Gestão de eventos: tudo o que você precisa saber

Quando trabalhamos com uma gestão de eventos eficaz, fica mais fácil desempenhar qualquer tarefa, independente da sua área de atuação. Se tratando de eventos, ela pode trazer uma experiência mais satisfatória para os participantes. 

No artigo de hoje vamos conversar sobre como elevar o nível do seu evento através de uma gestão profissional. Você vai encontrar por aqui:

• O que é gestão de eventos?
• Principais aspectos da gestão de eventos
• 3 ferramentas para gestão de eventos
• Tudo o que você precisa para gestão de eventos

O que é gestão de eventos?

A gestão de um evento é tudo que lida com a organização, planejamento e estratégias que serão adotadas no decorrer do mesmo. E quem desempenha esse papel é justamente o gestor ou gestora de eventos, ou seja, você!

Importante ressaltar que esse processo passa por diversas etapas e pode ser aplicado no evento online, híbrido ou presencial.

Etapas da gestão de eventos

É claro que a organização e o planejamento trazem impactos positivos na produção do seu evento. O primeiro e principal é a possibilidade de otimizar e facilitar os processos do seu time.

Não podemos deixar de comentar sobre toda a logística envolvida no processo de planejamento de um evento online. Isso envolve entrar em contato com palestrantes, montar planos de emergência, de comunicação e contratar fornecedores.

E é claro que a gestão de eventos é feita por um profissional dessa área. Essa pessoa deve ser organizada e calma para lidar com imprevistos que podem ocorrer no meio do planejamento.

Inclusive, podemos citar algumas soft skills que são necessárias para gestores e gestoras, como a facilidade de se relacionar com pessoas, habilidade de negociação, criatividade e atenção aos detalhes.

Essas simples habilidades podem fazer a diferença enquanto estiver produzindo o seu próximo evento.

Principais aspectos da gestão de eventos

Agora que vimos as diversas áreas que existem dentro da gestão dos eventos, ainda existem alguns assuntos que serão tratados ao longo do processo, que são:

Informações básicas

Esse tópico é o mais abrangente possível, mas não se engane, ele não se mistura com os demais. As informações citadas devem ser o primeiro passo na sua organização. Sem elas não tem como prosseguir com o evento.

As primeiras são a data e o horário. Como gestor de um evento, é importante que escolha uma data compatível com o perfil da sua persona, considerando seus hábitos e preferências.

Dentre as outras informações básicas de um evento é necessário pensar no formato, se será híbrido, presencial ou online, se ficará gravado aos participantes ou não, quantos serão os painéis, temas e slides.

Outro ponto é a moderação, pois todo evento online e híbrido deve conter um moderador, podendo ser alguém que está nos bastidores ou até mesmo um palestrante.

O moderador fica responsável por subir enquetes, caso existam, selecionar perguntas e interagir com a audiência por meio do chat.

Falando de eventos híbridos, não podemos esquecer também da parte da locação. O local precisa ter uma infraestrutura que permita atender tanto o presencial e o online, então faça a cotação de diferentes espaços e estúdios e feche com o que comportar melhor suas necessidades

Por fim, é necessário pensar nos palestrantes que irão compor os painéis e a programação do evento. Assim que essa parte estiver definida passamos para os próximos tópicos.

Divulgação

Após toda a definição das informações mais básicas – e diga-se de passagem, as mais importantes – é chegada a hora de montar a estratégia de divulgação do seu evento.

Ou seja, toda a parte de marketing envolvendo landing page, identidade visual, relacionamento com a imprensa e comunicação com os participantes.

Landing page

O hotsite ou landing page é a porta de entrada de todo o evento. Nela devem conter o logo, os palestrantes, programação, área de login e cadastro.

Além de uma aba onde os participantes podem entrar em contato caso se depare com algum problema no site. Para melhor esclarecer, confira um vídeo da landing page da última edição do Conexão Evnts:

Identidade visual

Hora da definição da identidade visual, das cores, ícones e tipografia.

O design funciona como referência do que vai ser veiculado, ou seja, ele é o principal atributo visual que deverá estar em todas as formas de comunicação do evento para que seu público identifique sua campanha com mais facilidade.

As peças podem ser postadas nas redes sociais, usadas em e-mails, no site ou em qualquer outro canal de mídia.

O e-mail marketing é indicado que os participantes recebam e-mails relacionados ao evento em momentos específicos, por exemplo, no ato da inscrição, como um lembrete.

Outra forma de engajar participantes é usar as ferramentas e perfis em redes sociais para alcançar seu público. Para eventos corporativos, a dica é usar o LinkedIn, que possui recursos específicos para eventos.

Como dica, vale pedir aos colaboradores e organizadores do evento que convidem a sua rede social por meio de postagens e marcações em seus perfis. 

É comum que as pessoas esqueçam de divulgar seus eventos para a imprensa.. Comece fazendo um release para que possa enviar a grandes portais de notícias, por exemplo.

Imprevistos

Saber lidar com imprevisto é parte crucial da gestão de um evento. Sua cabeça precisa estar aberta para entender que erros acontecem e se não podemos vencê-los, devemos saber como contorná-los.

Se tratando de um evento online, coisas como falta de internet ou erros de conexão são coisas comuns, que podem e vão acontecer com muita frequência.

Nesse caso, você precisa pensar em maneiras de lidar com essa situação, pode ser escolhendo um speaker backup ou então arrumando algum outro tipo de atração para cobrir.

Infraestrutura de tecnologia 

A tecnologia é imprescindível para fazer um evento, ainda mais quando ele é híbrido ou totalmente online.

