Eventos ao ar livre: dicas e como fazer

Fazer um evento ao livre é uma alternativa que permite unir pessoas presencialmente sem colocá-las em risco. Por trazer um ambiente diferente do que estamos acostumados, a atração pode aumentar ainda mais o interesse da audiência. Descubra neste artigo como fazer um evento ao ar livre, da seguinte maneira:

• Por que fazer eventos em ambientes abertos?
• Dicas para fazer um evento ao ar livre
• Passo a passo para fazer um evento

Por que fazer eventos em ambientes abertos?

Com o avanço da vacinação e a retomada progressiva que estamos vivendo, os eventos ao ar livre estão voltando e com mais força.

Agora mais do que nunca as pessoas querem se reencontrar e ter momentos juntas. E com as devidas atenções isso é possível. 

Claro que ainda se deve ter cuidado, porém, seguindo os protocolos sanitários e de saúde, todo mundo pode fazer eventos conscientes e seguros para os envolvidos.

E ao ar livre qualquer evento pode acontecer, seja corporativo ou social. Pode ser uma reunião de confraternização, treinamento de integração da equipe, casamentos ou festas de aniversário.

Seja para ter um momento longe da cidade muito movimentada, ou para um lugar em que todos os funcionários, colaboradores e participantes da empresa possam ficar à vontade e se conectar uns aos outros.

A proposta de se estar em um ambiente ao ar livre implica que ocorra em um lugar que tenha uma área verde, com árvores, pássaros, natureza, ou seja, elementos que nos conectem com o meio ambiente.

Podem ser parques, bosques, hotéis, hotéis fazenda, resorts e até mesmo a praia, por que não? Esses lugares são ótimos para quem quer promover um certo tipo de espírito de equipe e integração entre os colaboradores.

Isso porque hotéis fazenda e parques possuem atividades e guias que podem auxiliar em achar formas de ocupar o seu tempo durante o evento. Muitos empreendimentos têm pacotes especiais para eventos e convenções corporativas, com roteiros e atividades já prontos. 

Além disso, também é possível promover diferentes tipos de experiências, principalmente as sensoriais, que envolvem os nossos sentidos principais. Confira todas as nossas recomendações para fazer um evento ao ar livre inesquecível para os participantes e que esteja alinhado aos objetivos do seu projeto. 

Dicas para fazer um evento ao ar livre

E para fazer um evento ao vivo, temos que contar com alguns cuidados para que todos tenham segurança e não tenhamos que lidar com muitos imprevistos. Mas não se engane, eles são normais de acontecer.

Para começar, se o lugar for ao ar livre e aberto é necessário pesquisar se existem estruturas próximas que oferecem cobertura da chuva. A previsão do tempo nem sempre acerta, então, tenha um plano B caso isso aconteça. 

E mesmo que nós estejamos no Brasil, pense na época do ano em que será realizado o seu evento ao ar livre, por exemplo, no verão o tempo tende a ser mais quente e a chover mais. Enquanto no inverno alguns lugares são mais frios que outros.

Tenha certeza da média de clima do lugar em que você realizará o seu evento ao ar livre, dessa forma você pode evitar que ocorram imprevistos. Faça uma pesquisa prévia aprofundada sobre a localização e hotel em que irão ficar.

Lembre-se de pensar na sua equipe como um todo, respeitando as limitações de cada participante. Pessoas com deficiência precisam de recursos de acessibilidade que facilitem e tornem possível sua presença no evento. 

Isso envolve rampas de acessibilidade, elevadores, banheiros adaptados, tradução de Libras e muito mais. Isso garante que não haja constrangimentos de nenhuma das partes e que todos possam participar integralmente do evento.

Você também precisará se preocupar com alimentos e bebidas, se irá ser contratado um buffet ou se cada um irá levar alguma coisa para que possam comer. Isso porque muitos eventos ao livre acontecem em lugares mais afastados, sem acesso a restaurantes externos. Muitos hotéis oferecem serviço dentro do pacote. 

Caso seja um evento corporativo, contrate um buffet, mas se o caso for uma festa de confraternização ou apenas um evento entre os times, você pode fazer algo mais descontraído em que as pessoas levem as comidas e bebidas. 

É importante, ainda, se atentar a restrições alimentares. Lembre-se de que você possivelmente estará em um lugar com acesso mais difícil. Evitar emergências é fundamental! 

Prepare atividades para que todos possam fazer e participar, elas irão depender do tipo de evento que será realizado. Por exemplo, casamentos, festas de aniversários e outros encontros sociais não necessitam de uma programação extremamente fechada e restrita, eles por si só já são um tipo de atividade.

Porém, eventos corporativos, como a integração entre equipes, festas de confraternização, convenções, anúncios ou lançamentos que serão realizados em ambientes ao ar livre e abertos precisam de atividades para manter os participantes interessados e engajados.

Para realizar atividades descubra o que eles estão dispostos a participar, quantas pessoas irão participar e quem realmente irá comparecer. Essas atividades podem ser coisas como cabo de guerra, corrida de revezamento, caça ao tesouro, corrida de obstáculos e outras tarefas.

Como falamos anteriormente, é importante planejar essas atividades considerando a acessibilidade para pessoas com deficiência, mas considere também a disposição física dos participantes. Gestantes e pessoas com mais idade podem ter dificuldade em realizar todas as atividades propostas. 

Se você ainda precisa de mais dicas e ideias para a realização do seu evento com atividades que realmente engajem e chamem a atenção, confira o nosso e-book gratuito com 42 ideias para você aplicar em eventos tradicionais ou ao ar livre.

A segurança e integridade física de todos os participantes é outro ponto de atenção que não deve ser negligenciado de forma alguma. É sua responsabilidade garantir que o local é seguro e todos estão a salvo participando do seu evento. 

Dependendo da quantidade de participantes e das atividades propostas, você deve contratar um brigadista ou ainda uma equipe de primeiros socorros. Espaços de eventos e hotéis geralmente contam com esse tipo de suporte. 

E talvez a pergunta mais importante: o seu evento é híbrido? Caso a resposta seja sim, será necessário que o lugar escolhido tenha toda a infraestrutura necessária para uma transmissão ao vivo, como geradores de energia, internet, boa luminosidade e a possibilidade de passar cabos e conectá-los.

Isso é muito relevante, imagina chegar em algum lugar de onde aconteceria a transmissão de um evento híbrido e o sinal de internet não ser bom o suficiente para manter a conexão. Ou não ter uma tomada perto para conectar os equipamentos? Tudo isso deve ser pensado com muito cuidado.

Passo a passo para fazer um evento

Um evento ao ar livre precisa despertar sensações, conectar as pessoas entre si e com o ambiente em que estão presentes. Principalmente depois de 18 meses em que ficamos apenas na frente das telas!

E para começar a planejar o seu evento do zero e atingir uma quantidade significativa de participantes, nós separamos um checklist gratuito de eventos híbridos para você!