Equipe de eventos: o que é e como montar uma

Planejar eventos não é uma tarefa fácil, certo? Como o próprio nome já indica, trata-se de pensar em toda a estratégia de um evento, lidar com eventualidades em todas as fases do trabalho, executar… e é preciso que a equipe esteja preparada, com competências e habilidades específicas.

Então, como montar uma equipe de eventos de sucesso? Para quem vai recrutar, a cobrança que acompanha um processo como esse deve ser proporcional ao planejamento que antecede a contratação.

Vamos destacar os principais atributos a buscar para fazer a seleção dos profissionais certos. Veja nossas dicas a seguir!

Quais são os principais atributos para uma equipe de eventos?

O trabalho em equipe é uma das qualidades mais esperadas e valorizadas em um time. Isso se deve ao benefício que se colhe quando acontece a combinação das expertises. Com base nisso, você tem que ficar de olho em características como organização, dinamismo e habilidade de relacionamento interpessoal.

Organização

Uma rotina de trabalho é preenchida com dezenas de afazeres. Sem a devida organização, o profissional se perde e não consegue priorizar o que precisa, prejudicando suas entregas. A boa notícia é que é possível treinar e aperfeiçoar essa habilidade.

Em uma equipe para eventos, a organização faz toda a diferença, porque o trabalho envolve muitas informações e datas, que devem ser gerenciadas corretamente para não gerar nenhum atraso.

Dinamismo

Um colaborador dinâmico é aquele que lida com diversas atividades ao mesmo tempo. Isso não significa que ele vai entregar algo pela metade, mas que é “desenrolado” e tem “jogo de cintura” para atender ao que é pedido de forma mais ágil e intuitiva. Quando se trata de eventos, podemos afirmar que uma pessoa dinâmica resolve os problemas com maior facilidade.

Relacionamento interpessoal

Uma das ações mais comuns de quem trabalha com eventos é conversar e negociar com fornecedores. Eles precisam ser parceiros, já que ter um bom relacionamento é muito positivo para a fluidez das operações. Ter carisma e gentileza no tratamento das pessoas é fundamental para estreitar relações com outras empresas.

Quais profissionais compõem a equipe de organização de eventos?

Hoje existe uma formação superior específica para quem deseja trabalhar no planejamento e organização de eventos. Porém, profissionais de outras áreas também podem fazê-lo, desde que sejam relacionadas, como marketing e comunicação.

A importância, de fato, mora nas habilidades comportamentais e competências técnicas. Assim, é importante que os profissionais tenham qualificações complementares como Cerimonial, Gestão de Custos, Técnicas de Planejamento etc.

Como fazer recrutamento para área de eventos?

Primeiro, é preciso entender que recrutar e selecionar são atividades diferentes que, embora se complementem, têm um passo a passo diferente. Recrutar é a primeira etapa e consiste em buscar o perfil certo de profissional. Naturalmente, toda equipe tem uma demanda particular, por isso, a descrição do cargo e da vaga deve ser alinhada às necessidades.

É nesse momento que vai entrar em pauta:

• a formação que o profissional precisa ter;
• as competências e habilidades que ele deve apresentar (por exemplo: ser ágil, proativo etc.);
• as características que ele não deve ter (por exemplo: falta de objetividade, apatia etc.);
• as expectativas para a vaga e a empresa;
• as experiências na área e como elas se relacionam com a vaga.

Depois de você alinhar com cuidado esses dados, vai ficar mais fácil chegar ao perfil necessário para a empresa. Isso ajuda a filtrar o processo, descartando desde o princípio aqueles candidatos que não se enquadram no que é esperado pela empresa para o cargo.

Geralmente, esse recrutamento é feito de forma digital, em plataformas de recrutamento e seleção. Mas ele também é feito off-line, com o uso de banco de currículos e até recebimento de indicações.

Como fazer seleção para área de eventos?

O processo seletivo para contratar profissionais da área de eventos costuma ser parecido com o de outros segmentos, mas tem diversas especificidades em que é preciso prestar atenção. E, independentemente do tipo de recrutamento, a prioridade é ser eficiente, começando do jeito certo: alinhando corretamente o perfil.

Considerando a vaga, as dinâmicas e testes devem ser compatíveis. Por exemplo: sabendo que a gestão de tempo e a organização são habilidades essenciais, vale a pena incluir testes comportamentais que ajudem a diagnosticar essas características.

Já na entrevista, o recomendado é colocar o currículo à prova. O recrutador vai analisar as experiências e cursos que foram realizados. Se o documento cita um curso de espanhol, por exemplo, e esse é um requisito da vaga, é natural que o responsável pelo processo avalie essa habilidade, seja por meio de uma prova escrita ou de forma oral, no decorrer da conversa.

Nesse momento, é muito importante prestar atenção à postura e ao modo de falar do candidato. Afinal, como já dissemos, o relacionamento interpessoal é uma das características decisivas para o profissional de eventos. Assim, é na etapa da entrevista que o recrutador vai ter a oportunidade de identificar e avaliar, ao longo da conversa, essa capacidade de comunicação e relacionamento.

Também é produtivo e ajuda na avaliação a solicitação de um estudo de caso por parte do candidato. Nele, o avaliador poderá descrever um evento fictício e propor algumas ideias com base em um orçamento estipulado. Assim, será possível ter uma visão mais ampla sobre suas experiências e forma de trabalhar.

Para finalizar, lembre-se de questionar os interesses e expectativas da pessoa. O tão sonhado match não envolve apenas o comportamento e a técnica, mas também se há uma afinidade entre o que a empresa espera e as características de quem está prestes a se vincular a ela. É fundamental contratar pessoas que estejam, desde o primeiro instante, engajadas com a cultura e os valores da organização.

Para otimizar o processo de contratação de uma equipe de eventos, você pode contar com ferramentas de recrutamento e seleção mais ágeis e práticas. Fazer um investimento desse tipo ajuda não só o time de RH, mas todos os que dependem dele para novas admissões. Com o uso da inteligência artificia, encontrar um profissional de eventos torna-se um processo muito mais rápido.

Esperamos que as informações sobre como montar uma equipe de produção de eventos . Compartilhe esse artigo nas suas redes sociais para que seus colegas também saibam sobre o assunto!