma parte importante do planejamento. Ele tem como objetivo “amarrar todas as pontas” para produzir uma experiência incrível para os seus participantes. 

Veja como produzir a sua programação neste artigo:

• Por que é importante fazer a programação de eventos?
• 7 passos para fazer a programação de eventos mais atrativa
• Cases de programações
• Como lidar com imprevistos na programação?

Por que é importante fazer a programação de eventos?

Antes mesmo de divulgar o seu evento, é necessário ter a sua programação bem estabelecida, ou seja, palestras, intervalos e outras atividades devem ter seus horários definidos.

Através dela é possível que a sua audiência decida se quer ou não participar do seu evento. Também aumenta a satisfação do seu público e é fundamental para a divulgação.

Com uma programação bem definida os palestrantes conseguem programar o seu conteúdo de acordo com o tempo que eles terão disponível, por isso é tão importante.

Assim que terminar de organizá-la passe para os speakers do seu evento, de preferência com algum tempo de antecedência para que eles mesmos possam se programar.

7 passos para fazer a programação de eventos mais atrativa

Para fazer a programação de um evento precisa ter paciência, ainda mais por se tratar de uma tarefa que envolve outras pessoas, como os palestrantes, e deve ser compatível com as agendas dos mesmos. Veja como começar:

1 – Defina primeiros as informações básicas do seu evento

Já falamos anteriormente, mas é importante relembrar que todas as informações básicas devem estar organizadas. A programação é feita quando está se chegando perto das etapas finais de organização.

Para começar deve estar definido o dia, horário e a quantidade de horas que o seu evento irá durar. Isso é crucial para que se possa agendar todos os painelistas e atividades que irão acontecer.

2 – Escolha os speakers e seus temas

Os speakers precisam ser definidos com um pouco de antecedência, verifique as agendas com eles e tenha sempre tudo bem anotado para que não tenham erros, desencontros de horários ou imprevistos.

Esses palestrantes precisam transmitir credibilidade ao seu evento, portanto, busque pessoas que tenham relação com o tema principal.

Na hora de subdividi-los de acordo com cada speaker, leve a opinião deles em conta sobre quais assuntos possuem mais domínio e que se sentem mais seguros em falar.

Quando se reunir com as pessoas que irão palestrar, adicione um horário antes do evento ou de cada painel para conversar com eles e relembrar o tempo que eles tem disponível, o que eles devem fazer em caso de imprevistos e se eles devem dar algum aviso.

3 – Tenha noção do tempo disponível para cada participante 

Com os palestrantes e seus temas definidos, comece a montar a grade de programação, ela deve ser feita dentro do horário que o evento vai acontecer e de acordo com a agenda dos envolvidos.

Uma sugestão é que sempre se separe mais horário na agenda deles para caso ocorra algum imprevisto ou atraso, não queremos que isso aconteça, mas caso venha a acontecer você não perderá tempo com o seu palestrante.

4 – Escolha as atividades que serão proporcionadas

Para garantir uma experiência ainda melhor para o seu público, separe atividades divertidas que façam com que eles se engajem ainda mais e interajam tanto com o evento em si quanto entre eles.

Pode-se usar storytelling, gamificação e muitas outras ferramentas lúdicas e interativas para atrair a atenção. Não esqueça que essas atividades também precisam estar na grade do evento, para que não fique um “buraco” entre as palestras.

Caso não tenha ideia do que fazer de atividade no seu evento online, confira o nosso e-book com 42 ideias criativas para engajar o seu público.

5 – Faça intervalos na programação de eventos

Todo mundo precisa de um respiro, principalmente se for um evento de muitas horas ou dias. Separe pequenos períodos de tempo para que todos deem uma pausa, tanto você quanto os palestrantes e o público.

Dessa forma você também consegue manter a atenção do público, se a programação for muito intensa  pode ficar massante para eles, de forma que eles vão sair do seu evento online e você perderá audiência muito rapidamente.

