O uso do CRM para o gerenciamento de leads de eventos

Administrar diversos contatos e leads que chegam no setor de eventos pode ser uma tarefa bem trabalhosa. Por isso, para fazer uma gestão de leads de eventos eficaz é essencial contar com a tecnologia.

Através dela, é possível otimizar o dia a dia de quem trabalha nesse setor, automatizar tarefas manuais e, assim, dedicar mais tempo para atividades mais estratégicas. 

Nesse sentido, uma ferramenta se destaca: o CRM. Muito utilizado principalmente na área de vendas das empresas, ele pode ser um grande aliado para seu evento ser um sucesso. 

Continue a leitura e aprenda o que é CRM, como funciona e como utilizá-lo. 

O que é CRM?

Sigla para Customer Relationship Management, CRM é a combinação de práticas, estratégias e tecnologias que as empresas usam para gerenciar e analisar interações e dados do cliente. 

O objetivo dessas práticas é melhorar as relações de atendimento, auxiliar na retenção de clientes e impulsionar o crescimento das vendas. 

Todas as estratégias que englobam o CRM ajudam a entender quais são os problemas e as dores dos clientes, o que é essencial para antecipar as necessidades deles e propor as melhores soluções. Por fim, isso gera mais vendas. 

De maneira geral, pode-se dizer que o CRM envolve tudo que diz respeito ao gerenciamento de clientes. Com isso, equipes de venda armazenam diversas informações como contatos que já foram feitos com empresas, visitas, e-mails enviados e reuniões feitas. 

Tudo isso é feito através de um sistema de CRM. E é aí que entra a diferença entre o conceito de CRM e o sistema. 

Enquanto um é uma estratégia de marketing e vendas que visa conhecer profundamente o cliente, o sistema de CRM é a tecnologia que torna tudo isso possível. 

O CRM é uma ferramenta de TI que compila dados de clientes em diferentes canais. Esses dados podem incluir o site da empresa, telefone, materiais de marketing e redes sociais. 

Essa ferramenta também fornece aos membros da equipe de vendas dados detalhados sobre as informações dos clientes, como histórico de compras, preferências e preocupações de compra.

Isso oferece informações valiosas para que os times comerciais consigam atender os clientes da melhor maneira e, consequentemente, ter contatos mais assertivos. 

Para que serve um CRM?

O CRM permite gerenciar todos os dados e informações a respeito de leads, prospects e clientes. Com o uso da plataforma, é possível desenvolver estratégias de marketing e vendas mais certeiras e assim, criar melhores oportunidades de negócio. 

Isso acontece porque o CRM possibilita que as empresas tenham um entendimento maior das necessidades dos clientes e consigam potencializar as vendas. O uso dessa ferramenta também torna a rotina dos vendedores mais organizada, o que aumenta a produtividade. 

Veja na imagem a seguir algumas das principais funções do CRM: 

• Gestão da carteira de clientes: para fazer uma boa gestão de carteira, é preciso organizar os clientes e prospects por setor de atuação, produtos adquiridos e ticket médio por compra, por exemplo. O CRM permite organizar todas essas informações em um só lugar, o que torna o gerenciamento dos clientes muito mais estruturado; 
• Automação de processos: automatizar processos feitos na rotina de trabalho podem acabar com tarefas manuais que demandam tempo e esforço e proporciona acompanhamento de ações que geram interações com os clientes. Essa é uma forma de entender melhor a jornada dos clientes 
• Gerenciamento do funil de vendas: o funil mostra todo o processo de jornada de compra, desde a conversão até a venda em si. Com o CRM é possível administrar melhor todas as etapas do funil a partir de automações feitas através da plataforma; 
• Gerenciamento de tarefas: usando o CRM vendedores conseguem criar listas de tarefas para cada contato, de forma organizada e fácil de achar. Com esses registros, o trabalho se torna mais eficiente; 
• Follow up de vendas: o follow up ajuda a fidelizar o cliente e também ajuda a entender o potencial de fechar negócio de cada contato. O CRM ajuda a armazenar as informações de follow up e assim, entender se vale a pena investir em determinados clientes;
• Fluxo de trabalho: registrar todo o fluxo de trabalho a partir do CRM torna o dia a dia de trabalho mais eficaz. Com isso o atendimento ao cliente pode ter mais qualidade; 
• Criação e gerenciamento de propostas: com o CRM os vendedores podem controlar e gerenciar as propostas emitidas. Com isso, é possível acompanhar todas as negociações de forma rápida e entender como é o processo de compra de cada cliente; 
• Análises: é possível verificar todas as interações que foram feitas com leads e prospects e assim, criar estratégias mais assertivas. Com o CRM, as equipes conseguem entender o comportamento dos prospects e antecipar demandas, por exemplo. 

