Roteiro de eventos: como montar o seu?

roteiro de eventos

Um roteiro de eventos estipula começo, meio e fim para algo. Ele deve guiar a produção e os painelistas sobre o que vai acontecer ao vivo. Veja aqui como começar a fazer o seu ou ainda aprimorar as suas habilidades:

Por que investir tempo em fazer um bom roteiro de eventos? 

O roteiro de eventos deve ser uma parte importante do planejamento para que todas as ações programadas sejam cumpridas sem imprevistos e no momento correto. Esse documento vai servir de guia para a equipe técnica e para os speakers.

Sendo destinado a dois públicos diferentes, é importante que sejam feitos dois roteiros: um com a programação completa e informações mais técnicas, como horário em que tudo precisa estar pronto, e um mais simples para os palestrantes.

O roteiro é quase como uma programação, ele deve cobrir todos os pontos do seu evento, como as legendas, nome de cada participante, da empresa, o que vai ser dito e muitas outras informações importantes.

Ele não precisa conter todas as falas, mas é bom que se tenha um resumo em tópicos para que o palestrante não se perca e todos tenham consciência do conteúdo que será passado.

Isso se torna importante até mesmo para a equipe de audiovisual, para que eles saibam quando subir enquetes, imagens ou vídeos para complementar a apresentação.

Os eventos são realmente imprevisíveis, mas com um roteiro bem estruturado os riscos e imprevistos que podem ocorrer são minimizados. Por isso, é importante repassar o roteiro com todos os profissionais envolvidos na produção ao vivo. 

Além de fazer a checagem de luz e da qualidade do áudio, aproveite para repassar  todos os acontecimentos programados para o evento. Reforce o tempo estimado para cada etapa, esclareça todas as dúvidas e tenha certeza de que todos estão a par do roteiro. 

Sendo assim, podemos entender que o roteiro é extremamente importante e deve ser feito assim que todas as informações básicas estiverem confirmadas. 

Além de uma estrutura clara e simples, um roteiro de qualidade é feito de um bom conteúdo, já que boa parte dele consiste em perguntas aos palestrantes ou ainda atrações interativas para o público. 

Curadoria de conteúdo: uma ferramenta de engajamento

Seja o roteiro do evento como um todo ou apenas de uma transmissão ao vivo, o conteúdo é uma das principais chaves para despertar o interesse das pessoas na sua atração. 

Para auxiliar na produção do seu roteiro, em especial aquele que é entregue aos mediadores e painelistas,  invista na  curadoria de conteúdo. Isso pode te auxiliar inclusive a pensar no tema principal do seu evento, nas discussões que quer promover e nas perguntas que quer responder.

Geralmente o roteiro com tópicos principais e o conteúdo em si que os palestrantes irão falar é feito por eles mesmos, mas é importante que se eles não possuam experiência você direcione e os ajude.

Então, veja o que sugerir para a curadoria de conteúdo do seu evento:

Use buscadores como o Google ou o Bing para fazer pesquisa de tópicos que podem ser interessantes para os participantes do seu evento ou para definir o tema no princípio.

Analise as palavras que são mais usadas, os melhores conteúdos ranqueados pelos buscadores e o que as pessoas mais procuram. Existe até uma ferramenta do Google, chamada Google Trends, que mostra o nível de pesquisas relacionadas a palavra chave que você colocou.

Outra coisa que pode ser feita é ativar notificações no Google para saber sempre que certa palavra chave for mencionada.

Consuma os conteúdos relacionados à sua área, ou seja, leia artigos, assine newsletters e pesquise bastante. Fique por dentro de novidades e tendências relacionados ao tema do evento ou à carreira dos painelistas.

Isso vai te ajudar a adquirir mais conhecimento sobre muitos assuntos, facilitando a criação de conteúdo rico e relevante para os envolvidos no seu evento. 

O benchmarking é uma atividade que consiste em usar seus concorrentes, sejam diretos ou indiretos, como referência  de conteúdo, abordagem, discussões, insights e até mesmo palestrantes. 

Não é uma forma de plágio, você só deve usá-los como inspiração, uma base para a construção do seu storytelling do evento, no caso.

O que deve ter no seu roteiro de eventos?

O roteiro do seu evento deve conter todas as informações importantes e necessárias para o bom andamento do seu evento online.

Antes de começar a estruturar o roteiro, coloque uma página com as informações mais básicas, ou seja, data, horário, link de transmissão, plataforma em que será transmitido e em seguida, coloque a programação.

Caso ainda não tenha montado o cronograma, nós disponibilizamos um material gratuito, uma planilha com todos os espaços necessários para te ajudar a organizar todas as tarefas . 

