Plataforma de eventos online: 5 razões para contratar uma

Pesquisas realizadas em 2021 indicam que 93% dos profissionais de eventos planejam investir em eventos online no futuro e 63% das organizações estão migrando para conferências ou eventos neste formato. Uma plataforma de eventos online são uma excelente ferramenta para essa expansão.

Embora seja uma nova tendência, transmitir um evento virtual não é uma tarefa simples. Por isso, plataformas de eventos online que forneçam recursos para que isso aconteça com qualidade são uma opção interessante para o sucesso de um projeto como esse. 

Por que contratar uma plataforma de eventos online? 

Existem ao menos 5 motivos pelos quais contratar uma plataforma de eventos online é fundamental para o seu projeto. São eles:

1. Hospedagem do evento online;
2. Unificação do ecossistema de tecnologia;
3. Mensuração de Resultados;
4. Networking digital;
5. Ferramentas de interação e Alavancas de Engajamento.

1) Hospedagem do Evento Online

Na fase de planejamento de um evento virtual, a tecnologia escolhida será crucial para seu sucesso, afinal ela determinará a qualidade da experiência do participante e pode comprometer sua capacidade de mantê-los engajados.

As plataformas virtuais são multifuncionais, permitindo fazer tudo em um só lugar. Portanto, ela precisa:

• Ser fácil de usar;
• Ser esteticamente agradável;
• Oferecer a possibilidade de customização;
• Oferecer relatórios detalhados;
• Registrar automaticamente a inscrição dos participantes; 
• Coletar dados.

Entretanto, é importante certificar-se de usar a melhor tecnologia possível considerando seu orçamento.

Os custos dos eventos virtuais variam de acordo com vários fatores, mas, em geral, é uma escolha com bom custo-benefício – considerando o que é entregue e a possibilidade de customização para cada projeto.

Para auxiliar na produção, preparamos uma planilha de orçamento que irá ser a sua melhor amiga durante o planejamento do evento.

2) Unificação do ecossistema de tecnologia

O criação de um evento – do início ao fim – exige uma série de elementos, como:

• Página de cadastro;
• E-mails disparados aos inscritos;
• Chat para interação entre os participantes;
• Pesquisa de satisfação;
• Emissão de crachá e certificado.

Obter tudo isso individualmente é trabalhoso, caro e aumenta consideravelmente as chances de erros e outros problemas. Mas, através da plataforma todas as funções ficam concentradas e organizadas dentro de um mesmo sistema. 

Isso permite que o gestor de eventos tenha uma visão mais estratégica e ampla, além de conseguir antecipar problemas, organizar soluções, relacionar as interações e acompanhar as evoluções. Por fim, a plataforma também pode te ajudar na divulgação do seu evento.

3) Mensuração de Resultados

Esse é um dos pontos mais importantes para entender o desempenho do evento e ajustar em tempo real o que for preciso. Algumas métricas que devem ser consideradas são:

• Número de participantes;
• Tempo de participação;
• Perguntas enviadas e participações no chat;
• Reações; 
• Participação em enquetes e quizzes;
• Feedback dos participantes;
• Taxa de retenção;
• Taxa de engajamento;
• Picos de acesso; 
• Visitas a sites ou outros recursos.

A plataforma de eventos se responsabiliza não apenas pela inscrição e promoção, mas também pela execução e medição dessas métricas. Com interface estratégica, pode se integrar com outros aplicativos e garantir que os participantes tenham uma experiência excepcional.

O uso de dados e os relatórios também servem como importante argumento para conquistar novos patrocinadores no futuro e sobretudo para justificar o investimento.

O ROI (Retorno sobre Investimento, na tradução) dos eventos online tem se tornado etapa obrigatória para garantir a continuidade de muitos projetos. No presencial, a reação do público é facilmente perceptível. No online, são os números que falam. 

4) Networking digital

O networking digital é uma realidade imposta pela pandemia. Já que os encontros presenciais estão suspensos, também é papel dos eventos online promover a integração entre pessoas com interesses comuns. 

Disponibilizar salas para conversas individuais ou em grupos temáticos, para discutir negócios, por exemplo, é uma excelente saída que pode cativar e fidelizar patrocinadores.

Uma ferramenta de matchmaking, salas de bate-papo privadas e happy hour online podem trazer mais proximidade entre os presentes e – pode parecer redundante – mas a troca por meio de chats é imprescindível. 

Uma plataforma de eventos online consegue oferecer opções criativas para que a visibilidade dessas marcas seja bem-feita e para que o público consiga se conectar.