Como utilizar o CRM para o gerenciamento de leads de eventos

Utilizar um sistema de CRM na área de eventos é uma excelente estratégia para gerenciar leads, prospects e participantes, levando em conta seus interesses. 

Além disso, o trabalho se torna muito mais otimizado, pois com a automatização de diversas tarefas, dá para se dedicar a outras funções. 

Veja a seguir como utilizar o CRM no setor de eventos: 

Controle das informações dos leads

Ao manter os dados de leads separados, fora de um sistema, é preciso mais tempo para descobrir as principais informações deles. 

No CRM você não só armazena esses dados de leads em um só lugar, mas também consegue gerar relatórios sobre esses insights em poucos cliques. 

​​Com o uso da ferramenta também é possível ter o registro de todo o histórico de interações dos leads, como e-mails enviados e visitas que o lead fez ao site. Essas informações são valiosas para entender se o lead está preparado para a compra ou ainda precisa ser nutrido.   

Gestão do lead nas etapas do funil de vendas

Todo o caminho percorrido por um lead até o fechamento da venda é ilustrado pelo funil. A partir dele, é possível visualizar o primeiro contato do prospect com a empresa, até o fechamento do negócio.

É através do funil configurado no CRM que você conseguirá entender em qual etapa cada lead está e assim direcionar ações para cada um deles. 

Acompanhamento de interações com cada lead (follow up)

O follow up auxilia no acompanhamento dos leads para que eles avancem nas etapas do funil de vendas até realizarem uma compra. Essa tática pode ser usada em toda a jornada de compra.

No CRM, é possível agendar atividades para fazer o follow up e, cada vez que um lead avança no funil, a equipe pode adicionar novas atividades para que ele continue a sua jornada. Nesse sentido, o uso da ferramenta é essencial para nunca deixar um lead sem interações. 

Automatização dos processos de interação com o lead

Para auxiliar no follow up, a automatização de algumas atividades é essencial para nunca esquecer nenhum lead. Essa é uma forma de controlar toda a jornada do cliente com o uso da tecnologia e assegurar que todas as etapas do funil serão realizadas. 

Usando o CRM como aliado da automatização de processos e tarefas, o dia a dia das equipes fica mais ágil e produtivo, afinal, o foco estará no que realmente importa: vender. 

Análises dos resultados

Existem diversos tipos de análises que podem ser feitas a partir do CRM e que podem entregar insights valiosos para criar mais estratégias. 

As principais são o resultado das vendas, conversão e também a quantidade de perdas. Na primeira, é possível entender se o lucro da empresa está aumentando, se manteve igual ou diminuiu. 

A taxa de conversão por sua vez mostra quantos leads avançaram de etapa no funil de vendas. Esse indicador é essencial para entender se as ações de nutrição de leads são assertivas.

Por fim, entender quantas vendas não foram feitas no mês e a razão de perdas dessas oportunidades é uma forma de descobrir o que não está funcionando no seu processo e que ações criar para melhorar isso. 

Conclusão

Usar o CRM na sua estratégia de gestão de eventos traz muitas vantagens. Com ela, é possível gerenciar os leads e participantes, saber quem são seus compradores e entender o interesse e comportamento dos seus prospects. 

Ter uma boa conexão com o cliente é essencial em qualquer negócio, mas principalmente na área de eventos, onde é preciso entregar a melhor experiência aos participantes. 

Sendo assim, o CRM é uma excelente ferramenta para garantir um relacionamento eficaz e duradouro entre a empresa e o cliente.Conheça o Ploomes e faça a gestão dos leads dos seus eventos!