Como transformar um evento presencial em evento online

palco palestra evento rio2c

Junto com a pandemia, vieram novas adaptações quanto à configuração de eventos. Transformar um evento presencial em evento virtual tornou-se um grande desafio, já que são realidades bastantes diferentes, e o planejamento do evento online conta com atividades que não existem no físico.

Assim foi com o evento Rio2C – o maior evento de criatividade da América Latina, que tem o objetivo de reunir culturas e ideias em um ambiente diverso e multidisciplinar abrangendo muitas áreas de conteúdo. 

Neste artigo, vamos entender melhor como as produtoras de eventos Carolyne Goethe e Tatiana Ribeiro transformaram – quase que da noite para o dia – um evento presencial com foco em networking e criatividade em um evento online de sucesso. O conteúdo está dividido da seguinte maneira:

Rio2C 2020: um evento virtual de criatividade 

Diagrama mostrando porque o Rio2c é um bom evento para os patrocinadores investirem.
O evento reúne criadores de conteúdo e profissionais de audiovisual, globalmente.

Desde a sua primeira edição, o Rio2C conta com participantes renomados nacionais e internacionais da indústria criativa, verdadeiros especialistas em conteúdo audiovisual, música, filmes, séries, games, marcas e inovação. O mercado no qual o evento se insere envolve mais de mil empresas em busca de networking e novos negócios.

Na versão digital em 2020, o evento teve:

  • Impacto econômico de R$70 milhões;
  • Mais de 25 mil participantes;
  • 9 terabytes de dados navegados;
  • 1060 palestrantes;
  • 1000 empresas brasileiras e estrangeiras;
  • 1537 reuniões de negócios;
  • 780 horas de conteúdo.

Embora os resultados sejam muito satisfatórios, houve um desafio ainda maior nos bastidores: adaptar o evento para a versão online com apenas 30 dias de antecedência. 

Quem conta essa história de sucesso é a Head de Planejamento e Inteligência de Marketing, Tatiana Ribeiro, junto com a Carolyne Goethe, Analista de Mídia Digital do Rio2C. 

Como adaptar um evento presencial para o ambiente digital 

O primeiro ponto a ser reconhecido, segundo as organizadoras, é o fato de que não dá para simplesmente transferir o evento online para o presencial. Então, o planejamento, o formato, e os recursos não devem ser estritamente replicados no momento de transformar um evento presencial em evento online. 

No caso do Rio2C, um evento de networking, isso fica ainda mais evidente. 

“Mais do que a parte teórica, as pessoas estão em um evento para serem vistas, para fazerem negócios. Por mais que a gente se esforce, as plataformas não conseguem fazer isso. É impossível projetar um evento físico e replicá-lo no digital. Mas você consegue melhorar o digital.”, diz Tatiana.

O formato do evento, um dos itens do planejamento, depende de vários fatores. Certamente o conteúdo e o evento online permanecerão, já que  a ampliação da participação do público é uma vantagem que veio para ficar.  

“A versão online trabalhada (e não só a transmissão) ajuda a espalhar a palavra e democratiza o acesso de pessoas de outros países, já que a probabilidade de eles virem presencialmente para o Brasil participar é remota. Mesmo no Brasil, vimos um movimento maior de pessoas fora do eixo Rio-São Paulo, o que também trouxe mais pluralidade para as discussões.”, destaca Carolyne. 

Tempo de duração e escolha de datas

Um dos grandes aprendizados das produtoras de eventos foi a relação entre o tempo de duração das palestras e o comportamento dos participantes. 

Quando você vai no evento, você sai da sua realidade, você se dedica àquilo. Em casa você tem outras distrações.”, pontua Tatiana.

“Um aprendizado que tivemos foi respeitar a dinâmica do evento online. Nós simplesmente replicamos a agenda do evento presencial para o híbrido, considerando 8 palestras de 1 hora por dia. Vimos no terceiro dia que o formato era cansativo e que a audiência começava a se dispersar, as pessoas se distraíam depois de certo tempo. No evento presencial, o participante ficava imerso naquele ambiente, passava o dia todo no evento, tinha coffee break, happy hour, troca de sala, conversas no corredor. No online, as mensagens precisam ser passadas de forma mais objetiva, considerando que a experiência é a principal fonte de engajamento. ” diz Carolyne.

