Eventos corporativos online: como organizar, dicas e ideias!

Pessoas numa reunião corporativa usando máscara

Neste artigo, vamos falar sobre a adaptação dos eventos corporativos para o ambiente online. O conteúdo está dividido da seguinte forma:

O que é um evento corporativo?

Um evento corporativo é um evento promovido por uma empresa, com fins comerciais ou não, seja para o público interno ou externo. 

Os eventos internos são aqueles cuja audiência é formada exclusivamente por funcionários, de todos os níveis. Eles são feitos para os colaboradores e investidores, mas nunca para clientes, parceiros ou o público em geral. 

Reuniões de resultados, programas de incentivo, confraternização de final de ano… todos estes são exemplos de eventos corporativos para o público interno. 

Já o evento externo tem o objetivo de alcançar pessoas fora da empresa, como clientes, parceiros, fornecedores e até mesmo concorrentes. Seja para promover algum produto ou até mesmo para gerar receita, é inegável que os eventos externos ampliam o conhecimento sobre a empresa e a marca. 

Os eventos externos podem, ainda, contar com patrocinadores. Veja algumas dicas de como conseguir um patrocínio

Embora tenham suas diferenças, os eventos internos e externos têm muita coisa em comum, a começar pelo planejamento. E um dos primeiros pontos é definir se o evento será totalmente online ou híbrido. 

Os eventos híbridos são aqueles que mesclam dois ambientes ao mesmo tempo: o digital e o presencial. Muitos eventos corporativos têm sido feitos neste formato à medida em que as pessoas também passaram a trabalhar em jornada híbrida – alguns dias na empresa, outros em home office. 

Tipos de eventos corporativos

Como dito anteriormente, os eventos corporativos podem ser internos ou externos. Dentro do universo de eventos, para o público externo da organização, é importante ter clareza se o seu evento é para outras empresas (B2B) ou para o cliente final (B2C). 

No B2B (business to business), os eventos são orientados para o relacionamento, com o objetivo de cultivar parcerias de longo prazo. São fornecedores, prestadores de serviços, parceiros comerciais ou que articulam uma conferência corporativa com foco em fazer contatos e obter leads. Um exemplo de evento B2B é o VTEX Day, em que a gigante de tecnologia reúne clientes, fornecedores e o mercado de e-commerce como um todo. 

Já os eventos B2C (business to consumer) tem como foco o público consumidor.  A intenção principal é despertar o interesse dos consumidores para que comprem os produtos ou serviços para seu próprio uso individual. 

Os eventos B2C ajudam a construir bases de clientes leais. Por esse motivo, esse tipo de evento é direcionado às vendas e não ao relacionamento. Os tão esperados eventos de lançamento da Apple, por exemplo, podem ser considerados como B2C. 

Uma vez definido o público, é hora de definir o tipo de evento. Ele pode ser um simples webinar ou um apanhado de palestras, formando uma conferência. Para escolher o tipo de evento, analise seus objetivos e o perfil da sua audiência. 

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Como organizar eventos corporativos online

Seguindo os passos até agora descritos neste artigo, você já terá definido:

  • o perfil do seu evento: B2B ou B2C;
  • o tipo de evento: congresso, palestra, workshop, conferência, etc;
  • se o evento será totalmente online ou híbrido. 

Então, é hora de se aprofundar no planejamento, que é dividido em 4 principais etapas: 

Pré-evento

Envolve decisões básicas sobre o evento (como as descritas acima), bem como pesquisa de referências (benchmark), definição de datas e horários, convite aos palestrantes, contratação de recursos e criação de identidade visual. 

É neste momento que recomendamos contratar uma plataforma de eventos online. Ela vai te ajudar na divulgação, na execução e na mensuração de resultados do evento.  

Comunicação

Em se tratando de um evento interno, é importante contar com os canais de comunicação institucional e endomarketing da empresa, como newsletter e intranet. Já para o público externo, seja B2B ou B2C, vale usar ferramentas de marketing (automação de e-mail, landing page) e também as redes sociais. 

Confira no nosso conteúdo exclusivo todas as dicas de como divulgar um evento online

Montagem

Essa etapa é exclusiva para eventos híbridos, pois consiste na organização do evento presencial. Além de recepcionar os convidados, é necessário se atentar a todos os detalhes da transmissão ao vivo, para garantir que tudo corra bem durante o evento. 

