Metodologias ágeis em eventos online

Ao começar um projeto de evento online devemos garantir que a execução saia de forma perfeita e coerente, para que a entrega seja de acordo com o esperado. E dentre as milhares de formas de garantir esse resultado final, estão as metodologias ágeis. Veja mais no artigo a seguir:

• O que são metodologias ágeis?
• Metodologias ágeis aplicadas aos eventos online
• Principais tipos de métodos ágeis
• Como organizar um evento online?

O que são as metodologias ágeis?

A metodologia ágil é um modelo de trabalho que surgiu para auxiliar na resolução de problemas durante a gestão de projetos dentro das empresas. No momento em que nos encontramos, na indústria 4.0, as corporações buscam mais resultados, em menor tempo e com menos erros.

Dessa forma, os métodos ágeis surgiram para ajudar as empresas a evoluir buscando processos eficazes para toda a equipe. E apesar de ter começado no mercado de Tecnologia da Informação, é um modelo que vem sendo usado em diversas áreas, inclusive no mercado de eventos

Um software é algo criado para que possa facilitar a nossa vida e deixar alguns processos mais simples. Porém o processo para que isso aconteça também precisa ser otimizado e feito de forma ágil.

Com isso, surgiram as metodologias ágeis que foram criadas para que os projetos de engenharia de software fossem feitos da melhor forma possível e com frameworks específicos.

São métodos que vêm sendo usados desde 2001 e já surtiram efeito em diversas equipes, não necessariamente apenas na área do desenvolvimento de softwares.

Mas se engana quem acredita que os métodos ágeis são uma coisa só. Na verdade eles são um conjunto de aplicações que podem ser usadas de acordo com adaptação e necessidade. Alguns exemplos são o Scrum e Kanban.

Através de orientações, padronização de processos e diferentes metodologias, é possível deixar o seu evento muito mais prático e organizado para todos, tanto para sua equipe quanto para o cliente que ficará satisfeito com o resultado final.

O que é ser ágil?

Buscando a palavra ágil em um dicionário vamos obter a seguinte resposta: “que se comporta ou trabalha de maneira eficaz e rápida.”, ou “que acha uma solução rápida”. E não teria uma definição melhor que essa!

Realmente, ser ágil é sobre trabalhar com um certo comportamento consistente para atingir um objetivo, que, no nosso caso, é um evento bem feito com o melhor resultado final possível.

Para entender o conceito, veja a explicação da especialista em metodologias ágeis Luciana Moraes na 2° edição da Backstage Talks:

O manifesto ágil

As metodologias ágeis seguem o manifesto ágil, um documento que oficializa essas práticas e a existência delas. Ele foi criado em 2001, por um grupo de 17 pessoas, e tem 12 princípios distribuídos em 4 pilares:

• Comunicação;
• Praticidade;
• Alinhamento de expectativas e colaborações;
• Adaptabilidade e flexibilidade.

A comunicação diz respeito à priorização das interações entre pessoas, acima de procedimentos e ferramentas. Já a praticidade mostra o quão importante é que o tudo esteja funcionando como o esperado.

O alinhamento de expectativas e as colaborações servem para deixar o trabalho mais claro com o cliente, de forma que a equipe possa trabalhar com ele de forma mais abrangente.

A adaptabilidade e a flexibilidade são  muito importantes, não pode-se deixar que as respostas às mudanças ocorram atrapalhem o fluxo com o qual trabalhamos, precisamos ser mais ágeis.

Vantagens das metodologias ágeis aplicadas aos eventos

E é claro que aplicar esses métodos nos seus projetos de eventos vai dar ótimos resultados, por exemplo, um maior alinhamento entre a equipe e o cliente, facilitando a resolução de problemas e evitando conflitos desnecessários.

Assim como reduz os riscos de erros e retrabalho, os processos auxiliam no direcionamento do projeto e isso impacta diretamente no resultado e em sua qualidade.

Quando aplicamos os métodos ágeis nos encontramos mais flexíveis a questões de adaptações necessárias em projetos de eventos, assim economizamos tempo e esforços.

Por exemplo, no contexto das metodologias ágeis, trabalhos como montar um cronograma apurado, gerenciar muitos fornecedores ao mesmo tempo, fazer acompanhamento com o cliente e muitos outros ficam mais fáceis de lidar.

Dessa forma podemos eliminar ou minimizar os imprevistos, desalinhamentos, atrasos e mantemos o senso de colaboração dentro da equipe.

