Eventos Híbridos: o que são e quais as suas vantagens?
Neste artigo, você vai encontrar informações sobre os eventos híbridos, suas principais vantagens e como fazer um. O conteúdo está distribuído nos seguintes tópicos:
- Afinal, o que são os eventos híbridos?
- As 5 vantagens de um evento híbrido
- Alguns exemplos de eventos híbridos
- Experiência do usuário em eventos híbridos
- Como fazer um evento híbrido?
- O futuro dos eventos é híbrido?
- Conclusão
Os eventos híbridos são aqueles que mesclam dois ambientes ao mesmo tempo: o digital e o presencial. No cenário da pandemia, que é avesso a grandes aglomerações, o evento híbrido se mostrou mais eficaz.
Embora o cenário ainda seja de incertezas, tudo indica que os eventos híbridos vieram para ficar. Será?
Neste post, elencamos tudo que você precisa saber para ter um evento híbrido de sucesso.
Afinal, o que são os eventos híbridos?
Conforme mencionado anteriormente, os eventos híbridos são aqueles em que o público participa simultaneamente de duas formas distintas. Parte da audiência assiste o evento presencialmente, enquanto a outra parte – geralmente a maioria – acompanha de modo virtual.
Considerando a realidade dos eventos corporativos, a parte presencial normalmente é feita em um estúdio, em uma sala de reuniões de um escritório ou de um hotel.
Vale dizer que o formato híbrido não é novidade, apenas se destacou com mais força durante a necessidade de distanciamento social.
Exemplos bem comuns em nosso dia a dia são os programas de auditório e festivais renomados como o Rock In Rio e o Carnaval. Parte do público está presente e a outra pode acompanhar pela TV ou Internet.
As 5 vantagens de um evento híbrido
Vamos começar pelos benefícios de fazer um evento híbrido. Ele não apenas respeita as novas regras de convívio social, mas também traz diversas outras vantagens.
- Aumento exponencial do alcance de participante
- Otimização e maior retorno do investimento;
- Aumento do networking entre os participantes do evento
- Mais dados de comportamento dos participantes do evento;
- Mais oportunidades para atrair patrocinadores.
Entenda melhor as vantagens de eventos híbridos para esclarecer qualquer dúvida a respeito desses temas.
1 – Aumento exponencial do alcance de participantes
No evento presencial, há limitação de espaço físico e geográfico, de modo que o número de pessoas alcançadas em um evento é restrito.
Por seu caráter online, os participantes precisam apenas de um dispositivo conectado à internet para participar. Assim, o evento pode ser acessado em qualquer lugar do mundo, independentemente de condições de fuso horário ou limitação de participantes.
2 – Otimização e maior retorno do investimento
Uma vez que os investimentos em atributos físicos são drasticamente reduzidos, o orçamento para realizar o evento poderá ser usado de outra forma, como a contratação de artistas e palestrantes renomados – e até mesmo internacionais, uma vez que não há o custo do deslocamento.
Considere também a possibilidade de investir em gamificação e outras dinâmicas que tragam mais interação entre os participantes.
3 – Aumento do networking entre os participantes do evento
O networking no universo digital não tem fronteiras, literalmente. Ferramentas como LinkedIn hoje são a principal fonte para conectar profissionais.
Mas você pode fazer do seu evento um ambiente favorável para o encontro de pessoas e o networking. Invista em salas digitais, fóruns de discussão e envio de comunicação periódica para manter sua audiência engajada e conectada mesmo após o evento.
4 – Mais dados de comportamento dos participantes do evento
Você terá nas suas mãos uma ferramenta fundamental ao trabalhar com eventos híbridos: dados de acesso e comportamento dos participantes. Contabilizar os acessos, reações, interação, tempo de navegação, jornada online… tudo isso permite entender o engajamento do público e avaliar pontos de melhoria.
Isso servirá não somente para medir a efetividade do evento, mas também um argumento para conseguir parcerias e patrocinadores para seus futuros eventos.
5 – Mais oportunidades para atrair patrocinadores
Como explicado anteriormente, o evento híbrido tem um alcance maior de público, o que é altamente interessante para os patrocinadores. Os eventos de nicho, com audiência mais qualificada, são minas de ouro ainda pouco exploradas pelas marcas.
Sem contar que a inserção de conteúdo de marca nos materiais pós-evento também atrai patrocinadores, que acabam tendo um relacionamento duradouro com potenciais clientes.
Por ter um custo de produção menor do que o evento presencial, as cotas de patrocínio tendem a ser um pouco mais acessíveis.
Alguns exemplos de eventos híbridos
A pandemia trouxe um cenário muito complicado para os empresários. Foi necessária uma série de adaptações e para muitas empresas – e seus organizadores de evento – tudo aconteceu muito depressa e muita coisa ainda é novidade.
Grande parte dos eventos programados para 2020 foi adiada ou cancelada, mas, quem pôde contar com uma estrutura prévia conseguiu reformular o plano para executar o projeto de uma outra maneira.