Pós-evento

O pós-evento envolve um contato posterior para entender quais foram as impressões do público. Além disso, é hora de divulgar o conteúdo e compartilhar as experiências que aconteceram, em especial se estiver pensando em uma segunda edição. 

Para te ajudar a organizar o evento corporativo perfeito, criamos um checklist para que seu evento híbrido seja um sucesso. 

Ideias criativas para eventos corporativos online

Existem algumas dinâmicas que podem ser aplicadas no seu evento corporativo que, quando harmonizadas com o tipo adequado de comunicação, podem trazer bons resultados. 

Cinema drive-in

cinema drive-in, ao ar livre, com tela branca para projeção e carros enfileirados
O cinema ao ar livre agrada todas as idades e pode ser envolver a família do colaborador no evento corporativo.

Os cinemas ao ar livre tornaram-se cada vez mais populares nos últimos meses. Se tiver acesso a um espaço ao ar livre, reúna clientes e funcionários e os mantenha devidamente distanciados em carros, na exibição de um bom clássico do cinema.

Você pode fazer isso no estacionamento da empresa, basta contratar o serviço de telão e projeção cinematográfica. 

Se não dispuser do espaço, é possível disponibilizar filmes online para os colaboradores ou parceiros de negócio assistirem cada um em sua casa. É interessante que o filme escolhido traga uma mensagem para o público como motivação, trabalho em equipe ou incentivo para novas ideias.

Você pode até hospedar um questionário interativo – relacionado ao filme – para uma dose de competição saudável entre aqueles que assistiram.

Mimos via delivery

As empresas geralmente têm o endereço de seus funcionários – e no caso de evento externo, este pode ser um item da ficha de inscrição, deixando claro para o participante que será enviado para ele um kit do evento. 

Uma vez em esquema de home office, a saída para entregar presentes e brindes para os participantes é o correio. As empresas de delivery passaram a ter contas corporativas, em que é possível distribuir créditos aos seus funcionários para usar na compra de refeições, itens de supermercado e até mesmo de adega. 

Assim, o colaborador fica à vontade para pedir o que quiser e acompanhar o evento de onde quiser. Essa estratégia pode ser usada em ações de clima e engajamento do público interno. Já para os eventos com público externo, essa é uma excelente ação para divulgação de patrocinadores. 

Gamificação e rankeamento dos participantes

Uma tabela de classificação é uma ótima maneira de aumentar o engajamento e encorajar os participantes a assistir todo o evento. Os participantes podem ganhar pontos participando de palestras, treinamentos específicos, sessões de discussão e muito mais. Para incentivar os participantes, os principais vencedores recebem prêmios pela participação.  

O Zenith Live 2020 criou “The Zenith Live Challenge” onde os participantes eram desafiados a acumular pontos. Para isso deveriam completar atividades e recebiam prêmios que podiam ser para uma instituição de caridade patrocinada pelo evento.

Talk shows e podcasts

As pessoas gostam de aprender algo novo ou acompanhar podcasts semanais e programas de entrevistas. Com base nessa lógica é possível promover eventos para porta-vozes e diretores compartilharem resultados, tendências, novidades e outras informações sobre a empresa. 

O conteúdo pós-evento é uma excelente ferramenta para manter o público conectado com a temática do evento, ainda mais em se tratando de encontros periódicos, como reuniões trimestrais de resultados, convenção de vendas e festas de final de ano. 

Sessões de yoga e bem-estar

Essa atração é cada vez mais comum em eventos corporativos para público interno, em que há uma preocupação das empresas com o bem-estar e saúde mental de seus colaboradores. 

Sabe-se que a jornada em home office têm sido maior do que no escritório: uma vez que as pessoas não perdem tempo com deslocamento, elas estão usando este tempo para trabalhar, ficando online muitas horas por dia. 

Jogos Virtuais

Bons eventos corporativos não precisam ser complicados. Jogos virtuais são uma opção divertida e envolvente, que dá às pessoas a chance de relaxar durante o evento. Também é fácil de promover, já que existem inúmeras opções na internet e sites que realizam este tipo de brincadeira.

Há diversos outros jogos online que podem ser feitos em pequenos grupos. Veja mais 42 ideias criativas para o seu evento online no nosso e-book exclusivo. Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado de alguma forma.

Além dos conteúdos do blog, te convidamos a conhecer a Backstage, uma comunidade para profissionais de eventos e hotelaria corporativa. Venha compartilhar conhecimento e conhecer pessoas. Te esperamos por lá!

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