Gestão de riscos em eventos: como mitigar crises

A gestão de riscos é muito importante para qualquer tipo de trabalho e em qualquer tipo de área. Afinal, ninguém está a salvo dos famosos imprevistos que podem vir com qualquer produção. 

Conheça mais sobre esse assunto:

• Do que se trata a gestão de riscos em eventos e qual a sua importância?
• Tipos de riscos e como lidar com eles?
• Plano de gestão de riscos em eventos
• É melhor prevenir do que remediar!

Do que se trata a gestão de riscos em eventos e qual a sua importância?

A gestão de riscos se trata de um conjunto de práticas que tem como objetivo controlar, gerenciar e até mesmo prever situações de crise que possam vir a ocorrer.

É um trabalho preventivo e contínuo, que vai auxiliar na criação de um plano a ser seguido quando ocorrerem crises de qualquer tipo, desde as menores até as maiores.

Tudo o que temos a fazer é lidar com essas situações e estarmos preparados da melhor forma possível.

E nos eventos temos o mesmo princípio, independente se for online, híbrido ou presencial, imprevistos podem vir a acontecer, sejam eles com redes de internet, participantes ou então com os speakers.

Dessa forma, uma boa gestão de riscos vai servir como um guia para mitigar e não ser tão prejudicado com os acontecimentos.

Sempre esperamos que tudo corra bem, principalmente nos dias de hoje em que o imediatismo é uma das principais características do dia a dia.

Isso não significa que o seu evento deva ser perfeito, é natural que imprevistos ocorram. Mas sim, que estejamos prontos para saber como lidar com o que acontece, para não afetar a experiência do seu público e gerar uma impressão ruim.

Tipos de riscos e como lidar com eles?

Existem diferentes formas de lidar com os riscos, e a abordagem apropriada vai depender do tipo de crise que estamos lidando neste evento.

Algumas situações são bem simples de se lidar, como por exemplo, quando a internet de um dos speakers cai. Neste caso, ele pode usar os dados móveis ou então passar a palavra para outra pessoa que esteja dividindo o painel com ele.

Outra forma de lidar com essa situação é dando uma pausa rápida no evento e, acima de tudo, mantendo a calma. O desespero pode tornar a situação pior e mais notável para os participantes.

Uma dica muito importante é sempre comunicar o público sobre o que está acontecendo, caso contrário, pode-se passar a impressão de que a gestão do evento é realizada de forma amadora, algo que pode prejudicar a imagem do evento e da sua empresa.

Outra situação que pode vir a acontecer são as mudanças na programação. Por mais que ela já esteja previamente estruturada, pode ser necessário fazer algumas mudanças de última hora, assim como reagendamentos.

Nesse caso, é sempre bom ter um plano B para não ser pego de surpresa, já que imprevistos acontecem e ninguém está a salvo deles. Por mais que você se prepare para evitar a dor de cabeça, alguma coisa aqui e ali podem ocorrer.

E novamente é sempre bom comunicar o público de forma rápida sobre as mudanças, você também pode oferecer outras formas de interação, conteúdo ou engajamento para que eles não esperem por muito tempo.

Em eventos presenciais, pode ocorrer uma certa tensão ou desentendimento entre os palestrantes. Por isso, é bom que se tenha um roteiro preparado e analisado pela equipe de produção previamente.

Além disso, checar background, histórico e experiência profissional podem auxiliar a evitar esse tipo de acontecimento. Mas caso ele aconteça, quem está conduzindo o evento pode assumir a palavra e voltar a seguir o roteiro definido. O importante é ter jogo de cintura!

Plano de gestão de riscos em eventos

O plano de gerenciamento de riscos é composto basicamente por 4 pilares, sendo eles o risco, probabilidade, impacto e plano de contingência.

O risco é definido por ser uma situação que foge do cronograma previamente estabelecido do seu evento, seguido pela probabilidade, que é a chance de que esse imprevisto aconteça realmente.

Enquanto o impacto é o peso deste acontecimento no seu evento, ou seja, o quanto ele pode prejudicar os resultados esperados.

E por fim, o plano de contingência se trata de uma ou mais ações que estão planejadas para lidar com estas situações para que o impacto seja mitigado.l

O ideal é que você liste os possíveis riscos que podem ocorrer para que possa pensar em formas e estratégias de prevenir essas situações.

É melhor prevenir do que remediar

E para te auxiliar a entender os riscos, como agir e como preveni-los, a Evnts preparou um infográfico gratuito sobre os possíveis riscos em eventos online.

Ele vai servir como um guia com dicas para algumas situações que podem ocorrer no seu evento online e como você pode lidar com elas.

É um material para você ter sempre por perto, principalmente na etapa de planejamento e durante a execução do evento.

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