Gestão de eventos: tudo o que você precisa saber

duas mulheres mexendo no computador fazendo gestão de eventos

Quando trabalhamos com uma gestão de eventos eficaz, fica muito mais fácil desempenhar qualquer tarefa. Em se tratando de eventos, ela pode trazer uma  experiência ainda mais satisfatória para os participantes. E é isso que iremos conhecer neste artigo:

O que é gestão de eventos?

A gestão de um evento é tudo que lida com a organização, planejamento e as estratégias que serão utilizadas no decorrer do mesmo. Esse processo passa por diversas etapas, seja o evento online, híbrido ou presencial.

E quem vai desempenhar o papel mais importante em todo este processo é justamente o gestor ou gestora de eventos, ou seja, você!

É bom lembrar que não existe uma receita de bolo pronta para esse planejamento, mas você pode contar com alguns materiais e conteúdos que podem te auxiliar no processo.

E é claro que a organização e o planejamento trazem impactos positivos na produção do seu evento. O primeiro e principal é a possibilidade de otimizar e facilitar o processo do time.

Não podemos deixar de comentar sobre toda a logística envolvida no processo de planejamento de um evento online. Isso envolve entrar em contato com palestrantes, montar planos de emergência, de comunicação e contratar fornecedores.

E é claro que a gestão de eventos é feita por um profissional dessa área. Essa pessoa deve ser organizada e calma para lidar com imprevistos que podem ocorrer no meio do planejamento.

Dentre as competências necessárias para ser um ótimo gestor, podemos listar: a facilidade de se relacionar com as pessoas, conhecimento em negociações, criatividade, atenção aos detalhes e um bom olhar.

Principais aspectos da gestão de eventos

Em se tratando do planejamento de um evento, existem muitas áreas que devem ser cobertas, como fornecedores, informações básicas, serviços principais, infraestrutura tecnológica,  divulgação, atrações e até mesmo as métricas que serão usadas no pós evento para avaliar seu desempenho. 

E dentro de cada uma dessas áreas existem mais assuntos que vão ser tratados durante o processo, vem conferir:

Informações básicas

Esse tópico é o mais abrangente possível, mas não se engane, ele não se mistura com os demais. As informações que vamos citar devem ser o primeiro passo na sua organização. Sem elas não tem como prosseguir com o evento.

E a primeira é a data, juntamente com o horário. Como gestor de um evento, é importante que escolha uma data compatível com o perfil da sua persona, considerando seus hábitos e preferências, a fim de que  a maior quantidade possível de pessoas possa participar. 

Dentre as outras informações básicas importantes de um evento é necessário pensar no formato – híbrido, presencial ou online-, se ele ficará gravado aos participantes, quantos serão os painéis, os temas e slides.

Outro ponto importante é a moderação, todo evento online deve conter um moderador, ele pode ser alguém que está nos bastidores ou o próprio palestrante. O moderador fica responsável por subir as enquetes caso existam, ele também seleciona perguntas e interage com a audiência por meio do chat.

Considerando um evento híbrido, não podemos esquecer também da parte da locação, que é muito importante. O lugar precisa ter uma infraestrutura que permita atender tanto o presencial e o online, então faça a cotação de diferentes espaços e estúdios.

Toda a logística é importante nesse momento, devemos ficar atentos a alimentação, estacionamento, transfer e até mesmo a limpeza. E considerando que estamos em um momento de retomada dos eventos é importante que sejam adotadas medidas de restrição relacionadas ao coronavírus.

Nessa etapa precisa-se pensar nos palestrantes que irão compor os painéis e a programação do evento. Assim que essa parte estiver definida passamos para os próximos tópicos.

Divulgação

Após toda a definição das informações mais básicas – e diga-se de passagem, as mais importantes – é chegada a hora de montar a estratégia de divulgação do seu evento. Ou seja, toda a parte de marketing envolvendo landing page, identidade visual , relacionamento com a imprensa e comunicação com os participantes.

O hotsite ou landing page é a porta de entrada de todo o evento. Nela devem conter o logo, os palestrantes, programação, área de login e cadastro. Além de uma aba onde os participantes podem entrar em contato caso se depare com algum problema no site. Para melhor esclarecer, confira um vídeo da landing page da última edição do Conexão Evnts:

A definição da identidade visual, das cores, ícones e tipografia é uma etapa muito importante. O design funciona como referência do que vai ser veiculado, ou seja, ele é o principal atributo visual que deverá estar em todas as formas de comunicação do evento para que seu público identifique sua campanha com mais facilidade.

As peças  podem ser postadas nas redes sociais, usadas em e-mails, no site e em toda a comunicação do evento.  

O e-mail marketing é mais uma das estratégias que devem ser pensadas. É indicado que os participantes recebam e-mails relacionados ao evento em momentos específicos, por exemplo, no ato da inscrição, quando estiver definida a programação e alguns instantes antes do início da live, como um lembrete.

Outra forma de engajar participantes é usar as ferramentas e perfis em redes sociais para alcançar seu público. Para eventos corporativos, a dica é usar o LinkedIn, que possui recursos específicos para eventos. Também vale pedir aos colaboradores e organizadores do evento que convidem a sua rede social por meio de postagens e marcações em seus perfis. 

É comum que as pessoas esqueçam de divulgar seus eventos para a imprensa, mas se o seu objetivo é atingir muitas pessoas, vale considerar essa tarefa. Comece fazendo um release para que possa enviar a grandes portais de notícias.

