Pós-evento: o que fazer quando o evento acabar

ações para o pós evento

Sempre dizem que o show tem que continuar, e é por isso que a pessoa que produz eventos não para nem mesmo durante o pós-evento. O trabalho está só começando! Veja neste artigo o que fazer depois que o evento terminar: 

Planejando o pós-evento

Sempre programamos o que vai acontecer nas etapas pré e durante o evento com muito cuidado, já que são vários detalhes que precisam ser executados da melhor forma possível para que nada errado aconteça.

Mas e o pós-evento? Você sabe quando é hora de começar a planejá-lo? O momento ideal para começar a planejar o seu pós-evento é durante a preparação do pré. 

Nada de deixar para última hora! É importante que se comece o planejamento com antecedência para que tudo saia conforme o esperado. O pós-evento é tão importante quanto as etapas anteriores.

É nele que está a sua chance de gerar ainda mais valor para o seu participante e fazer com que eles se lembrem do seu evento, da sua empresa e do conteúdo que foi gerado.

O pós-evento também faz parte da experiência do usuário e envolve uma série de tarefas que devem ser feitas para análise de dados, envio de pesquisa de satisfação, entregas de certificados e etc..

Divulgue conteúdos e compartilhe as experiências, faça com que as outras pessoas também queiram assistir. Transforme o seu evento online, mesmo que gravado, em algo que as pessoas possam revisitar e ver sempre que quiserem.

Também é o momento de lidar com fornecedores, patrocinadores e engajar os seus participantes. Todas essas ações são extremamente importantes para que em um próximo evento você tenha uma audiência orgânica.

11 ações para fazer no pós-evento

O seu pós-evento deve ser planejado para que seja possível fazer todas as entregas, para patrocinadores e participantes, dentro dos prazos esperados. Confira o que deve estar em seu planejamento:

Agradecimento pela participação

É um pouco óbvio ter que dizer para agradecer pela presença, mas nós não estamos falando daquela nos últimos minutos do seu evento, apesar desta também ser importante. Estamos falando do agradecimento oficial enviado por e-mail.

Isso faz com que as pessoas se sintam lembradas e que também se recordem do evento. Também é a porta de acesso para começar a enviar o seu conteúdo do pós-evento, é um encerramento e uma introdução a um novo relacionamento com o lead ou participante.

Disparo de pesquisa de satisfação

Depois do encerramento do seu evento também vale sondar quem participou atrás de dados relevantes para compor um feedback. É basicamente uma pesquisa de satisfação para que se saiba onde houve acertos e onde houve erros.

Pergunte sobre a organização do evento, qual foi a melhor parte, como classificaria em uma escala e se recomendaria a alguém. Essas informações são muito relevantes até para que possa tentar melhorar em edições futuras.

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Resultado de sorteio e envio de brindes

Caso tenha realizado algum tipo de sorteio durante o evento, este é o momento de enviar o que foi prometido. Seja um mimo via delivery ou algum material para download.

É o que dizem: “o combinado não sai caro”, então, lembre-se de cumprir com o que foi dito. Isso se faz muito importante para garantir a confiança da sua audiência.

Emita certificados para o seu evento

Uma outra forma de agregar valor ao seu evento é por meio da emissão de certificados para quem participou. Isso inclusive pode ser uma estratégia para atrair mais inscritos.

Você pode emitir para todas as pessoas sem exceção ou apenas para aquelas  que se mostrarem interessadas nele. Para essa última opção, basta fazer um formulário e enviar por e-mail para que possam decidir se realmente querem o documento ou não.

Coleta de depoimentos

Após o seu evento, busque participantes que interagiram e ficaram bastante tempo durante a transmissão. Acate os depoimentos dos palestrantes também, para que eles contem sobre as experiências com a gestão do evento. 

Peça que as pessoas gravem um vídeo de depoimento sobre o tema escolhido, conteúdo transmitido e sobre a gestão do evento em si.

Atualização do site

Outro ponto extremamente relevante é a atualização do site. Não podemos esquecer de mudar os banners e botões que estavam com chamadas como   “inscreva-se“ ou “assista ao vivo”. O ideal é alterar para algo que convide a audiência para assistir a gravação

Isso evita uma possível confusão de que o evento ainda esteja para acontecer. Por isso, lembre-se de sinalizar que a transmissão ao vivo já passou e onde a pessoa pode encontrar o vídeo gravado.

Comunicação pós-evento nas redes sociais

Nada de deixar suas redes sociais paradas depois do evento, ainda que sejam perfis criados especificamente para o evento. Publique pílulas interessantes sobre os highlights do seu evento, bem como depoimentos dos participantes e outras informações relevantes.

Use suas redes sociais como uma estratégia de engajamento para manter o seu evento “fresco” na cabeça dos seus participantes.

Relacionamento com participantes

Seu objetivo foi gerar leads? Então, se mantenha conectado com eles. Não se esqueça de como é importante nutrir os leads gerados. Eles te passaram o seu contato em troca de algo que lhes interessava, assim como o seu evento. 

É seu trabalho continuar o relacionamento com os potenciais clientes encontrados no evento. 

Avalie os resultados e objetivos do seu evento

Um evento exige uma série de esforços e, por conta disso, é necessário que se revisite todas as metas que haviam sido estabelecidas anteriormente.

A análise de resultados é uma atividade de extrema importância e não deve ser ignorada. Ela deve se basear nos objetivos do evento, definidos na etapa de planejamento.

Avalie todas as métricas que te ajudem a verificar a eficiência do seu projeto, como número de inscrições, tempo de navegação, taxa de abertura de e-mails, vendas, leads e engajamento do público.

Faça o balanço financeiro

A gestão do orçamento faz parte do planejamento de um evento e, por isso, é importante que depois do seu evento se faça o fechamento  financeiro com tudo o que foi gasto e tudo que foi faturado, se for o caso.

Para esse controle, a recomendação é usar uma planilha de orçamento. Calcular números errados ou esquecer de algum item podem levar a um rombo nas finanças do evento.

Nossos time de especialistas em eventos desenvolveu uma planilha completa com todas as despesas e receitas de um evento. 

Conclusão das ações pós evento

Depois de tudo isso, ficou mais do que claro a importância de não abandonar o evento depois da última transmissão. Quando a câmera é desligada, começa o rico trabalho de pós-produção. 

Ele envolve estratégias comerciais, financeiras e de marketing, mas, sobretudo, de relacionamento com a plateia. Organize um evento sem falhas usando nosso checklist de eventos híbridos. 

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