Planejamento de eventos online: como fazer na prática
O planejamento de eventos é um mapeamento estratégico, que abrange a pré-produção, a comunicação e o pós-evento. Acompanhe a leitura para aprender sobre:
Como organizar um evento online
Um evento online pode ser capaz de gerar resultados incríveis. Mas, se engana quem pensa que criar uma experiência virtual é algo muito mais simples que o presencial.
No ambiente online os desafios são outros. A atenção aos investimentos, à tecnologia e, principalmente, ao retorno esperado do evento, são fatores essenciais para se atingir o sucesso nesse tipo de projeto.
Uma vez que toda a experiência é virtual, então, o investimento e cuidado com a tecnologia devem ser ainda maiores.
Se você quer mesmo otimizar suas horas de trabalho na organização de um evento online, um planejamento bem feito é essencial, pois ele vai comportar todas as necessidades do evento de forma estruturada. Vamos às etapas?
3 etapas do planejamento de eventos
Com tantas tarefas que a produção de um evento pede, a organização se torna um fator decisivo para ter bons resultados. Para muitas coisas não existe receita, mas para fazer uma boa produção de eventos já existe, e se chama planejamento estratégico.
Vamos dividir as etapas em pré-evento, produção e comunicação, e pós-evento. Vale dizer que elas não acontecem de forma linear, há sempre espaço para revisitar o planejamento mesmo estando na etapa de produção.
Em eventos seriados, os dados coletados após uma primeira live, por exemplo, podem alterar o planejamento e a produção das edições seguintes.
Cada profissional tem sua forma de planejar eventos e nós separamos aqui as principais etapas para a realização de um evento online de sucesso.
1 – Pré-produção: o início do planejamento de eventos
O ponto de partida é definir o objetivo do evento, o público-alvo e a mensagem que você quer passar para os participantes.
Para te ajudar nessa tarefa, você pode usar a metodologia Golden Circle, que orienta a começar a definição da identidade de um conteúdo pelo “Por quê”, depois o “Como” e, por último, o “Que?”.
Vale formatar um briefing sobre o evento para te ajudar a nortear todas as tarefas e garantir o alinhamento ponta a ponta. Nesta etapa, você deve detalhar:
- Público-alvo;
- Porte e tipo de evento;
- Formato do evento: online ou híbrido;
- Dia, horário e duração do evento;
- Escolha de palestrantes;
- Definição de equipe, dos papeis, atividades e responsabilidade;
- Levantamento da logística necessária para execução do evento;
- Detalhamento das necessidades tecnológicas.
Cada tipo de evento tem suas particularidades, entretanto, essas tarefas são comuns para todos.
Se for um evento híbrido, é nessa fase que haverá a escolha e contratação de um local que seja confortável para quem vai ficar na parte presencial. Outros detalhes como alimentação, transporte, recepção e acomodação também devem ser providenciados.
Cronograma
Todo produtor de eventos sabe da importância de ter um cronograma bem amarrado e detalhado, que seja atualizado conforme a execução das atividades e o surgimento dos imprevistos.
O cronograma reverso é uma estratégia para organizar as tarefas partindo sempre do dia do evento e contando, de modo regressivo, o tempo necessário para realizar cada tarefa.
Assim, você consegue organizar as tarefas e garantir que tudo dê certo no dia do evento.
No seu cronograma também devem constar todas as reuniões que serão feitas, seja com patrocinadores, fornecedores ou equipe interna. É importante que cada reunião tenha um objetivo bem definido, que seja curta e que tenha uma ata, a fim de que todos os envolvidos estejam na mesma página.
Considere fazer reuniões diárias com as equipe operacionais, especialmente dias antes da execução do evento. E não se esqueça de planejar os ensaios!
Orçamento
O planejamento do orçamento é um ponto delicado, mas com organização é possível alocar bem os recursos disponíveis. Para ser assertivo, destaque no seu planejamento de eventos as necessidades das quais não há como abrir mão.
Infraestrutura e marketing estão no topo da lista de prioridades, então comece pensando nessas demandas que, geralmente, envolvem os maiores investimentos.
Faça sempre uma análise de custo-benefício, pois algumas decisões podem otimizar os seus recursos. Por exemplo: contratar diferentes ferramentas para vídeo, e-mail, hotsite e hub de conteúdo ou investir em uma plataforma que reúne esses e outros serviços num único lugar?