5) Ferramentas de interação como alavancas de engajamento

A dificuldade de envolver as pessoas durante eventos não presenciais é um desafio que não pode ser ignorado. Então saiba que, com a migração para um formato virtual, a aderência tende a ser menor e é preciso lançar mão de estratégias para manter o engajamento.

Existem diferentes funcionalidades que podem alavancar o engajamento de sua audiência. Veja alguns exemplos:

• Disponibilizar reações durante as lives;
• Hall 2D e 3D;
• Espaços de conteúdo;
• Gamification;
• Perguntas e respostas em tempo real;
• Votação ao vivo;
• Salas para networking.

Explorando os recursos tecnológicos adequados para gerar uma interatividade rica, a experiência do público pode ser muito positiva – o que é especialmente interessante se existe a intenção de realizar novas edições.

Como aumentar o engajamento da audiência?

Para manter uma audiência engajada algumas estratégias são importantes:

Divulgação massiva

O desejo em participar do evento deve ser gerado no público-alvo com uma relevante antecedência – é importante trabalhar muito bem a divulgação considerando os canais que sejam eficientes para chegar nas pessoas certas.

Utilizar as redes sociais, patrocinar posts que apresentem tudo que o evento oferece e estimular a interação são meios essenciais, mas é importante analisar quais outros meios proporcionam a melhor forma de dialogar com o público.

Sorteios e promoções

Eventos online precisam pensar em meios de promover o engajamento que fuja da obviedade. Além dos quiz e enquetes, manter dinâmicas exclusivas, sorteios e promoções realmente interessantes é primordial. 

Descubra – através de estudos – como funciona a percepção de valor da sua audiência: experiências em viagens, bens de consumo, participação em cursos exclusivos etc.

E-mail marketing

Essa pode ser uma ferramenta valiosa para se relacionar com o público-alvo. É possível gerar conteúdos estratégicos pré e pós evento, de modo que  a interação pode começar muito antes do dia “D” e terminar um tempo depois

Mas faça isso da forma correta: encontre o equilíbrio no número de e-mails e acompanhe as métricas que mostrarão a efetividade dessa ação.

Veja outras estratégias para manter o engajamento no evento online.

Infraestrutura tecnológica mínima para um evento online

Ter uma infraestrutura mínima para realizar um evento online é essencial, pois poucas coisas podem ser mais frustrantes do que uma plataforma online que apresenta falhas na transmissão ou que não oferece segurança e qualidade ao usuário. Isso pode ser desastroso e comprometer o engajamento de forma bem negativa.

Internet

Obviamente, contar com uma conexão que garanta a transmissão do evento com estabilidade e sem interrupções é essencial.

O evento disputará a atenção com muitos outros elementos, já que é muito fácil sair do site e buscar outro conteúdo. Uma conexão estável e com boa velocidade pode ser crucial para diminuir as chances de evasão do público. Então, é importante que a internet seja testada previamente e em diferentes pontos.

Além disso, um plano B para aplicar caso a conexão principal sofra alguma interrupção é uma boa precaução. 

Equipamento de captação

Também é preciso contar com uma câmera de filmagem e um microfone de qualidade. Captação de áudio e imagem, afinal, representam o cerce desse modelo de negócio.

Somado a esse fator, selecione muito bem o local de onde a transmissão ocorrerá, evitando ruídos, poluições visuais ou sonoras – que possam comprometer a qualidade do evento. 

O maior desafio será sempre garantir que o espectador não se distraia ou se sinta instigado a procurar por outras alternativas na internet. 

Landing Page

Uma landing page ou hotsite permitirá que o público se cadastre de forma voluntária para participar do evento. Essa página deve ser pensada para transmitir visualmente a essência do que será apresentado no dia da realização.

Mesmo se a sua transmissão ocorrer em uma plataforma de streaming é importante contar com essa coleta de dados, pois posteriormente esses dados serão úteis na construção de um mailing segmentado que apoia ações de e-mail marketing. 

Ferramenta de transmissão

Felizmente existem algumas opções de ferramentas gratuitas que apresentam um bom desempenho, como:

• Stream Yard;
• Zoom;
• Google Hangouts;
• Entre outros.

Testar e conhecer cada uma delas de forma mais minuciosa é importante, para que possa escolher a que mais se adequa ao perfil do seu evento.

Soluções EVNTS

A Evnts é uma referência na realização de eventos. Seja para a realização de eventos híbridos ou totalmente online você encontrará as soluções que precisa para executar o seu projeto.

Acesse o site e encontre tudo o que você precisa em uma plataforma de eventos online. Você encontrará atributos que vão desde a criação de ambientes online até um estúdio virtual que permite 9 telas de acesso simultâneo. 

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