Plataforma para eventos online: o que levar em conta ao escolher?

Uma plataforma de eventos deve ser escolhida com cuidado já que é ela quem irá hospedar o seu evento, portanto, saiba como definir  a melhor opção neste artigo:

• O que é uma plataforma para eventos online?
• Por que contratar uma plataforma para eventos online?
• O que levar em conta na hora da escolha da plataforma para eventos online 
• Faça a melhor escolha

O que é uma plataforma para eventos online?

Com a pandemia, as plataformas de eventos online – que já eram uma tecnologia com muito potencial de sucesso – se consolidaram de forma definitiva. Elas são sites ou softwares que irão fazer a hospedagem do seu evento.

Mas não apenas a hospedagem: as plataformas de eventos são ferramentas completas que podem fornecer dados, auxiliar no engajamento e proporcionar experiências incríveis para os participantes.

Elas auxiliam a centralizar e otimizar a gestão de um evento online através de simples comandos que podem facilitar a vida do produtor de eventos e até torná-la mais ágil.

Como dito, ela é extremamente importante e vai impactar diretamente no desempenho do seu evento, assim como na experiência proporcionada, que será muito mais personalizada.

Suas funcionalidades e opções de como explorar os eventos online vão muito além do que plataformas como Zoom, Google Meets e outras ferramentas de videoconferência oferecem.

Por que contratar uma plataforma para eventos online?

Antes de conhecer todas as funcionalidades que devem ser levadas em conta para  a contratação de uma plataforma de eventos é importante saber também quais são os benefícios que vem com essa tecnologia.

Dentre eles podemos listar a redução de custos e a facilidade na gestão do evento online já que os recursos interativos e os dados de engajamento ficam todos centralizados em apenas um lugar. Assim como a autonomia e simplicidade em criar  um evento do zero de forma rápida, sem complicações. 

Outro ponto vantajoso é a possibilidade de personalizar sua live, o que não é possível em redes sociais ou ferramentas de streaming. Veja 5 razões para contratar uma plataforma de eventos aqui. 

O que levar em conta na hora da escolha da plataforma para eventos online?

E sabendo exatamente o que é uma plataforma de eventos e os motivos para contar com essa tecnologia, podemos conhecer mais sobre o que é possível fazer com ela. Veja o que deve ser levado em conta ao buscar a melhor opção para você:

Integração com ferramentas de streaming

Um pré-requisito importante para escolher o seu software de eventos com certeza deve ser a possibilidade de integração com ferramentas de streaming.

O Streamyard, por exemplo,  permite gerar um link que pode ser embedado em uma plataforma de eventos, tendo assim o melhor das duas ferramentas.

Ecossistema integrado

Muitas vezes querer fazer tudo em programas diferentes pode acabar mais atrapalhando do que ajudando, então, prefira uma plataforma que tenha todos os recursos necessários de forma centralizada.

Além da transmissão do evento em si, algumas plataformas também disponibilizam recursos para  criar o site do evento, com a programação e as informações dos palestrantes. Também é possível enviar e-mail de confirmação de inscrição, enviar enquetes e fazer pesquisa de satisfação. Tudo em um só lugar!

Ferramentas de engajamento

Como dito anteriormente, a plataforma escolhida impactará diretamente na experiência do participante.  Então, ela também deve contar com opções para que ele continue engajado no conteúdo transmitido.

Você pode usar de diferentes artifícios, como storytelling, gamificação e muito mais. Na plataforma Evnts você encontra a possibilidade de subir enquetes durante a transmissão, além da opção de chat aberto ou moderado. 

No chat, a audiência pode votar nas perguntas que tiveram mais relevância, a fim de  que o moderador as veja com mais facilidade na hora de enviá-las para os palestrantes. 

É possível criar nuvens de palavras divertidas e disponibilizar chats privados para que as pessoas conversem entre si, facilitando o networking e a geração de leads, se for o caso.

Adicionar ao calendário

Descubra se a plataforma que você procura tem a opção de integrar o evento diretamente ao calendário do participante após a inscrição. Isso evita que ele não se esqueça da data e acabe perdendo.

Personalização do site de inscrição

A personalização também é possível dentro dessas ferramentas, em que podem ser feitos avatares para se identificar dentro do seu evento. Assim como permite a criação de cronômetros personalizados para quem está aguardando o início da atração. 

Faça o envio de lembretes, “save the date” e agradecimentos diretamente pela plataforma utilizada. Além disso, busque uma que tenha a possibilidade de se fazer personalização na landing page, formulários de inscrição e muito mais.

Mensuração de resultados

Busque um software que traga  todos os dados necessários para fazer um balanço de como o público interagiu com o evento, permitindo uma análise aprofundada no final.

Garanta dados básicos como número de inscritos, de acessos, interações no chat, tempo assistido, picos de interesse, mensagens enviadas e muito mais.

Segurança

A plataforma de eventos a ser utilizada deve ter um sistema de segurança eficiente. Já que o seu participantes está confiando seus dados a você quando faz a inscrição, é importante que a tecnologia escolhida  esteja dentro de todos os requisitos previstos para garantir uma experiência segura, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Gestão de acesso

Outra funcionalidade super interessante para se ter em uma produção é a gestão de acessos. Esse recurso permite gerenciar quem pode se inscrever no seu evento, ou seja, criar uma lista restrita de convidados. 

Você pode cadastrar previamente os participantes, de modo que somente aquele grupo pode acessar o evento. Ou ainda  definir níveis de acesso aos conteúdos considerando o perfil das pessoas, usando informações do formulário de cadastro – como nível hierárquico, segmento de atuação, entre outros.

Suporte técnico

E esse aqui é o ponto provavelmente mais importante, que você só lembra quando precisa. O suporte técnico serve tanto para a pessoa que está produzindo o evento quanto para os participantes que estão navegando na plataforma e precisam de ajuda para fazer alguma operação ou resolver um problema. 

Faça a melhor escolha

Sem dúvida, investir em uma plataforma de eventos vai facilitar a gestão do seu projeto antes, durante e depois do evento. Com ela, é possível traçar uma jornada de participação de cada convidado, desde o momento da inscrição até a forma como respondeu a pesquisa de satisfação. 

Mais do que uma ferramenta de suporte, as plataformas de eventos são verdadeiras aliadas na gestão operacional e também de dados. Contar com essa tecnologia é um diferencial para potencializar o resultado dos seus eventos. Conheça todas as soluções da Evnts aqui.