Roteiro de eventos: como montar o seu?
Um roteiro estipula começo, meio e fim para algo. Em se tratando de um roteiro de eventos, isso não podia ser diferente.
Ele deve guiar a produção e os painelistas sobre o que vai acontecer ao vivo. Veja aqui como começar a fazer o seu ou ainda aprimorar as suas habilidades:
- Por que investir tempo em fazer um bom roteiro?
- Curadoria de conteúdo: uma ferramenta de engajamento
- Passo a passo do seu roteiro
- Escolha do palestrante
- Como montar as perguntas do roteiro de eventos
- Estrutura básica do roteiro para evento online
- Um roteiro de eventos engajador
Por que investir tempo em fazer um bom roteiro de eventos?
O roteiro de eventos deve ser uma parte importante do planejamento para que todas as ações programadas sejam cumpridas sem imprevistos e no momento correto. Esse documento vai servir de guia para a equipe técnica e para os speakers.
Sendo destinado a dois públicos diferentes, é importante que sejam feitos dois roteiros: um com a programação completa e informações mais técnicas, como horário em que tudo precisa estar pronto, e um mais simples para os palestrantes.
Ele deve cobrir todos os pontos do seu evento, como as legendas, nome de cada speaker, da empresa, o que vai ser dito e muitas outras informações importantes.
É bom que se tenha um resumo em tópicos para que o palestrante não se perca e todos tenham consciência do conteúdo que será passado.
Isso se torna importante até mesmo para a equipe de audiovisual, para que eles saibam quando subir enquetes, imagens ou vídeos para complementar a apresentação.
Os eventos são realmente imprevisíveis, mas com um roteiro bem estruturado os riscos e imprevistos que podem ocorrer são minimizados. Por isso, é importante repassar o roteiro com todos os profissionais envolvidos na produção ao vivo.
Além de fazer a checagem de luz e da qualidade do áudio, aproveite para repassar todos os acontecimentos programados para o evento.
Reforce o tempo estimado para cada etapa, esclareça todas as dúvidas e tenha certeza de que todos estão a par do roteiro.
Curadoria de conteúdo: uma ferramenta de engajamento
Seja o roteiro do evento como um todo ou apenas de uma transmissão ao vivo, o conteúdo é uma das principais chaves para despertar o interesse das pessoas na sua atração.
Para auxiliar na produção do seu roteiro, em especial aquele que é entregue aos mediadores e painelistas, invista na curadoria de conteúdo.
Isso pode te auxiliar inclusive a pensar no tema principal do seu evento, nas discussões que quer promover e nas perguntas que quer responder.
Geralmente o roteiro com tópicos principais e o conteúdo em si que os palestrantes irão falar é feito por eles mesmos, mas é importante que se eles não possuam experiência você direcione e os ajude.
Como fazer a curadoria do roteiro?
Use buscadores como o Google ou o Bing para fazer pesquisa de tópicos que podem ser interessantes para os participantes do seu evento ou para definir o tema no princípio.
Analise as palavras que são mais usadas, os melhores conteúdos ranqueados pelos buscadores e o que as pessoas mais procuram.
Existe até uma ferramenta do Google, chamada Google Trends, que mostra o nível de pesquisas relacionadas a palavra chave que você colocou.
Outra coisa que pode ser feita é ativar notificações no Google para saber sempre que certa palavra chave for mencionada.
Consuma os conteúdos relacionados à sua área, ou seja, leia artigos, assine newsletters e pesquise bastante. Fique por dentro de novidades e tendências relacionados ao tema do evento ou à carreira dos painelistas.
Isso vai te ajudar a adquirir mais conhecimento sobre muitos assuntos, facilitando a criação de conteúdo rico e relevante para os envolvidos no seu evento.
O benchmarking é uma atividade que consiste em usar seus concorrentes, sejam diretos ou indiretos, como referência de conteúdo, abordagem, discussões, insights e até mesmo palestrantes.
Passo a passo do seu roteiro
O roteiro do seu evento deve conter todas as informações importantes e necessárias para o bom andamento do seu evento online.
Antes de começar a estruturar o roteiro, coloque uma página com as informações mais básicas, ou seja, data, horário, link de transmissão, plataforma em que será transmitido e em seguida, adicione a programação.
Caso ainda não tenha montado o cronograma, nós disponibilizamos um material gratuito, uma planilha com todos os espaços necessários para te ajudar a organizar todas as tarefas.