Essa página de cronograma deve contar com horário de início e término, todas as palestras, atividades e intervalos que terão durante a transmissão ao vivo. 

Agora, ao começar o seu roteiro, coloque o texto que será lido na introdução, e tenha em mãos o material que o seu speaker usará como conteúdo.

Tenha também em mente que imprevistos e interrupções podem acontecer e elas devem estar programadas dentro do seu cronograma. Ou seja, deixe o horário mais “folgado” para que os palestrantes não deixem o conteúdo pela metade ou tenham que correr com ele.

Escolha do palestrante

A escolha do palestrante é muito relevante e deve ser levada com seriedade ao planejar o seu evento, já que eles são peça fundamental de todo o conteúdo e ainda podem ser de grande ajuda para a divulgação do mesmo.

Por isso, trouxemos algumas dicas valiosas do que levar em conta ao buscar seu painelista.

Habilidade com câmeras

A habilidade com câmeras e o público certamente deve ser algo a levar em conta, mas também não é um fator que deve desclassificar um speaker em potencial.

Algumas pessoas simplesmente possuem um charme a mais que lhes dá esse “super poder” de cativar e engajar, o que por si só as torna um atrativo.

Grande conquista

É certo que devemos analisar a trajetória, o currículo antes de entrar em contato com o potencial candidato. Então, procure pessoas que tiveram grandes conquistas ou que tenham ensinamentos sobre a área que será abordada no evento.

Grandes conquistas podem ser uma premiação, o lançamento de um livro incrível, uma história de superação… O importante é estar relacionado  ao tema. Isso pode vir a ser até mesmo uma estratégia de storytelling, pois mexe com as emoções dos participantes, deixando-os ainda mais envolvidos.

O plano B, C e etc…

Ter um plano B é extremamente importante, imagine que um speaker tenha te deixado na mão, tenha tido um super imprevisto e não pôde comparecer… Nesse caso, o que você faria?

É aí que entra o seu plano B e de todas as outras letras do alfabeto. Tenha alguém preparado em stand by para ser o guia da conversa caso quem tenha faltado seja o moderador do painel.

Outra opção é estar com outro painelista igualmente preparado para conduzir a conversa ou entrar no lugar de quem não está lá. Mas o importante é não fechar as cortinas do seu show, ele está apenas começando.

Assine nossa newsletter gratuita

Receba os melhores conteúdos sobre eventos diretamente no seu email

Como montar as perguntas do roteiro de eventos?

A responsabilidade de montar as perguntas do painel ficou com você e agora está sem saber como fazer isso? Já estivemos em seu lugar e com o tempo adquirimos um pouco de experiência que gostaríamos de compartilhar.

Para um evento ser interessante para os participantes e garantir uma boa experiência é necessário que o conteúdo seja bom e os cative.

Ou seja, busque montar perguntas que façam alguma provocação e causem curiosidade entre todos. Uma ótima dica é usar palavras que chamem a atenção, por exemplo: desafios, tendências, insights, aprendizados e outras.

São palavras chamativas e que brilham aos olhos, todos queremos conhecer tendências e adquirir conhecimentos exclusivos para adicionar ao currículo.

Como criar um roteiro para evento online

O roteiro é uma forma de manter o controle sobre o que será dito e ainda ter um guia para a sua equipe de audiovisual, caso o palestrante use recursos visuais como vídeos e apresentações.

Portanto, existem alguns passos que não devem ser pulados ao fazer a sua estrutura, e é importante que todos tenham consciência disso, seja palestrante ou mediador.

Veja a estrutura básica do roteiro da transmissão ao vivo, a ser liderado pela pessoa que está fazendo a mediação do evento:

  • Se apresente e agradeça o convite;
  • Apresente o evento e o tema da conversa;
  • Apresente a bancada;
  • Faça as suas perguntas;
  • Faça as perguntas do chat;
  • Agradeça e encerre.

Vale dizer que esta é uma referência, um ponto de partida para você fazer o roteiro que melhor se encaixa à proposta do seu evento. Ações como sorteios, envio de enquetes ou outras dinâmicas interativas podem (e devem) ser acrescentadas aí. 

Um roteiro de eventos engajador

Como dito anteriormente o seu roteiro precisa conter as atividades e intervalos. Mas, falando principalmente das atividades, elas devem ser diferentes, inovadoras e criativas.

E para isso, disponibilizamos um e-book gratuito com mais de 40 ideias criativas para garantir mais engajamento e interação no seu evento. Baixe agora gratuitamente!

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *