Como fazer um evento online
Este conteúdo é um passo a passo de como fazer um evento online e vai falar sobre:
- O que é um evento online?
- Principais vantagens do evento online
- Estrutura tecnológica e equipamentos necessários para um evento online
- Plataforma de eventos online: vale a pena contratar uma?
- Evento totalmente online ou híbrido? Qual escolher?
- Passo a passo de como fazer um evento online
- 9 estratégias para manter o engajamento no evento online
- Dicas para conseguir patrocínio
A pandemia trouxe à tona uma opção bastante interessante para promover encontros: o evento online. Através dele é possível seguir com o isolamento social ao mesmo tempo em que oferece uma atração que consiga agradar a muitas pessoas.
Quem acompanha as redes sociais e mantém perfis no universo digital já percebeu que essa é uma nova tendência.
Porém, embora tenha ganhado força em 2020, os eventos online já existem há muito tempo e estão apenas sendo aperfeiçoados para essa nova (e crescente) demanda.
O que é um evento online?
Como o próprio nome sugere, um evento online é aquele que ocorre através dos meios digitais, via exibição pela internet, por meio de transmissão ao vivo ou conteúdos gravados.
Além disso, quando bem produzido e bem organizado, um evento online tem, sim, potencial para despertar emoções, causar sensações e trazer o público para perto das atrações, ainda que diante de uma tela, à distância.
Principais vantagens de um evento online
Embora algumas pessoas ainda sintam um estranhamento e um certo receio de que esses eventos não despertem as mesmas sensações de uma produção presencial, existem inúmeras vantagens associadas a eles.
Enumeramos aqui algumas das principais vantagens do evento online:
Vantagens econômicas
O principal ganho está relacionado aos custos de produção, quando comparado com um evento online. Isso porque eles permitem realizar eventos para mais pessoas com um custo menor.
Boa parte do investimento está na infraestrutura tecnológica para garantir uma boa transmissão.
Entretanto, isso custará bem menos do que a locação de um espaço, os custos com equipe de recepção, limpeza, organização etc. Você pode usar esse valor poupado para investir em melhores atrações para o evento, como palestrantes internacionais, personalidades, artistas…
É importante pensar que um evento online precisa surpreender e compensar aquilo que um evento presencial ofereceria. Portanto, investir bem o dinheiro é fundamental – e absolutamente possível.
Alcance potencializado
Outra vantagem que merece ser citada é o fato de que o evento online tem uma capacidade infinita de acessos e participantes. Enquanto um evento presencial acaba sendo limitado pela capacidade física do espaço, o evento virtual não sofre com isso.
Afinal, eles podem ser considerados escaláveis, ou seja, podem ser transmitidos para uma quantidade cada vez maior de pessoas. Isso aumenta consideravelmente a possibilidade de alcance de sua marca. E de conseguir patrocinadores também!
Análise de Dados
Um dos principais bônus do evento online é a riqueza dos dados coletados durante a participação do usuário. Por meio do mapa de navegação dos participantes é possível entender o perfil, os interesses, o engajamento e até mesmo oportunidades de conteúdo para cada participante. Todas essas informações podem ser acessadas na sua plataforma de eventos online.
Competitividade
Uma empresa que se mostra disposta a evoluir tecnologicamente e que demonstra interesse pelas pautas atuais consequentemente se torna mais competitiva. Ela atrai a atenção do público e desperta a curiosidade da concorrência. Em outras palavras, você conquista mais mercado e acaba lucrando mais.
Diante da situação sanitária que estamos vivendo, a marca que opta por fazer um evento online, em detrimento do presencial, também se mostra uma empresa socialmente responsável, que se preocupa com o bem-estar de seus funcionários e clientes. Tudo isso deixa claro que a marca está disposta a se adaptar e oferecer o melhor em qualquer circunstância.
Sustentabilidade
A sustentabilidade tem sido um tema de extrema importância para as empresas. Nesse quesito, o evento online contribui muito para um mundo mais limpo, já que reduz consideravelmente a produção de resíduos – seja material impresso, brindes e material de exposição.
Isso é bom para o planeta e para o seu orçamento, mas também é bom para a reputação da sua empresa. Afinal, o público tem olhado com muita atenção para marcas que se preocupam com esse tema e engajam nesse sentido.
Estrutura tecnológica e equipamentos necessários para um evento online
O que determinará o sucesso de um evento online é a sua qualidade. A produção é importantíssima e para isso você deve se valer de ferramentas essenciais que ajudarão na transmissão. É hora de pensar em como criar um evento do ponto de vista tecnológico.
Onde o evento será gravado e transmitido, quais sistemas e equipamentos você precisa, e qual a sua expectativa com relação ao comportamento e tamanho da audiência são coisas importantes a serem pensadas.
A infraestrutura básica para ter um evento perfeito é composta por 5 partes:
Conexão de internet
O evento online depende de internet para funcionar, tanto para os palestrantes quanto para os participantes. Tome cuidado com conteúdos muito pesados ou que possam impactar o acesso do público ao conteúdo.
Câmera e microfone
Você precisa de bons equipamentos para captação de imagem e áudio. Esses são fatores determinantes para o sucesso ou fracasso de seu evento online. Analise se o ambiente é adequado para a transmissão, se não há poluição visual que possa desconcentrar o público, ou ruídos em excesso que possam comprometer a comunicação.
Landing page
É fundamental ter um site ou landing page para que a audiência possa se cadastrar no evento, ainda que a transmissão seja diretamente na plataforma de streaming.
Plataforma de envio de email
Uma vez que você coleta alguns dados do seu público – como nome e endereço de e-mail – use-os para enviar confirmações e mantê-lo engajado no evento. Você pode enviar lembretes, conteúdo pós-evento e até mesmo promoções e ações para captura de leads.
Ferramenta de transmissão
Como o nome entrega, as ferramentas de transmissão são o meio para que seu conteúdo chegue até a audiência. Você pode contar com ferramentas com acesso gratuito como StreamYard, Zoom, Google Hangouts entre outros.
Interrupções por problemas relacionados a tecnologia utilizada podem ser bastante frustrantes. Afinal, é justamente a transmissão que permite que um evento chegue ao seu espectador. Por isso, redobre a atenção nesse ponto.
Plataforma de eventos online: vale a pena contratar uma?
O tamanho do evento definirá muito de seus equipamentos. Para reuniões menores, uma estrutura simples pode bastar. Mas, se a sua ideia é causar um impacto grandioso em seu público, vale investir numa plataforma de eventos.
Fazer um evento tecnicamente perfeito é um desafio. Quem está participando se preocupa com o conteúdo de qualidade e uma boa experiência. E quem está nos bastidores sabe da importância de ter um plataforma de eventos que centralize todas as etapas e que permita monitorar todo o comportamento do usuário dentro da ferramenta.
Quanto menos processos técnicos você tiver, mais tempo terá para se dedicar a engajar os participantes e investir na divulgação do seu evento. Por outro lado, as plataformas de eventos oferecem funcionalidade que podem agregar muito para a experiência da audiência no seu evento, como:
- Hotsite customizável
- Cadastramento e criação de avatar
- Envio de e-mails
- Salas simultâneas
- Chat com e sem moderação
- Dashboards de comportamento do usuário
- Hall e stands 2D e 3D
- Tradução simultânea
- Gamification
- Enquetes e pesquisa de satisfação
- Chaves de acesso para páginas restritas
- Ambiente com certificação compliance LGPD
Além de todas essas funcionalidades, o grande ganho do evento online está na coleta e análise de dados de comportamento do usuário dentro da plataforma. Quantas vezes ele fez perguntas, quais páginas visitou, quais foram suas reações, quanto tempo ficou conectado, quais conteúdo trouxe interesse… Essas métricas são extremamente estratégicas e podem ser usadas para a melhoria não apenas do evento, mas também do negócio.
É importante destacar que contar com uma boa organização e profissionais com expertise no assunto fará toda a diferença para que as ferramentas para evento online sejam bem aplicadas e bem exploradas.
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Evento totalmente online ou híbrido? Qual escolher?
Agora que você já sabe um pouco mais a respeito das vantagens, é hora de falarmos sobre os tipos de eventos online. Uma das possibilidades interessantes é o chamado evento híbrido.
O evento híbrido é aquele que mescla tanto atrações presenciais quanto transmissões online. É um formato que tem sido muito utilizado e rende bons resultados.
Você pode ler mais a respeito disso no conteúdo exclusivo sobre Eventos Híbridos.
Por contar com parte da audiência presencialmente, o evento híbrido demanda um pouco mais de investimento, já que conta com infraestrutura física – sem contar que é mais limitado e exige cuidados considerando a atual pandemia. Na outra mão, ele traz o contato físico, humano, interpessoal…
Portanto, ambos são boas escolhas, desde que sejam bem produzidos e pensados considerando sempre as necessidades do público-alvo.