Nem sempre economizar em alguns aspectos é a melhor escolha, pois soluções integradas tendem a otimizar tempo e facilitar a gestão.
Pense também nas ações para conquistar patrocinadores, pois eles e outros apoiadores podem melhorar o valor do evento, sem impactar no orçamento que já tem. A venda de ingressos, se couber na proposta do evento, também é uma fonte de recursos preciosa.
Quando você lista tudo e detalha no planejamento estratégico, consegue ter uma visão ampla, e isso é fundamental para tomada de decisões assertivas.
O dia do evento
No dia do evento, a atenção aos detalhes deve ser redobrada. Ou seja, é testar tudo, tentar prever os imprevistos e resolver todos os problemas. O foco é garantir que tudo saia conforme o planejado.
A infraestrutura tecnológica e a condução do evento são determinantes no evento online, já que o participante tem maior facilidade de se dispersar quando perde o interesse ou enfrenta algum problema técnico.
. Então, verifique com antecedência:
- a qualidade da internet de seus palestrantes;
- a captação de áudio e vídeo, considerando microfone, câmera, cenário e possíveis ruídos;
- os acessos às plataformas de transmissão;
- quem fará a moderação do chat.
Além disso, é imprescindível que haja suporte imediato para qualquer imprevisto.
2 – Produção e comunicação do evento: convide sua audiência!
É nesta etapa que a produção do evento acontece efetivamente. Considere que os palestrantes estão confirmados e as principais decisões já foram tomadas. É hora de organizar os detalhes técnicos e estruturar o plano de marketing.
A depender do perfil do público e da mensagem a ser transmitida, invista em ações para convidar pessoas interessadas no seu conteúdo. Há uma série de estratégias de marketing digital que farão seu evento bombar.
Algumas delas são:
- Postagens em redes sociais;
- Veiculação de anúncios;
- Criação de hotsite dedicado;
- Trabalho direcionado de e-mail marketing para os participantes.
Ao escolher os conteúdos, se concentre em transmitir uma mensagem que passe valor percebido, pois é preciso gerar desejo e, assim, estimular a participação das pessoas.
É neste momento que você deve definir quais serão as estratégias de engajamento e ferramentas de interação para o público. Vale apostar em dinâmicas, conteúdos interativos e colaborativos. É muito importante que os participantes se sintam conectados entre si por um interesse em comum.
3 – Pós-evento: é hora da análise de dados
Evento finalizado… Acabou o trabalho, certo? Negativo! Ainda existem algumas atividades muito importantes, que depois de feitas, vão indicar se o evento foi bom ou não.
Durante a realização do evento, muitos dados são gerados e eles são a base para analisar a performance das atrações e dos conteúdos. É no término do evento que começa a análise de indicadores, com o objetivo de avaliar resultados como o ROI ou ROO.
No entanto, existem outras métricas que podem nortear ações futuras:
- Quantidade de participantes;
- Como foi o comportamento do público: engajaram com as atividades propostas? Houve interação em tempo real?
- O dia, o horário e a duração das sessões foram assertivos?
- Os conteúdos e a forma de comunicação foram bem aceitos pelo público?
- Por quanto tempo e em quais páginas os participantes navegaram?
- O formato escolhido para o evento foi o ideal para o nicho da empresa?
Existem outras análises, até mesmo de caráter mais qualitativo, com análise do comportamento do público com os conteúdos e awareness em redes sociais.
Fazer uma pesquisa no pós evento, englobando os principais stakeholders (participantes, palestrantes, patrocinadores e fornecedores) pode se transformar em uma fonte riquíssima de insights para suas futuras produções.
Investir tempo em análise de dados dos participantes do evento pode ser crucial para a recorrência de um evento e o interesse dos patrocinadores.
O Kit perfeito para você
Esperamos que esse conteúdo tenha ajudado na compreensão de como fazer um planejamento estratégico de eventos e como organizar um evento de sucesso.
Seja qual for o formato, existem muitas etapas que precisam ser gerenciadas ao mesmo tempo e que, se atrasarem, acabam prejudicando toda a entrega.
Pensando nisso, preparamos um kit para te auxiliar em todas as etapas da criação de um evento: