Congresso online: o que é, como fazer e exemplos

Existem diversas formas de se fazer eventos, e a modalidade de congresso online é uma dessas possíveis formas de realizar as produções.

Mas como tal, ela também possui suas particularidades que a fazem diferente de outros tipos de eventos online. Confira o que você descobrirá neste artigo:

• O que é um congresso online?
• Vantagens do congresso online
• Dicas para organizar um congresso online
• Um checklist para te guiar

O que é um congresso online?

Um congresso é um tipo de evento de grande porte que geralmente vai reunir diversos profissionais e especialistas em um só lugar, como, por exemplo, pesquisadores, professores, historiadores e outros profissionais relacionados à área do tema.

Geralmente, esse tipo de evento tem uma abrangência nacional ou regional, com várias atividades simultâneas, que podem ser workshops, palestras, painéis, debates e muitos outros.

Muitas vezes os congressos são feitos com objetivos de ensinar e fornecer aprendizados para as pessoas, podem ser referentes a apresentações de pesquisas ou trocas de conhecimentos e experiências.

Mas nesse caso, estamos falando de sua versão online, que pode contar com muito mais possibilidades como um hub de conteúdo, trilhas de aprendizagem e com chance de poder reassistir o que foi passado.

Dependendo da plataforma de eventos online que você escolher, existem muitas outras funcionalidades que você pode explorar no seu congresso online, como por exemplo, ferramentas de matchmaking, chat com moderação e fóruns de discussão.

Vantagens do congresso online

E esse tipo de evento, o congresso online, possui algumas vantagens pontuais em cima de outros tipos de eventos corporativos.

Um exemplo é a sua possibilidade de alcance ao público. Geralmente seus temas são bem abrangentes, o que garante muito mais chances de atingir mais pessoas durante sua transmissão.

Geralmente quando são congressos presenciais, eles demandam um gasto muito grande de locomoção por ficarem concentrados principalmente nas grandes regiões, como São Paulo ou Rio de Janeiro.

Sendo assim, quem mora em outras cidades precisa se locomover de um lugar distante. Não só os participantes como os palestrantes e mediadores podem vir de longe, o que acaba encarecendo o seu evento.

Ele pode ser também um evento gravado ou ao vivo, a opção de fazer gravações é muito utilizada para quem tem convidados estrangeiros, que podem não estar no mesmo fuso horário que o nosso.

Nesse caso, uma palestra ou workshop gravado seria a melhor opção para todos. Mas é claro, que com uma plataforma de eventos, você pode deixar a gravação disponibilizada para quem quiser assistir depois.

Outra vantagem significativa é o aproveitamento de todo o conteúdo que for transmitido. Eles podem virar conteúdos para as redes sociais, e-books, vídeos do youtube e posts para blog.

Criação de conteúdo é o que não vai faltar para você depois que o seu congresso online chegar ao fim.

Um benefício que é comum na maioria dos eventos online, mas deve ser sempre relembrado, é o baixo investimento necessário. Se o seu congresso for completamente online, não existem gastos com estruturas e tudo o que seria gasto com logística.

Dicas para organizar um congresso online

Depois de entender o que é e quais são as vantagens de se fazer um congresso online, veja agora algumas dicas para organizar o seu:

Comece com antecedência

Congressos são eventos de grande porte, e acabam demandando muita organização e planejamento da pessoa que estará produzindo.

Ainda mais com tantas palestras, workshops e speakers que podem participar, torna- se crucial ter mais de uma pessoa cuidando da gestão do evento. 

Planejar com alguns meses de antecedência ainda pode evitar que ocorram imprevistos impossíveis de contornar.

Um exemplo disso é o cancelamento da participação por parte de um dos palestrantes, que não deverá afetar negativamente a dinâmica do evento caso a equipe organizadora já tenha previsto no seu planejamento possíveis formas de realizar a substituição do mesmo ou a readequação do conteúdo.

Tenha uma identidade visual

Para que os participantes possam se lembrar e se sentir ainda mais imersos no congresso, é importante ter uma identidade visual forte e que marque os participantes do seu evento.

Ainda mais se tratando de uma produção digital, a identidade visual marcará ainda mais a sua presença online. Dessa forma você impactará qualquer pessoa que se deparar com as peças e artes na internet.

Invista em divulgação

Essa parte é tão importante quanto qualquer outra. Afinal, como as pessoas chegarão até você se não sabem da existência do seu congresso online?

Para aprender a divulgar da melhor forma e nos canais apropriados para a sua estratégia, confira esse vídeo com o Head de Marketing da Evnts, Lucas Franco:

Aposte em intervalos regulares

Ninguém é de ferro, e geralmente esse tipo de evento pode se tornar um pouco longo e cansativo para algumas pessoas. Isso pode torná-lo maçante e está longe de ser o que queremos, certo?

Mas também se sabe que quando proporcionamos um intervalo, os participantes podem não voltar para a transmissão. Uma forma de controlar isso é oferecer atividades com um toque gamificação.

Um checklist para te guiar

E para te auxiliar em todas as etapas do planejamento do seu congresso, trouxemos um checklist de eventos online que vai servir como um guia para o que não pode faltar!

Não deixe de baixar gratuitamente no botão abaixo e ter tudo o que precisa na palma da sua mão.