Não existe uma regra de tempo ideal para cada tipo de evento, mas reduzir a duração  das palestras para que não sejam tão cansativas é certamente uma boa prática. A questão do horário – horário comercial, após o expediente, final de semana –  também precisa ser trabalhada, o conteúdo e o perfil da audiência vão ajudar a definir isso.

Antes da publicação da data do evento, vale fazer uma pesquisa para verificar se há eventos ou feriados concorrentes que possam interferir na participação da sua audiência. Em se tratando de um evento social, isso pode ser bastante proveitoso. Os fusos horários também devem ser considerados se existe a possibilidade da participação de pessoas de outros países.

Networking e Pitch para eventos online

Segundo Tatiana, “o evento Rio 2C é um evento para networking”. Neste sentido, no formato online houve uma melhora significativa neste quesito – já que agora as pessoas não precisam mais do acaso para encontrar outras com quem desejam interagir.

Além disso, no home office os dias são mais longos, de modo que as pessoas não têm que se deslocar para encontrar outras, sobrando mais  tempo para fazer networking – o que nem sempre era priorizado.

No Rio2C havia salas de conversa entre produtores de grandes empresas como a Netflix, Amazon, Porta dos Fundos e Globoplay, conectando-os com criadores de conteúdo, que apresentavam seus projetos numa espécie de Shark Tank da criação. Os roteiristas podiam apresentar suas propostas em salas individuais moderadas pela organização do evento. Essa  boa prática certamente será replicada para as próximas edições do evento, prevê Tatiana.

Conteúdo interativo e a tecnologia

O grande desafio é atrair a atenção das pessoas de uma maneira completamente inovadora, sem deixar tanto a perder quando comparado com os eventos presenciais. É hora de realmente transformar, se adaptar e pensar em novos caminhos.

Entre as soluções mais básicas, as produtoras recomendam  apostar em opções colaborativas, como compartilhamento de conteúdo entre os participantes e votações online para definir atrações e horários, por exemplo. 

Tatiana comenta que deve ser esperado para este ano um evento digital com formato totalmente diferenciado, a fim de surpreender o público e superar o evento do ano passado, que trouxe tantos aprendizados. 

Entretanto, ambas reforçam a dificuldade em inovar e promover experiências digitais inesquecíveis, uma vez que os recursos disponíveis dependem muito mais do participante do que da organização.

Sem contar que ainda é necessário enfrentar questões básicas de infraestrutura tecnológica, como estabilidade e disponibilidade de internet de qualidade em boa parte das regiões do País. Muitas pessoas acompanham eventos online pelo celular, então, é importante também considerar esse detalhe durante o planejamento tecnológico do evento. 

Checklist para transformar evento presencial em evento online

A Evnts é uma referência em tecnologia para eventos online. Seja para a realização de eventos híbridos ou totalmente online,  você encontrará as melhores e mais modernas soluções para ter um evento bem feito. Para te ajudar com isso, nosso time de especialistas preparou um um checklist para facilitar seu planejamento.

Conclusão

Embora cada formato de evento tenha suas particularidades, é fato que o planejamento do presencial e do online  é totalmente diferente. Como vimos, é impossível simplesmente replicar um evento presencial em formato digital – afinal as condições são diferentes e as expectativas também. 

Fazer o planejamento de um evento online é totalmente diferente, algumas técnicas e boas práticas podem sim ser utilizadas, entretanto, é necessário adaptar-se à uma nova realidade, onde as distrações são muitas e as condições tecnológicas pouco favorecidas.

As boas práticas da Rio2C resultam certamente em novos aprendizados para produtores de eventos, que estão enfrentando este desafio e podem se inspirar nos erros e acertos para encontrar a sua própria fórmula.

Esperamos que esse conteúdo tenha contribuído para traçar estratégias eficientes na fase de planejamento do seu evento. Se você tem algo sobre o assunto para compartilhar, esteja à vontade para fazê-lo, pois gostaríamos de saber também.

Te convidamos a conhecer a comunidade Backstage, um ambiente virtual e colaborativo onde você pode conversar com outros profissionais da área de eventos e saber mais sobre estratégias de divulgação de eventos de todos os formatos.

E para já te deixar com vontade de saber como será o Rio2C 2021, aí está o vídeo institucional:

A edição deste ano do Rio2C promete ser, mais uma vez, um case de sucesso.

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