Infraestrutura de tecnologia 

A tecnologia é imprescindível para fazer um evento, ainda mais quando se trata de um evento híbrido ou totalmente online. Ou seja, as ferramentas usadas, as plataformas de transmissão e audiovisual, a moderação durante o evento, pesquisa de satisfação, links e imagens que irão aparecer durante a apresentação… tudo passa pela área de tecnologia da informação.

Essa é uma área muito específica, que demanda profissionais especializados no assunto para garantir que o evento flua sem imprevistos.

Dentre as ferramentas que podem ser usadas estão Youtube, Streamyard e Zoom. A plataforma usada também é muito importante pois ela irá veicular todo o seu evento. 

Um ótimo exemplo é a solução tecnológica da Evnts que permite um chat moderado, landing page, reações durante os painéis, lançamento de enquetes e ainda fornece um dashboard com métricas importantes para o pós-evento.

A moderação durante o evento e as pesquisas de satisfação permitem que tudo seja controlado, a moderação filtra as perguntas e interação no chat. Enquanto a pesquisa de satisfação fornece informações valiosas para o pós e deve ser lançada ao final do evento.

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Fornecedores

Escolher um bom fornecedor para um evento pode ser algo demorado, porque queremos sempre os melhores profissionais para evitar problemas e imprevistos. Antes de qualquer coisa, defina as necessidades e os serviços que você espera.

Em seguida, é importante começar a fazer uma pesquisa de fornecedores e comparar os preços e serviços oferecidos de cada um. Esteja aberto a negociações e mantenha uma boa relação com todos os parceiros comerciais. 

Busque referências e indicações de outros profissionais que já trabalharam com os provedores de serviços. Então para achar o melhor fornecedor possível, pesquise, compare preços e fique dentro do seu orçamento.

Experiência do usuário

Como parte da organização, é importante pensar em toda a experiência que o usuário, no caso o participante, pode desfrutar durante todo o período. E se tratando de eventos, podemos contar com atrações, músicas e até mesmo ideias de gamificação para deixar as coisas mais divertidas.

O hotsite e a landing page são atributos que contribuem fortemente para que o usuário tenha a melhor experiência possível. Isso inclui um site otimizado e que se adeque ao mobile para os que vão acessar por essa forma.

As interações também fazem parte do universo de experiência do usuário, ou UX, então certifique-se de que os participantes se sintam acolhidos com salas de networking, comunicação frequente, informações salvas e materiais disponibilizados para download.

E essas ideias lúdicas ou atrações podem servir para manter o público engajado e entretido durante os acontecimentos. Esse também é um serviço importante para o organizador e todo o seu público.

Além de garantir o engajamento, também garante um tempo de descontração para eventos muito longos em que o público pode perder o interesse pelo excesso de informação passado.

Métricas

E a gestão do evento não acaba após a última palestra! É importante que sejam analisados os dados obtidos para que sirvam de base para os próximos ou para as suas redes sociais.

É importante que os dados sejam usados com consciência, já que sua coleta, uso e armazenamento devem estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Quanto às métricas, é importante lembrar que os indicadores devem ser definidos antes da realização do evento. É na definição dos objetivos do evento que você deve estabelecer quais métricas irá usar para medir a efetividade da sua empreitada. 

Dentre as métricas mais importantes temos o ROI (Retorno sobre investimento), o ROO (Retorno sobre objetivos), as vendas geradas, conversão, número de reações, feedbacks, o número de inscritos e o número de usuários durante as transmissões.

Na plataforma de gestão da Evnts é possível ver todos esses dados digitais em um dashboard completo, durante e depois do evento. 

3 ferramentas para gestão de eventos

Um evento é como um projeto. E para manter a organização centralizada dentro de uma equipe, muitas vezes se faz necessário o uso de algumas ferramentas que possam ajudar com isso. Veja algumas delas:

Asana

O Asana é uma ferramenta que permite o gerenciamento de projetos, assim como a data de conclusão esperada e pode-se adicionar a responsabilidade de cada membro da equipe.

Assim, todas as tarefas ficam centralizadas em um só lugar para que o evento corra da melhor forma possível. Confira essa playlist para entender mais sobre o asana:

Trello

O Trello é um aplicativo muito flexível, que se adapta a diversos fluxos e modelos de trabalho. Tem sua versão gratuita com diversas funcionalidades que permitem uma navegação intuitiva em sua interface.

A empresa realizou um webinar explicando como começar a usar e ser produtivo, confira:

Todoist

Podendo ser usado no mobile, desktop ou como extensão do Chrome, o Todoist permite um planejamento amplo do seu dia de trabalho, é possível criar projetos colaborativos e separados para cada entrega.

Nesse vídeo, veja como começar a usar o Todoist no seu trabalho:

Gestão de eventos híbridos e online

Ao falar de gestão de eventos, pensamos diretamente no presencial, porém por conta da pandemia as coisas se voltaram muito mais para o mundo digital e online. Por conta disso devemos nos voltar para os eventos híbridos e online que estão em alta nesse momento.

Cada um deles possui seu grau de complexidade durante seu planejamento e é por isso que a gestão existe, para reduzir ao máximo a dificuldade que um gestor ou gestora pode encontrar durante a organização do evento.

E para te auxiliar a fazer a gestão e todo o planejamento desses tipos de evento, nós disponibilizamos dois checklists que podem ser de grande ajuda. Eles são uma ferramenta para transformar o seu evento em algo memorável para todos. Baixe gratuitamente!

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