PDCA para eventos: o que é e como aplicar?

Dentro da organização e planejamento de eventos, existem diversas estratégias de gestão, como 5w2h, Análise SWOT e neste caso o PDCA para eventos.

Confira mais sobre esse assunto no artigo a seguir:

• O que é PDCA para eventos?
• Como aplicar o PDCA para eventos
• E como acaba o ciclo de PDCA para eventos?
• Dicas para potencializar a aplicação do PDCA para eventos
• Escolha os melhores indicadores 

O que é PDCA para eventos?

O ciclo PDCA é um tipo de metodologia de gerenciamento que auxilia na otimização de todo o processo de organização e planejamento, buscando principalmente melhorar os resultados obtidos.

Em inglês, PDCA significa Plan – Do – Check – Act, que em português seria Planejar – Fazer – Checar – Agir. Ou seja, essa metodologia é dividida em 4 etapas principais.

Ela pode ser chamada também de ciclo de Shewart ou de Deming, sendo esse segundo o mais conhecido. Essa metodologia foi criada na década de 1920, mas passou a ser popular nos anos 1950.

Nessa época, foi bastante usada por empresas no Japão, país exemplo de produtividade em seus processos, sendo implantado por William Edwards Deming, um dos fundadores do conceito.

A ideia desse ciclo, é montar uma cadeia de processos que sirva como roteiro ou guia para tudo que será feito durante o planejamento, montagem e pós da produção do evento.

Como aplicar o PDCA para eventos?

Veja como funciona cada uma das etapas do PDCA e como fazer a sua aplicação de forma inteligente nos seus eventos:

Planejar

Esse é o primeiro passo para começar o seu ciclo de PDCA e é também onde você precisará realizar uma análise do que espera ser solucionado.

Sabendo qual o problema que o evento irá resolver, é possível entender também qual o seu objetivo. E isso é muito importante, visto que não tem como fazer um evento sem um objetivo definido previamente.

Como o próprio nome já diz, essa etapa é feita para o planejamento, então aqui você pode usar uma planilha de cronograma, contendo todas as informações possíveis, desde o local, caso seja presencial, ou plataforma de eventos online, caso seja feito no meio digital.

Procure detalhar o máximo possível, por que depois dessa etapa você poderá se confundir durante os próximos passos.

É crucial que tudo passe pela etapa de planejamento para que a pessoa de eventos possa ter um norte de onde começar, e poder seguir com o plano.

Fazer

Depois de todo o planejamento estruturado no papel, é hora de colocar o plano em ação e começar a etapa de execução.

Ou seja, tudo que foi definido como data, plataformas escolhidas, speakers cotados e outros, vão ser resolvidos aqui.

Checar

Como o próprio nome diz, essa fase aqui é a de análise, ou seja, ela pode ocorrer durante ou depois do evento. Aqui você irá verificar todos os indicadores que foram definidos na etapa de planejamento.

Por exemplo, em um evento online usando uma plataforma como a Evnts, você contará  com inúmeros dados necessários para fazer a análise.

Os dados vão auxiliar a entender os resultados obtidos e o grau de eficácia das estratégias aplicadas no seu evento.

Agir

E por fim, mas não menos importante, a 4° etapa nos fará entender o que funcionou e o que não funcionou. Isso para manter o que deu certo continuar a ser aplicado e otimizado para chegar em sua melhor versão.

Caso o seu objetivo tenha sido alcançado, essa pode ser uma boa estratégia para continuar seguindo. E se o resultado não foi nada como o esperado ou não atendeu a meta necessária, talvez seja interessante rever o que foi colocado em prática.

E como acaba o ciclo de PDCA para eventos?

A resposta para essa pergunta é muito simples, o ciclo PDCA é voltado para a melhoria contínua, sendo assim, ele nunca vai acabar.

Quando chegar na 4° etapa do ciclo e estiver com todos os dados reunidos, é hora de documentar tudo o que deu certo e o que não deu, para que na etapa de planejamento possamos pensar em como não cometer os mesmos erros.

Assim como o PDCA, nós sempre temos algum evento para produzir e realizar, dessa forma você aprende quais são as melhores táticas a serem seguidas.

Dicas para potencializar a aplicação do PDCA para eventos

Existem algumas dicas que podem ser de grande ajuda para melhorar o processo e torná-lo ainda mais eficaz. Veja algumas delas:

Use dados confiáveis

Na primeira etapa do PDCA, devemos fazer um planejamento com base em uma análise prévia do que é necessário, e qual o objetivo do evento.

Para essa análise devemos usar dados confiáveis e verdadeiros. Uma outra dica é checá-los mais de uma vez e mantê-los sempre atualizados quando começar um novo ciclo.

Dessa forma, você sabe que suas estratégias são compatíveis com o cenário atual da marca, empresa ou associação.

Pular uma das fases

Pular qualquer uma das fases pode desestruturar as demais. Por exemplo, se o planejamento não for feito corretamente ou com a veracidade esperada, a próxima etapa, que seria “fazer”, vai ser impactada por isso.

E então um erro pode refletir em todas as outras, e o que era para ser um ciclo de melhoria contínua, irá desencadear um ciclo de dados, ações, metas e objetivos que não fazem sentido para você e as necessidades atuais.

Não desista

Como apontamos anteriormente, se trata de uma metodologia de melhoria contínua, então, talvez na primeira vez, o resultado obtido não seja o esperado.

Mas saiba que, mesmo assim, ele vai servir como base para impulsionar o seu evento a alcançar melhores resultados na próxima. 

O importante é não desistir, mesmo que não seja o que esperava logo de primeira!

Escolha os melhores indicadores

Pensando em te auxiliar no processo de implementação do ciclo de PDCA, a Evnts criou um ebook com 21 indicadores de eventos.

Ele pode ser usado em todas as etapas, para conhecer as melhores métricas e potencializar os seus desempenhos.

Nele você vai entender o que são e qual a importância dos indicadores. Para obtê-lo basta baixar gratuitamente no botão abaixo.