Como conseguir patrocínio para eventos

Como conseguir patrocínio para eventos é uma tarefa que deve ser feita durante o planejamento e organização do evento, seja ele online, presencial ou híbrido. E dependendo do tamanho da produção, o patrocinador é fundamental para que se possa atingir certos objetivos.

Aprenda nesse artigo como aumentar suas chances de conseguir um bom patrocinador para o seu evento: 

• O que é patrocínio para eventos?
• Como fazer uma proposta de patrocínio
• O que oferecer ao patrocinador?
• 9 dicas de como conseguir patrocínio
• Dicas criativas para o seu evento 

O que é patrocínio para eventos?

Independentemente do tipo do evento, online ou presencial, os gastos destes eventos podem ser gigantescos. E é aí que entra o patrocinador.

A ideia é fazer um acordo comercial em que as duas partes saiam ganhando: o patrocinador entra com os recursos e em troca pode receber contrapartidas que façam sentido para o negócio dele. 

O patrocínio é um investimento financeiro que tem como principal objetivo atingir o público-alvo em comum. Ter patrocinadores pode, inclusive, trazer credibilidade para o seu evento e, por isso,  é relevante que o parceiro compartilhe dos mesmos valores que a empresa que realizará o evento.

Quando falamos de patrocínio para eventos, o mais comum é a disponibilização de investimento, brindes ou permuta. No caso do dinheiro, é oferecida uma certa quantia para que se invista em sua realização.

Os brindes podem ser vale-compras, mimos ou outros objetos que sirvam como “lembrancinhas” para os presentes no evento. Pode até mesmo ser um jantar, coffee break ou almoço exclusivo, no caso de um evento híbrido. 

Já a permuta ocorre como uma troca de favores entre ambos os lados. Elas funcionam como um meio de reduzir os custos de produção por meio de parceria com fornecedores de itens ou recursos físicos, não necessariamente financeiros.

Um exemplo simples de permuta é divulgar comercialmente o hotel em que se está realizando um evento híbrido, ou ainda destacar na comunicação a plataforma de eventos em que se está transmitindo a live.

Como fazer uma proposta de patrocínio

Na hora de solicitar patrocínio para uma empresa, deveremos estar preparados para as perguntas e ter na ponta da língua todas as vantagens do investimento.

E para te ajudar nesse momento tão crucial, tenha em mãos uma proposta comercial e apresentação institucional bem preparadas.

A proposta não pode ser muito curta, mas também não pode dar muitas voltas. Deve ser direto ao ponto, destacando as vantagens e pontos de relevância que o patrocinador conseguirá fornecendo recursos para você.

Essa é a sua hora de brilhar como produtor de eventos. Aqui, você tem que ‘vender’ seu evento, considerando os pontos em comum entre o seu evento e do possível patrocinador, além de passar credibilidade, profissionalismo e, é claro, experiência.

Veja a seguir o que considerar na sua proposta.

Objetivos do evento

Um evento sem objetivos bem definidos não chega a lugar nenhum. E também não brilha os olhos dos patrocinadores. 

É por isso que antes mesmo de se começar qualquer etapa do planejamento os objetivos e conceitos já devem estar bem definidos. 

Nesta etapa da sua proposta traga todas as informações básicas e mesmo as complexas sobre o seu evento. O patrocinador vai querer conhecer o evento em que talvez coloque o seu dinheiro.

Então, converse sobre datas, horários, programação, o público que deseja atingir, participação da imprensa para releases, estimativa do público e o que achar mais relevante.

Mostre o diferencial do seu projeto evento, explique o porquê do patrocinador aceitar sua proposta e embarcar no seu evento. A sua explicação é fundamental nessa tomada de decisão.

Divulgação e plano de marketing

Chegue na apresentação com um plano de marketing para o seu evento pronto, e mostre onde a marca do seu patrocinador se encaixaria nesse contexto.

Aqui você precisa trazer informações básicas,  como o detalhamento das ações, o orçamento que será direcionado para as campanhas, exemplos de peças de comunicação (como posts e banners), formato das campanhas, cronograma etc.. A ideia é ilustrar como a parceria será comunicada para os participantes do evento. 

Lembre-se de manter uma cópia do planejamento e do calendário das ações sempre atualizada, para que o fornecedor possa acompanhar o desenrolar das iniciativas. 

Benefícios para o patrocinador

E aqui é onde queríamos chegar. O patrocinador com certeza vai estar – muito – interessado nesse ponto. Como dito anteriormente, a captação de recursos é uma transação comercial, então, de forma obrigatória deve fornecer benefícios para os dois lados.

O principal benefício é, geralmente, a visibilidade obtida, mas existe uma série de contrapartidas a serem oferecidas em troca de investimento. Confira mais detalhes no próximo tópico. 

O que oferecer ao patrocinador?

Ao fechar com patrocinadores existem as cotas de patrocínio, em que o investidor recebe um tipo de ‘pacote’ de benefícios de acordo com o valor  pago.

Geralmente essas cotas são chamadas de Platina, Ouro, Diamante e outros, tendo relação direta com a quantidade paga. O que diferencia estes níveis são a quantidade e caráter estratégico de cada contrapartida. 

Um tipo de cota pode abranger, por exemplo, a participação de algum membro da empresa no painel de palestrantes, enquanto a outra não.