Um exemplo disso são grandes shows de música onde existe uma atmosfera única que é compartilhada de maneira muito próxima entre as pessoas.
Para um público que valoriza o sensorial, um formato digital não terá o mesmo resultado. Entretanto, destacam-se o Festival de Jazz de Istambul e o MTV Video Music Awards que foram eventos de muito sucesso em 2020.
Experiência do usuário em eventos híbridos
Para que os usuários saiam do evento de maneira satisfatória é preciso se atentar à realidade do ambiente digital, em que as distrações são comuns e as telas trazem certa fadiga.
Eventos presenciais de longa duração tendem a ser melhor aceitos pelo público, porém, no universo online, é mais difícil manter o interesse das pessoas por mais de duas horas. Assim como no presencial, é importante ter pausas para café e banheiro.
É preciso ainda criatividade e assertividade no conteúdo, uma vez que o evento concorre com distrações que não se pode controlar – ligações, mensagens, interferência de familiares, por exemplo.
Para promover o engajamento é necessário entender profundamente o público, definir os meios mais eficientes para gerar conexão. Pode ser por e-mail, landing page exclusiva, lembretes digitais e até o envio de brindes para o endereço dos participantes.
Quer um exemplo simples?
Como parte de uma ação de pré evento, uma sugestão é enviar camisetas com cores que representem cada região, área, equipe, enfim, juntamente com um kit de acessórios para customização da peça.
Nada muito complexo. Em tempos de isolamento seria um bom passatempo, e no dia do evento cada participante se apresentaria vestido com sua camiseta exclusiva.
Quem sabe até organizar uma premiação para quem fosse mais criativo na customização, com um painel de votação interativo disponível para toda a audiência.
Conquistar o engajamento é desafiador, porém com a aplicação de estratégias bem direcionadas este processo gera excelentes resultados.
Como fazer um evento híbrido?
O formato híbrido tem suas vantagens, mas nem por isso deixa de pedir atenção aos mínimos detalhes. Não é porque o público presencial é reduzido que ele não demandará dedicação.
Como todo evento, tudo começa no planejamento. É ele que vai te ajudar a conquistar o sucesso da sua empreitada
Seu plano deve estar dividido em três partes: pré-evento, montagem e pós-evento. Isso sem falar das ações de marketing, já que a divulgação permeia todas as etapas.
Na etapa de pré evento, você deve focar em definir todas as informações básicas, como por exemplo, a data, horário, programação, seleção de palestrantes e outros.
Deve ser definido também o seu objetivo para que se possa progredir com toda a sua produção.
A etapa de montagem é quando se coloca em ação toda a parte do pré evento. Aqui deve ser criada a landing page, a divulgação vai ser feita, assim como os convites para palestrantes e moderadores.
Faça também ensaios e testes, monte toda a sua produção na plataforma de eventos que você tenha escolhido.
Já a etapa de pós evento, é igualmente importante e não pode ser negligenciada. Aqui você enviará a pesquisa de satisfação com objetivo de criar o relacionamento com o seu participante.
É nesse momento que você terá que estabelecer uma ponte, que finalize a comunicação do evento e comece uma nutrição para ele como lead.
Atualize as redes sociais e o landing page, com datas, disponibilize o conteúdo e envie os certificados caso o seu evento tenha.
O futuro dos eventos é híbrido?
Os questionamentos sobre a volta dos eventos presenciais são inevitáveis.
Devido à expansão desse modelo durante a pandemia, que já dura mais de um ano, a rotina das pessoas ao redor de todo o mundo mudou drasticamente e adaptações foram necessárias – a chamada reinvenção das atividades.
Aprendemos a nos “reunir” à distância, pela tela. Muitas empresas, inclusive no Brasil, aprenderam a trabalhar em sistema de home office e descobriram que não só funciona como traz ganhos para os dois lados. Reduz os custos para a empresa e melhora a qualidade de vida para o colaborador.
Assista ao vídeo da série de lives The Year Ahead em que Carolina Kawanishi, gestora de Eventos da Astellas e Gilberto Branco, Gestor de Eventos da Amgen, falam sobre o tema.
Conclusão
O mundo mudou e muitas dessas mudanças vieram sim para ficar. Os relacionamentos à distância, o networking e o home office devem permanecer e certamente serão aprimorados.
Embora tudo isso ainda seja recente, é inegável que a tecnologia proporciona recursos excelentes para aproximar as pessoas, provando que a geografia não é mais um limitante tão grande.
Entretanto, nada substitui a conversa olho no olho. Os eventos totalmente presenciais voltarão, mas o híbrido veio para ficar.
E para que você possa fazer os seus melhores eventos híbridos, nós disponibilizamos um Kit de Gestão de Eventos.
Nele você encontrará um checklist de eventos híbridos e online, planilhas de orçamento e cronograma, além de um infográfico completo com todos os indicadores necessários para a sua próxima produção.