Ou seja, as plataformas de transmissão e audiovisual, a moderação durante o evento, pesquisa de satisfação, links e imagens que irão aparecer durante a apresentação  devem passar pela área de tecnologia da informação.

Por ser uma área muito específica, ela demanda profissionais especializados para garantir que o evento flua sem (ou com poucos) imprevistos. 

Você consegue também, fazer um evento usando ferramentas mais simples, como o Youtube, Stremayard e Zoom.

Agora com uma solução tecnológica mais completa, temos a plataforma da Evnts que permite um chat moderado, landing page, reações durante os painéis, lançamento de enquetes e ainda fornece um dashboard com métricas importantes para o pós-evento.

A moderação durante o evento e as pesquisas de satisfação permitem que tudo seja controlado, a moderação filtra as perguntas e interação no chat.

Enquanto a pesquisa de satisfação fornece informações valiosas para o pós e deve ser lançada ao final do evento.

Fornecedores

Encontrar bons fornecedores para um evento pode ser algo demorado, porque queremos sempre os melhores profissionais para evitar problemas e imprevistos. 

Antes de qualquer coisa, defina as necessidades e os serviços que você espera.

Em seguida, é importante começar a fazer uma pesquisa de fornecedores e comparar os preços e serviços oferecidos de cada um. Esteja aberto a negociações e mantenha uma boa relação com todos os parceiros comerciais. 

Busque referências e indicações de outros profissionais que já trabalharam com os provedores de serviços. Então para achar o melhor fornecedor possível, pesquise, compare preços e fique dentro do seu orçamento.

Experiência do usuário

Como parte da organização, é importante pensar em toda a experiência que o usuário, no caso o participante, pode desfrutar durante todo o período, até mesmo antes e depois do evento acontecer.

No nosso caso, podemos contar com atrações, músicas e até mesmo ideias de gamificação para deixar as coisas mais divertidas.

O hotsite e a landing page são atributos que contribuem fortemente para que o usuário tenha a melhor experiência possível. Isso inclui um site otimizado e que se adeque ao mobile para os que vão acessar por essa forma.

Outro ponto são as interações, então certifique-se de que seu evento tenha  salas de networking, comunicação frequente, informações salvas e materiais disponibilizados para download.

Além de garantir o engajamento, essas ideias garantem um tempo de descontração em eventos muito longos, onde o público pode perder o interesse pelo excesso de informação passada.

Métricas

A gestão não acaba após a última palestra, ein? É necessário que sejam analisados os dados obtidos para que sirvam de base para sempre subir o nível nos próximos eventos.

Atente-se para que os dados sejam usados com consciência, já que sua coleta, uso e armazenamento devem estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Quanto às métricas, defina os indicadores antes da realização do evento e coloque o que será analisado e quais as metas devem ser alcançadas.

Dentre as métricas mais importantes pode citar:  

• ROI (Retorno sobre investimento),
• ROO (Retorno sobre objetivos), 
• vendas geradas, 
• conversão, número de reações, feedbacks, o número de inscritos e o número de usuários durante as transmissões.

Na plataforma de gestão da Evnts é possível ver todos esses dados digitais em um dashboard completo e personalizável, durante e depois do seu evento. 

3 ferramentas para gestão de eventos

Um evento é como se fosse um projeto. Para manter a organização centralizada dentro de uma equipe, muitas vezes é necessário o uso de algumas ferramentas que podem te ajudar com isso. Veja algumas delas:

Asana

O Asana é uma ferramenta que permite o gerenciamento de projetos. Você pode colocar a data de conclusão esperada de cada atividade e adicionar a responsabilidade de cada membro da equipe.

Assim, todas as tarefas ficam centralizadas em um só lugar e de fácil acesso para todos da equipe.

Apesar de ser uma plataforma com funcionalidades gratuitas, ele tem suas ferramentas “pro” que permitem criar cronogramas, formulários, fluxos de trabalho e mais, você pode ver os preços aqui.

Trello

O Trello é um aplicativo muito flexível, que se adapta a diversos fluxos e modelos de trabalho. Tem sua versão gratuita com muitas funcionalidades que permitem uma navegação bastante intuitiva.

É possível criar um ou mais quadros, atribuir tarefas a diversas pessoas e colocar prazos de conclusão e entrega.

As possibilidades do Trello são infinitas e adaptáveis para tipos diferentes de equipes.

Nesse quadro fictício, você vê que tem uma lista para cada etapa do evento, mas você pode criar de acordo com o seu progresso no planejamento ou da forma que preferir.

Um ponto interessante, é que ele pode ser integrado com diversas outras ferramentas, como o Slack, Google Hangouts, Gitlab, Gmail, Pipedrive, Telegram e muitos outros.

Para saber mais sobre o Trello, confira um Webinar realizado por eles clicando aqui.

Todoist

Podendo ser usado no mobile, desktop ou como extensão do Chrome, o Todoist permite um planejamento amplo do seu dia de trabalho, podendo criar projetos colaborativos ou separados para cada entrega.

Através dele você pode fazer integrações, como no Trello. Ele permite conectar a Alexa, Calendário do Google, Gmail e outros apps.

Além de ser usado no dia a dia de equipes, ele também é muito útil para organizar nossa vida pessoal.

Confira as próprias recomendações do Todoist de como usar a ferramenta, aqui.

Tudo o que você precisa para gestão de eventos

É bom lembrar que não existe uma receita de bolo pronta para esse planejamento, mas você pode contar com alguns materiais que podem te auxiliar no processo.

Portanto, confira esse pack com diversos conteúdos exclusivos para gerir o seu evento da melhor forma possível… temos planilha, ebook, modelos e muito mais.