Essa página de cronograma deve contar com horário de início e término, todas as palestras, atividades e intervalos que terão durante a transmissão ao vivo.
Agora, ao começar o seu roteiro, coloque o texto que será lido na introdução, e tenha em mãos o material que o seu speaker usará como conteúdo.
Tenha também em mente que imprevistos e interrupções podem acontecer e elas devem estar programadas dentro do seu cronograma.
Ou seja, deixe o horário mais “folgado” para que os palestrantes não deixem o conteúdo pela metade ou tenham que correr com ele.
Escolha do palestrante
A escolha do palestrante é muito relevante e deve ser levada com seriedade ao planejar o seu evento, já que eles são peça fundamental de todo o conteúdo e ainda podem ser de grande ajuda para a divulgação do mesmo.
Por isso, trouxemos algumas dicas valiosas do que levar em conta ao buscar seu painelista.
Habilidade com câmeras
A habilidade com câmeras e o público certamente deve ser algo a levar em conta, mas também não é um fator que deve desclassificar um speaker em potencial.
Algumas pessoas simplesmente possuem um charme a mais que lhes dá esse “super poder” de cativar e engajar, o que por si só as torna um atrativo.
Grande conquista
É certo que devemos analisar a trajetória, o currículo antes de entrar em contato com o potencial candidato. Então, procure pessoas que tiveram grandes conquistas ou que tenham ensinamentos sobre a área que será abordada no evento.
Grandes conquistas podem ser uma premiação, o lançamento de um livro incrível, uma história de superação… O importante é estar relacionado ao tema.
Isso pode vir a ser até mesmo uma estratégia de storytelling, pois mexe com as emoções dos participantes, deixando-os ainda mais envolvidos.
O plano B, C e etc…
Ter um plano B é extremamente importante, imagine que um speaker tenha te deixado na mão, tenha tido um super imprevisto e não pôde comparecer… Nesse caso, o que você faria?
É aí que entra o seu plano B e de todas as outras letras do alfabeto. Tenha alguém preparado em stand by para ser o guia da conversa caso quem tenha faltado seja o moderador do painel.
Outra opção é estar com outro painelista igualmente preparado para conduzir a conversa ou entrar no lugar de quem não está lá. Mas o importante é não fechar as cortinas do seu show, ele está apenas começando.
Como montar as perguntas do roteiro de eventos?
A responsabilidade de montar as perguntas do painel ficou com você e agora está sem saber como fazer isso? Já estivemos em seu lugar e com o tempo adquirimos um pouco de experiência que gostaríamos de compartilhar.
Para um evento ser interessante para os participantes e garantir uma boa experiência é necessário que o conteúdo seja bom e os cative.
Ou seja, busque montar perguntas que façam alguma provocação e causem curiosidade entre todos. Uma ótima dica é usar palavras que chamem a atenção, por exemplo: desafios, tendências, insights, aprendizados e outras.
São palavras chamativas e que brilham aos olhos, todos queremos conhecer tendências e adquirir conhecimentos exclusivos para adicionar ao currículo.
Estrutura básica do roteiro para evento online
O roteiro é uma forma de manter o controle sobre o que será dito e ainda ter um guia para a sua equipe de audiovisual, caso o palestrante use recursos visuais como vídeos e apresentações.
Portanto, existem alguns passos que não devem ser pulados ao fazer a sua estrutura, e é importante que todos tenham consciência disso, seja palestrante ou mediador.
Veja a estrutura básica do roteiro da transmissão ao vivo, a ser liderado pela pessoa que está fazendo a mediação do evento:
- Se apresente e agradeça o convite;
- Apresente o evento e o tema da conversa;
- Apresente a bancada;
- Faça as suas perguntas;
- Faça as perguntas do chat;
- Agradeça e encerre.
Vale dizer que esta é uma referência, um ponto de partida para você fazer o roteiro que melhor se encaixa à proposta do seu evento. Ações como sorteios, envio de enquetes ou outras dinâmicas interativas podem (e devem) ser acrescentadas aí.
Um roteiro de eventos engajador
Como dito anteriormente o seu roteiro precisa conter as atividades e intervalos. Mas, falando principalmente das atividades, elas devem ser diferentes, inovadoras e criativas.
E para isso, disponibilizamos um ebook gratuito com mais de 40 ideias criativas para garantir mais engajamento e interação no seu evento. Baixe agora gratuitamente!