Conferência online: o que é, como fazer e ferramentas

Dentre os muitos tipos de eventos que tiveram que se reinventar com a tecnologia e os acontecimentos dos últimos anos, o modo de fazer conferência online é um deles.

Conheça mais sobre esse tipo de evento corporativo e como produzi-lo:

• O que é a conferência online?
• Como organizar uma conferência online?
• Dicas extras para sua conferência online
• Um cronograma com excelência

O que é a conferência online?

A conferência é um tipo de evento, muitas vezes corporativo, que reúne um certo grupo de pessoas, que podem ser profissionais de uma mesma organização, área de conhecimento ou nacionalidade.

São reuniões em que os participantes geralmente discutem ideias, problemas e suas soluções, inovações e muito mais.

E normalmente, quem participa desse tipo de evento são profissionais da área, estudantes que pretendem se especializar, empreendedores e funcionários de empresas. Mas é claro que, se tratando de um evento gratuito, qualquer um pode participar.

E o seu formato online é como o transporte desse tipo de evento, a conferência, do ambiente físico para o meio online, obviamente, com as devidas adaptações. Com o advento da tecnologia, agora as conferências podem ser realizadas de forma híbrida ou online.

Dessa forma, minimizam-se as necessidades de locomoção de alguns participantes e  aproxima-se quem quer participar mas mora em outro estado, ou então outro país.

Exemplos de conferência online

Algumas conferências famosas e que ocorrem todos os anos no Brasil ou fora dele, são:

• Conae – Conferência Nacional de Educação;
• Google I/O;
• WebSummit;
• Brazil Conference;
• Locaweb Digital Conference;
• TEDx.

Como organizar uma conferência online?

Para organizar uma conferência é necessário planejar com antecedência e ter atenção aos detalhes. Por se tratar de um evento de grande porte e que irá comportar pessoas com certo grau de influência em determinado mercado, tudo precisa ser pensado nos mínimos detalhes.

Defina data e horário

Pensando no seu público alvo como um todo, o primeiro passo depois da definição do tema da conferência, é escolher a data e o horário.

Analise com cuidado para escolher dias e horários que não atrapalhem a rotina do seu participante. Caso contrário as chances que ele participe serão menores.

Monte o cronograma

Logo em seguida, você estará apto para começar a organizar o cronograma e todo o planejamento. Aqui será o passo de criar painéis, mesas redondas e horários para debates sobre determinados assuntos.

Divulgue o seu evento

A divulgação de um evento é parte importante dele, a sua conferência só chegará ao número de participantes esperado com a comunicação certa e para as pessoas certas.

Aqui olhe novamente para a sua persona ou para o perfil geral do seu público alvo, só assim você poderá definir quais são os canais de comunicação mais eficientes para a sua estratégia.

Porém, existem alguns canais que são eficientes independentemente do público que se está falando, como por exemplo, o e-mail marketing e postagens nas redes sociais.

Você pode descobrir como aplicar melhor o e-mail marketing nessa Evnts Live comandada por Lucas Franco, Head de Marketing da Evnts.

Não se esqueça das ações pós evento!

E como já diz o ditado, o show tem que continuar. Então depois que a sua conferência foi finalizada, você ainda terá algumas ações a se fazer para realmente concluí-la.

Caso tenha prometido certificados faça o envio deles logo em seguida, uma boa tática para gerar mais reconhecimento é incentivar os participantes a publicar e falar um pouco sobre a experiência que tiveram nas redes sociais.

Outra coisa que pode fazer a diferença na comunicação são as pílulas, vídeos com pequenas partes do evento com convites para se inscrever no seu site e acessar a gravação.

Isso é uma forma de nutrir os seus seguidores, gerar mais leads e reconhecimento.

Dicas extras para sua conferência online

E não só de planejamento vive a pessoa que produz eventos. Ela também deve ter algumas cartas na manga para poder produzir a melhor experiência possível aos seus participantes.

Veja algumas dicas extras para aplicar ao seu evento:

Faça testes

Os testes nunca são demais. Teste a plataforma de eventos que estiver usando, vídeo, áudio, iluminação e internet. Todas essas ferramentas são cruciais para a conferência online e sem elas a qualidade pode ser prejudicada.

Mas não restrinja os testes apenas aos equipamentos, também teste a usabilidade do seu site, tanto no computador quanto no celular.

Se prepare para possíveis imprevistos

E é claro que os imprevistos podem vir a acontecer, erros acontecem e todos estamos sujeitos a eles. Portanto, tenha um plano B para possíveis acontecimentos.

Acontecimentos estes que podem, por exemplo, ser falhas na conexão de algum palestrante, problemas de acesso ou atraso na programação. Para saber mais confira o nosso artigo de gestão de riscos.

Leia mais: Gestão de riscos em eventos: como mitigar crises

Um cronograma com excelência

Uma dica que temos para você, é fazer uso da planilha de cronograma gratuita da Evnts:

Com ela você faz o planejamento macro e detalhado. E não é só a programação que você pode fazer nela, também poderá registrar todas as tarefas de cada pessoa que auxilia na produção do evento.