Passo a passo de como fazer um evento online
Chegamos a um dos tópicos mais importantes e mais procurados. Muitas pessoas buscam informações sobre como fazer um evento online de qualidade, e agora daremos algumas dicas essenciais para isso.
Naturalmente, o primeiro passo é definir muito bem o seu público. Lembre-se que as pessoas possuem inúmeras distrações na internet, e por isso é fundamental que o público tenha real interesse no evento.
Isso também inclui a definição de um tema que seja coerente e verdadeiramente pertinente para essa audiência. Assim será mais fácil prender a atenção e manter a sua audiência engajada!
Tenha atenção ao definir as datas e horários do seu evento. Considere se o seu público-alvo estará disponível, se este é um momento adequado para essa audiência. Procure saber quais são os eventos online que acontecerão no mesmo horário/ dia. Assim você evita conflitos de interesses ou distribuição do público.
A organização de um evento pode ser dividida em três grandes etapas:
Pré-evento
O pré-evento envolve todas as definições a respeito da estrutura, público, convidados, contatos que precisam ser feitos e tamanho da equipe a ser contratada. Essa é uma etapa fundamental que servirá de alicerce para a conclusão dos próximos passos. Por isso, reserve tempo e atenção para essa primeira tarefa.
Comunicação
Na divulgação, como você deve imaginar, é importante trabalhar o marketing, fazer propaganda e divulgar o seu evento. Nesse caso, utilize principalmente as ferramentas virtuais, como Linkedin, Instagram e Facebook. Vale patrocinar publicações para aumentar o alcance de sua proposta e gerar mais engajamento.
Pós-evento
O pós-evento envolve um contato posterior para entender quais foram as impressões do público. Além disso, é hora de divulgar o conteúdo e compartilhar as experiências que aconteceram, em especial se estiver pensando em uma segunda edição.
Para te ajudar com cada uma destas etapas, criamos um Checklist Gratuito de Evento Online.
9 estratégias para manter o engajamento no evento online
Muito se fala sobre a fadiga do audiovisual, situação em que as pessoas ficam desgastadas por estarem consumindo muito conteúdo visual online. Manter o engajamento da audiência é um desafio para todos os organizadores de eventos. Separamos aqui 8 estratégias que podem melhorar a retenção do público durante o evento:
- Oferecer reações online, como bater palmas ou dar risada;
- Chat moderado com possibilidade de envio de perguntas;
- Gamificação por meio de quiz e enquetes;
- Salas de chat temáticas para aprofundamento em temas relevantes;
- Sorteios e envio de brindes
- Ambiente favorável para networking
- Happy Hour online
- Pesquisa de Satisfação
- Automação de e-mails para manter a conversa com o público após o término do evento, com conteúdo exclusivo.
Outro ponto que pega no engajamento é a duração do evento. O ideal é que as conversas durem no máximo 1 hora sem intervalo. Se forem assuntos muito densos, faça paradas para descanso ou brincadeiras com os participantes.
Caso precise de ideias, nós disponibilizamos um e-book com 42 ideias criativas para que você use no seu evento. Basta clicar no botão abaixo:
Entretanto, há que se tomar cuidado para não usar as interações de forma excedente, cansando a audiência. Veja a opinião de Rodrigo Cezar, gerente de Viagens e Eventos da Roche sobre o assunto:
Dicas para conseguir patrocínio
O evento online é um formato que ganhou força em decorrência dos problemas de saúde enfrentados pelo mundo e acabou se tornando uma opção bastante acessível e interessante para os patrocinadores.
Como o evento online tem uma possibilidade de alcance muito maior, com um investimento inversamente proporcional, conseguir patrocinadores ficou mais fácil.
Quanto mais completo for o seu planejamento e quanto mais formas de exposição da marca patrocinadora, melhor! As contrapartidas precisam ser realmente interessantes. Aqui vão algumas dicas:
- divulgar o patrocinador nas redes sociais da sua marca;
- reproduzir vídeo institucional no início das palestras;
- promover ações e conteúdos customizados para os participantes;
- disponibilizar desconto ou benefícios exclusivos;
- criar stand virtual…
Terminado o evento, é fundamental apresentar aos patrocinadores dados de exposição de marca e outras métricas de sucesso O Retorno sobre Investimento (ROI) tem que ficar claro, já pensando em eventos futuros.