Como fazer um relatório de eventos

A realização de um evento não acaba quando as cortinas se fecham, o pós evento é uma parte importante e é nele que você fará o relatório de eventos.

Neste artigo confira tudo sobre esse assunto e como montar o seu:

• O que é um relatório de eventos?
• Para que serve um relatório de eventos?
• Comece a fazer o seu relatório de eventos
• Indicadores de performance

O que é um relatório de eventos?

O relatório de eventos nada mais é do que um documento que compila todos os dados que foram obtidos durante o evento, assim como as informações que já haviam sido definidas previamente.

Essa etapa é essencial para entender se o evento foi um sucesso ou não, assim como o que foi aplicado da melhor forma e o que pode ser aprimorado na performance.

Trabalhar com dados é uma forma de aplicar a melhoria contínua aos seus eventos, inclusive uma das formas de fazer isso, é usar de metodologias como o PDCA.

Para que serve um relatório de eventos?

Mais do que ser um compilado de todos os dados do evento, ele vai ser um guia para todos os envolvidos na produção dos futuros eventos.

Tenha dado certo ou errado, você voltará nele para saber o que não deve ser feito, e o que deve ser replicado.

Isso não vai acontecer uma vez só, a ideia é usar todos os seus relatórios futuros como um histórico para sempre. Por que o que funciona para um tipo de ocasião, pode não funcionar em outra, e vice versa.

Com isso você estará sempre produzindo os melhores eventos, gerando ótimos resultados e proporcionando experiências incríveis para todos os seus públicos.

E depois de concluído o seu relatório, ele pode ser uma ferramenta importante para uma apresentação que atraia ainda mais patrocinadores. Além disso, você pode nutrir os patrocinadores que já possuem uma parceria a fim de estreitar relações.

Apresentação essa que deve conter todos os dados que foram prometidos durante a captação desses patrocinadores. Você pode aprender mais sobre esse assunto aqui: “Como conseguir patrocínio para eventos”

Comece a fazer o seu relatório de eventos!

Depois de entender o que é e para que serve esse tal relatório de eventos, agora é necessário saber como dar o primeiro passo para começar a organizar tantas informações em um lugar só.

Descrição do evento

Certifique-se de anotar tudo. Como dito anteriormente, os mínimos detalhes são importantes. Então escreva na primeira página do seu relatório o propósito do evento, assim como o que se espera ao final.

Coloque também todos os envolvidos no projeto e a função de cada um, isso é importante para saber quem esteve em projetos anteriores e pode agregar em produções futuras.

Detalhes de todos as informações

Aqui teremos diversas informações, como os palestrantes, mediadores, mestres de cerimônias, plataforma que foi ou vai ser utilizada, com uma review dele para saber se foi bom.

Coloque também como foi o uso da plataforma para os participantes com base no NPS adquirido após o evento, como foi para os gestores e para os moderadores também.

Além disso, coloque a data em que ocorreu, o horário de realização, os fornecedores que estiveram presentes e tudo o que compete ao evento.

Patrocinadores

Caso o seu evento seja do tipo que conta com patrocinadores e itens a serem patrocinados, lembre-se de deixar isso registrado no seu relatório.

Não só isso, como o que foi ofertado de contrapartida e o que eles usaram como material de divulgação, sejam brindes, peças nas redes sociais ou stands.

No futuro, o relatório pode servir como um guia para que se faça propostas de patrocinadores, quando você estiver prospectando-os.

Programação

Outra informação importante a ser contida no seu relatório é a programação, com horário de entrada e saída de cada um dos speakers em seus respectivos painéis.

Assim como os roteiros, caso existam e os assuntos chave de cada um. Caso tenha acontecido alguma complicação durante os painéis e palestras, é importante inseri-los no relatório. Dessa forma, você pode contornar o erro na próxima vez, fazendo uma ótima gestão de riscos no seu evento.

Campanha de divulgação

Uma campanha de divulgação de mídia requer um planejamento também, e ele deve ser documentado. Aqui entrarão informações como canais usados, peças, campanhas e muito mais. 

Seja e-mail, post nas redes sociais, episódio de podcast ou então um vídeo no Youtube. Tenha todas essas informações no seu relatório para que possa analisar o desempenho de cada tipo de postagem no futuro.

Balanço financeiro

Talvez essa seja a parte mais importante, aqui você vai colocar no papel todos os gastos, investimentos, retornos e tudo que envolve a receita do seu evento.

Dessa forma você poderá comparar o esperado como resultado do evento e o que realmente recebeu, indicador este que se chama ROI – Retorno sobre o Investimento, além disso o balanço financeiro terá grande valor nas próximas produções.

Dificuldades e imprevistos durante o evento

Rolou algum imprevisto durante o evento? Seja ele presencial, híbrido ou online, a sua produção estará sujeita a algumas ocorrências que saiam do script, e no seu relatório você deverá especificar o que aconteceu e como sua equipe lidou com isso.

Dessa forma, vocês podem estar preparados para lidar com esse tipo de situação ou já podem saber qual o melhor caminho a seguir, caso ocorram os mesmos imprevistos vocês estarão prontos para lidar com o ocorrido.

Ações de engajamento durante o evento

Rolou alguma interação com o público? Então anote aqui também, seja ela uma atividade de gamificação, storytelling ou outras formas de engajar o evento. Lembre-se de inserir aqui a taxa de aceitação e engajamento.

Para ajudar com mais dicas e ideias para o seu evento, você pode acessar o nosso e-book com 42 ideias criativas, clique no banner.

Resultados de pesquisa de satisfação

E é claro, não se esqueça de ao final do seu relatório anotar tudo que for referente a pesquisa de satisfação e feedback ofertado, seja pela sua própria equipe, pelos patrocinadores e do público.

Dessa forma você pode buscar melhorar até mesmo o que na sua concepção estava bom.

Indicadores de performance

E para que você possa fazer o seu relatório com maestria e com todos os dados muito bem apurados, nós preparamos esse e-book com 21 indicadores de eventos online.

Assim, você pode estar ciente de quais dados são correspondentes ao que, e como usá-los ao seu favor. Basta baixar gratuitamente no botão abaixo.