São diversos os benefícios que a metodologia ágil traz para dentro da equipe e para a entrega final. Além de todos os que já citamos, podemos nos lembrar da personalização do evento do seu cliente, assim como a produtividade que se torna muito melhor.

Metodologias ágeis aplicadas aos eventos online

Mas agora, como aplicar essa metodologia ágil nos seus eventos online e desfrutar de todas essas vantagens? O primeiro passo é  conhecer as diversas práticas e frameworks que podem facilitar o  dia a dia do produtor de eventos.

O alinhamento, a comunicação e todas as etapas e processos do planejamento de um evento são pontos beneficiados com a aplicação das metodologias ágeis. Ser ágil em um evento significa eliminar burocracias desnecessárias, otimizar os processos de trabalho e evitar o retrabalho.

É tudo pensado para que o cliente tenha a melhor experiência possível e a sua equipe também!

Para começar a aplicar esses métodos, ensine todos os profissionais que trabalham com você sobre a metodologia que será usada, seja Kanban, Scrum ou qualquer outro. 

E não se afobe para que seja colocado em prática, se todos não estiverem entendidos sobre o que se trata. Os métodos não irão funcionar como esperado e podem acabar atrapalhando o desenvolvimento do projeto. 

Uma ótima dica é criar um quadro visual com tarefas que devem ser feitas, que já foram concluídas ou que ainda vão entrar em andamento. Uma ótima ferramenta para essa gestão de evento é o Trello, que permite a visualização de um quadro de tarefas.

Principais tipos de métodos ágeis

Como já citamos neste artigo, o Scrum e o Kanban são os principais tipos de métodos ágeis que podemos aplicar no dia a dia. Conheça mais sobre eles e veja qual se adequa melhor à sua realidade:

Scrum

O Scrum é um dos métodos ágeis para utilizar nos seus eventos, eles auxiliam na gestão e desenvolvimento dos projetos. Dentro do framework de eventos temos três papéis bem definidos, e seguir essa hierarquia de trabalho é bastante relevante. 

O primeiro é o Product Owner, ou dono do produto, em português. Ele é o responsável por gerenciar a equipe e o Backlog do seu evento. O Backlog se refere à lista das tarefas necessárias para algo, ou seja, para um evento.

O segundo papel é o do Scrum Master, que  é o líder da equipe e deve auxiliar todos e coordenar as tarefas de cada um. É função do Scrum Master garantir que todos os profissionais do seu time cumpram com o método.

Por  último, temos o Time Scrum, caracterizado por todos os profissionais envolvidos no projeto e na execução do seu evento.

O Scrum é um framework com diversos termos próprios. Por conta disso, tenha certeza de que toda a sua equipe compreende a metodologia e está familiarizada com eles, a fim de  evitar confusões.

Para saber como funciona o Scrum, confira outro vídeo da Luciana Moraes, fundadora do Manifesto do Evento Ágil:

Kanban

O Kanban também é um método ágil extremamente conhecido, sendo provavelmente o mais antigo. É um sistema inspirado em preceitos japoneses de organização do fluxo de trabalho em fábricas.

Ele é um método muito mais visual e usa quadros, checklists, post-its, entre outros. Por conta dessa característica, ele fornece uma visão do projeto em si e de como anda o seu desenvolvimento.

Ele traz muitos resultados, por isso, é o principal método utilizado em empresas, eventos e escolas. O quadro criado deve ser dividido em 3 áreas, sendo elas: “To Do”, “Doing” e “Done”.

As palavras são inglesas e suas traduções são respectivamente: “a fazer”, “em andamento” e “concluído”. Com esses quadros, todos da equipe sabem o que cada um está fazendo e em que etapa está cada tarefa.

Isso aumenta a produtividade de todos os profissionais e ajuda a evitar atrasos, além de dar a visão do todo. O Kanban pode ser feito de forma física (como quadros citados anteriormente)  ou sites como Notion, Todoist e Asana, que são ferramentas específicas para produtividade.

Como organizar um evento online?

Mesmo que você aplique o Scrum, ou Kanban ou qualquer método ágil no planejamento do seu evento, existem alguns pontos que não podem faltar de jeito nenhum.

E para que você não se esqueça de nada, disponibilizamos um checklist de eventos online gratuito para você usar com a sua equipe na hora de montar o planejamento. Confira abaixo: