Planejamento de eventos online: como fazer na prática

Mesa com celular, calculadora e as mãos de um homem trabalhando.

O planejamento de eventos é um mapeamento estratégico, que abrange a pré-produção, a comunicação e o pós-evento. Acompanhe a leitura para aprender sobre:

Como organizar um evento online

Um evento online pode ser capaz de gerar resultados incríveis. Mas, se engana quem pensa que criar uma experiência virtual é algo muito mais simples que o presencial.

No ambiente online os desafios são outros. A atenção aos investimentos, à tecnologia e, principalmente, ao retorno esperado do evento, são fatores essenciais para se atingir o sucesso nesse tipo de projeto.

Uma vez que toda a experiência é virtual, então, o investimento e cuidado com a tecnologia devem ser ainda maiores.

Se você quer mesmo otimizar suas horas de trabalho na organização de um evento online, um planejamento bem feito é essencial, pois ele vai comportar todas as necessidades do evento de forma estruturada. Vamos às etapas?

3 etapas do planejamento de eventos

Com tantas tarefas que a produção de um evento pede, a organização se torna um fator decisivo para ter bons resultados. Para muitas coisas não existe receita, mas para fazer uma boa produção de eventos já existe, e se chama planejamento estratégico.

Vamos dividir as etapas em pré-evento, produção e comunicação, e pós-evento. Vale dizer que elas não acontecem de forma linear, há sempre espaço para revisitar o planejamento mesmo estando na etapa de produção. 

Em eventos seriados, os dados coletados após uma primeira live, por exemplo, podem alterar o planejamento e a produção das edições seguintes. 

Cada profissional tem sua forma de planejar eventos e nós separamos aqui as principais etapas para a realização de um evento online de sucesso. 

1 – Pré-produção: o início do planejamento de eventos

O ponto de partida é definir o objetivo do evento, o público-alvo e a mensagem que você quer passar para os participantes. 

Para te ajudar nessa tarefa, você pode usar a metodologia Golden Circle, que orienta a começar a definição da identidade de um conteúdo pelo “Por quê”, depois o “Como” e, por último, o “Que?”. 

Ilustração Golden Circle Simon Sinek
A metodologia Golden Circle foi desenvolvida pelo escritor Simon Sinek.

Vale formatar um briefing sobre o evento para te ajudar a nortear todas as tarefas e garantir o alinhamento ponta a ponta. Nesta etapa, você deve detalhar: 

  • Público-alvo;
  • Porte e tipo de evento;
  • Formato do evento: online ou híbrido;
  • Dia, horário e duração do evento;
  • Escolha de palestrantes;
  • Definição de equipe, dos papeis, atividades e responsabilidade; 
  • Levantamento da logística necessária para execução do evento; 
  • Detalhamento das necessidades tecnológicas.

Cada tipo de evento tem suas particularidades, entretanto, essas tarefas são comuns para todos. 

Se for um evento híbrido, é nessa fase que haverá a escolha e contratação de um local que seja confortável para quem vai ficar na parte presencial. Outros detalhes como alimentação, transporte, recepção e acomodação também devem ser providenciados.

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Cronograma

Todo produtor de eventos sabe da importância de ter um cronograma bem amarrado e detalhado, que seja atualizado conforme a execução das atividades e o surgimento dos imprevistos. 

ilustração com relógio, calendário e lista de tarefas
Faça um cronograma reverso detalhado e atualize-o diariamente.

O cronograma reverso é uma estratégia para organizar as tarefas partindo sempre do dia do evento e contando, de modo regressivo, o tempo necessário para realizar cada tarefa. 

Assim, você consegue organizar as tarefas e garantir que tudo dê certo no dia do evento. 

No seu cronograma também devem constar todas as reuniões que serão feitas, seja com patrocinadores, fornecedores ou equipe interna. É importante que cada reunião tenha um objetivo bem definido, que seja curta e que tenha uma ata, a fim de que todos os envolvidos estejam na mesma página. 

Considere fazer reuniões diárias com as equipe operacionais, especialmente dias antes da execução do evento. E não se esqueça de planejar os ensaios! 

Orçamento

O planejamento do orçamento é um ponto delicado, mas com organização é possível alocar bem os recursos disponíveis. Para ser assertivo, destaque no seu planejamento de eventos as necessidades das quais não há como abrir mão.

Infraestrutura e marketing estão no topo da lista de prioridades, então comece pensando nessas demandas que, geralmente, envolvem os maiores investimentos. 

Faça sempre uma análise de custo-benefício, pois algumas decisões podem otimizar os seus recursos. Por exemplo: contratar diferentes ferramentas para vídeo, e-mail, hotsite e hub de conteúdo ou investir em uma plataforma que reúne esses e outros serviços num único lugar?

Nem sempre economizar em alguns aspectos é a melhor escolha, pois soluções integradas tendem a otimizar tempo e facilitar a gestão.

Pense também nas ações para conquistar patrocinadores, pois eles e outros apoiadores podem melhorar o valor do evento, sem impactar no orçamento que já tem. A venda de ingressos, se couber na proposta do evento, também é uma fonte de recursos preciosa.

Quando você lista tudo e detalha no planejamento estratégico, consegue ter uma visão ampla, e isso é fundamental para tomada de decisões assertivas.

O dia do evento

No dia do evento, a atenção aos detalhes deve ser redobrada. Ou seja, é testar tudo, tentar prever os imprevistos e resolver todos os problemas. O foco é garantir que tudo saia conforme o planejado. 

A infraestrutura tecnológica e a condução do evento são determinantes no evento online, já que o participante tem maior facilidade de se dispersar quando perde o interesse ou enfrenta algum problema técnico. 

. Então, verifique com antecedência: 

  • a qualidade da internet de seus palestrantes;
  • a captação de áudio e vídeo, considerando microfone, câmera, cenário e possíveis ruídos; 
  • os acessos às plataformas de transmissão;
  • quem fará a moderação do chat. 

Além disso, é imprescindível que haja suporte imediato para qualquer imprevisto. 

2 – Produção e comunicação do evento: convide sua audiência! 

É nesta etapa que a produção do evento acontece efetivamente. Considere que os palestrantes estão confirmados e as principais decisões já foram tomadas. É hora de organizar os detalhes técnicos e estruturar o plano de marketing.

A depender do perfil do público e da mensagem a ser transmitida, invista em ações para convidar pessoas interessadas no seu conteúdo. Há uma série de estratégias de marketing digital que farão seu evento bombar. 

Algumas delas são:

  • Postagens em redes sociais; 
  • Veiculação de anúncios; 
  • Criação de hotsite dedicado;
  • Trabalho direcionado de e-mail marketing para os participantes. 

Ao escolher os conteúdos, se concentre em transmitir uma mensagem que passe valor percebido, pois é preciso gerar desejo e, assim, estimular a participação das pessoas. 

É neste momento que você deve definir quais serão as estratégias de engajamento e ferramentas de interação para o público. Vale apostar em dinâmicas, conteúdos interativos e colaborativos. É muito importante que os participantes se sintam conectados entre si por um interesse em comum. 

3 – Pós-evento: é hora da análise de dados

Evento finalizado… Acabou o trabalho, certo? Negativo! Ainda existem algumas atividades muito importantes, que depois de feitas, vão indicar se o evento foi bom ou não.

Durante a realização do evento, muitos dados são gerados e eles são a base para analisar a performance das atrações e dos conteúdos. É no término do evento que começa a análise de indicadores, com o objetivo de avaliar resultados como o ROI ou ROO.

No entanto, existem outras métricas que podem nortear ações futuras:

  • Quantidade de participantes;
  • Como foi o comportamento do público: engajaram com as atividades propostas? Houve interação em tempo real?
  • O dia, o horário e a duração das sessões foram assertivos?
  • Os conteúdos e a forma de comunicação foram bem aceitos pelo público?
  • Por quanto tempo e em quais páginas os participantes navegaram?
  • O formato escolhido para o evento foi o ideal para o nicho da empresa?

Existem outras análises, até mesmo de caráter mais qualitativo, com análise do comportamento do público com os conteúdos e awareness em redes sociais.  

Fazer uma pesquisa no pós evento, englobando os principais stakeholders (participantes, palestrantes, patrocinadores e fornecedores) pode se transformar em uma fonte riquíssima de insights para suas futuras produções. 

Investir tempo em análise de dados dos participantes do evento pode ser crucial para a recorrência de um evento e o interesse dos patrocinadores. 

Checklist para organizar eventos online

Esperamos que esse conteúdo tenha ajudado na compreensão de como fazer um planejamento estratégico de eventos e como organizar um evento de sucesso. 

Seja qual for o formato, existem muitas etapas que precisam ser gerenciadas ao mesmo tempo e que, se atrasarem, acabam prejudicando toda a entrega. 

Pensando nisso, preparamos um checklist para eventos online para te ajudar a planejar todos os detalhes de cada etapa.

E temos também um convite especial: venha conhecer e participar da Backstage, uma plataforma feita especialmente para profissionais que atuam na área de eventos – em todas as etapas da produção. 

Na Backstage muitos temas são discutidos por quem entende do assunto na prática, e a troca de informações e conhecimento tem auxiliado muitos profissionais nesse momento – tão incerto – que o setor de eventos enfrenta.

Faça parte da nossa comunidade e venha saber mais sobre o mercado de eventos e as experiências de nossos colegas. Certamente, alguma delas servirá de inspiração para você. Te esperamos lá!

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