Existem muitas coisas que você pode oferecer ao patrocinador do seu evento, seja ele online ou híbrido. Um ótimo exemplo são stands virtuais, em que o parceiro pode divulgar seus produtos e serviços, viabilizar conteúdos para download ou ainda disponibilizar consultores para reuniões comerciais.

Uma contrapartida geralmente oferecida é a divulgação da logo em todas as peças da campanha de marketing, sejam e-mails, flyers ou posts nas redes sociais. Assim como o envio de mailing para que a empresa patrocinadora possa entrar em contato com os participantes do seu evento.

O patrocinador pode, ainda, enviar conteúdo relevante após o término do evento para os participantes, a fim de estreitar o relacionamento entre a marca e a audiência. Isso pode ser feito por meio de campanhas de e-mail ou cobertura pós-evento.

Lembre-se de sempre conferir a LGPD para fazer o compartilhamento legal dos dados dos participantes. Você pode conferir tudo pelo nosso artigo completo “LGPD para eventos: princípios e boas práticas”.

O ROI do evento é uma preocupação comum dos investidores. Por isso, capriche na análise de dados pós-evento. Monte um relatório simples de resultados e mostre para o seu patrocinador a performance geral do seu evento

9 dicas de como conseguir patrocínio para eventos

Além de uma boa proposta, existem outros pontos de atenção  que podem ser um atrativo para os patrocinadores em potencial do seu evento. Confira as nossas dicas:

1 – Se organize

Antes da sua reunião para apresentar a proposta, tenha certeza de que tem todas as informações que pode precisar. É imprescindível  que você tenha controle de tudo para que não sejam feitas perguntas que você não consiga responder.

2 – Saiba escolher os patrocinadores

Saber escolher os patrocinadores em potencial do seu evento pode evitar que se perca tempo e energia.

Tenham em mente  que eles sejam compatíveis com os valores e objetivos  do seu evento. E que ambas as marcas tenham a mesma persona como público.

Você não chamaria uma marca de carros para fazer parceria em uma feira de cosméticos, certo? Busque pessoas que façam sentido e agreguem valor ao seu negócio.

3 – Faça um plano de mídia

O plano de mídia vai servir para que os patrocinadores possam entender onde sua empresa vai ganhar nesse acordo comercial. Ou seja, aqui é a parte da visibilidade, onde o seu evento vai colaborar para a reputação e reconhecimento da marca (awareness). 

Ao oferecer uma proposta, o interesse vem de um ponto em comum, que é a visibilidade e vontade de ampliar um público que vocês compartilham. Por isso, já monte suas estratégias e ações de comunicação como se o patrocinador já fizesse parte delas.

4 – Tenha um cronograma

O cronograma deve ser feito muito antes de se pensar em fazer contato com os possíveis patrocinadores.

Ele é especialmente relevante quando se trata da entrega de brindes, que envolve produção e logística de distribuição. Por isso, garanta que haja  tempo suficiente para as negociações e imprevistos que possam ocorrer.

5 – Faça um contrato 

Após a reunião comercial é extremamente necessário que se tenha um contrato formalizando tudo o que foi discutido. Ele serve para proteger as duas partes de contratempos e não cumprimento das cláusulas.

Com um contrato, as obrigações de ambas as partes ficam claras e todos podem saber seus direitos e deveres dentro da transação.

6 – Construa um bom relacionamento

Cultivar um bom relacionamento é necessário para que a parceria permaneça para futuros eventos. Para que isso ocorra, você precisa valorizar essa negociação e parceria.

Após o final do evento, apresente os resultados e mantenha o contato com os investidores. 

7 – Elabore um orçamento

O orçamento é importantíssimo quando se trata de uma proposta comercial. Você precisa ter claro o valor de cada cota de patrocínio, considerando os custos totais de produção do evento.

Na hora de começar o orçamento leve em conta todos os elementos que o evento terá, afinal tudo isso irá estar no balanço final dele. Dessa forma, é possível contabilizar o quanto você precisará da contribuição dos patrocinadores.

8 – Seja transparente

E é claro, não podemos deixar de ser transparentes com os patrocinadores. Apesar de ser uma transação comercial é importante garantir a parceria e um bom relacionamento para negócios futuros.

Além disso, o contrato serve para ajudar nesta transparência, assim nenhum dos lados se sente deixado para trás no quesito de contrapartidas. A empresa que irá contribuir financeiramente deve estar ciente de todos os passos, caso contrário a confiança pode ser quebrada.

9 – Faça um relatório de eventos

Muitas vezes os eventos acontecem em edições, então se essa será mais uma edição de uma produção recorrente, tenha em mãos os relatórios passados para que o patrocinador possa conhecer os reais benefícios do investimento.

E se essa for a primeira edição do evento, tenha certeza de apresentar o relatório ao patrocinador assim que for finalizado. Dessa forma você mostrar que seu lado do contrato foi feito e garantir uma parceria saudável no futuro.
Descubra como fazer um relatório de eventos completo aqui.

Dicas criativas para o seu evento

Agora que você já sabe como conseguir patrocínio para eventos, para que você possa chamar ainda mais a atenção dos patrocinadores em potencial, vale investir em iniciativas que tragam mais engajamento. 

Promover atividades lúdicas é uma excelente forma de envolver seus patrocinadores de forma dinâmica e criativa. 

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