Então deixe 15 ou 30 minutos para que todos tomem uma água e possam respirar um pouco. Esse tempo pode ser preenchido com alguma atividade diferente ou com músicas, você que escolhe!

6 – Convide mediadores para cada palestra

Nos eventos online os moradores são como os “líderes” da sala, são eles que vão controlar o fluxo da conversa, como serão as perguntas e quais são mais interessantes de serem feitas.

Ele também deve estar atento aos horários para que não extrapole no horário e atrase as outras palestras.

Quando planejar uma palestra ou painel com mais de uma pessoa, tenha sempre um mediador e converse com ele sobre quais serão seus deveres durante o decorrer do evento.

7 – Divulgue seu evento online

E a partir do momento que tudo estiver definido, comece a fazer a landing page com a foto e o currículo de todos os painelistas. Além disso, coloque a programação no seu site para que todas as pessoas possam ver.

Faça uma arte com a programação do seu evento, com todos os detalhes para que sua audiência possa se sentir mais atraída a se inscrever.

Crie também estratégias de marketing para que o seu conteúdo chegue ainda mais longe, alcançando todo o seu público alvo ou persona.

Cases de programação de eventos

Trouxemos dois cases de programações montadas com layouts diferentes para você entender como fazer a sua, confira:

Liga Ventures Summit

No começo de setembro, aconteceu o evento Liga Ventures Summit sobre inovação aberta. Foram 3 dias de eventos e vários painelistas, por isso eles precisavam de uma programação clara e que passasse todas as informações que seu público precisava.

Observe que no primeiro dia eles colocaram o horário, assunto, painel, palestrante e seu cargo. Assim, quem participou do evento podia escolher o melhor horário para assistir.

Conexão Evnts

O próximo case é o do Conexão Evnts, evento realizado pela Evnts com diversos painelistas e temas diferentes. Confira como foi montada a grade:

Muito simples, mas ainda assim clara e intuitiva. Os participantes poderiam navegar pelos dias que estão acima e ver quais palestras gostariam mais de assistir.

Como lidar com imprevistos na programação de eventos

Nós sabemos que imprevistos que podem colocar em risco o andamento do evento acontecem, portanto, devemos sempre estar atentos e preparados para controlar todos os danos que podem ocorrer.

Um erro mal contornado por manchar a credibilidade de uma empresa, da organização e até mesmo dos profissionais envolvidos no  evento. Portanto, não se preocupe com os erros, mas sim com o que você terá que fazer quando ele ocorrer.

Os erros mais comuns que podem ocorrer em um evento online são:

• Má comunicação das peças de divulgação;
• Problemas técnicos com o palestrante;
• Falha ao passar o conteúdo, seja para download ou no compartilhamento de tela;
• Falta ou atraso de um speaker;
• E muitos outros.

Veja como lidar com eles:

Seja transparente

Assim que identificar um problema que pode levar mais que um ou dois minutos para ser corrigido, avise os participantes e tente trocar algo da programação para que eles possam assistir e se entreter.

Essa transparência é muito importante, por que se deixar eles a verem navios a situação pode sair do controle com muitas reclamações.

Mantenha a paciência

Caso ocorra algum problema grave e você sentir que vai perder a paciência, dê uma pausa e respire. Os participantes não podem saber que você está estressado ou não sabendo lidar com a situação.

Tenha um plano B

Ter um plano B é extremamente necessário, pois em caso de falta de speaker, problemas técnicos ou outros, você já saberá o que fazer. Coloque esse passo como permanente no seu planejamento, ele é muito importante.

Esteja com o checklist sempre em mãos para a programação de eventos

A programação do evento é uma das etapas do planejamento. Considere fazer uma lista de todas as atividades, de modo que nada fique para trás! Baixe agora um checklist para eventos online que irá te ajudar a controlar todo o planejamento do seu evento.