3 passos para simplificar a gestão e organização de eventos científicos

Existem diversas formas de transmitir conhecimento a um público, tais como aulas, livros e sites. Os eventos técnicos, científicos e acadêmicos podem ser um sucesso e ter grande utilidade para seu público, tudo depende de como for realizada a gestão e organização de eventos desse tipo.

Porém, muitos profissionais, ainda utilizam as mesmas formas de organizar um evento, sem inovar! Enquanto outros já entenderam que a tecnologia e a gestão organizacional de um evento podem caminhar juntas.

De maneira geral, organizar um evento pode não parecer algo muito difícil. Mas, para que isso aconteça, é necessário que ao organizá-los alguns aspectos sejam levados em consideração.

Como melhorar o desempenho da organização de seu evento?

Ao organizar um evento, é preciso visar, planejar, implementar, avaliar e controlar o desempenho dessa organização.

Dessa forma, buscar pela eficiência dos processos e a rapidez das ações são formas de melhorar a qualidade do evento. Mas como?

Se você optar por ferramentas apropriadas e utilizar as tecnologias certas na gestão e organização de eventos, terá grande possibilidade de alcançar os objetivos desejadas, basta apenas adaptar corretamente de acordo com o projeto proposto.

O passo a passo de uma boa gestão e organização de eventos

Existem diversos tipos de eventos direcionados ao ensino, tais como: congressos, seminários, simpósios, conferências, palestras, mesas-redondas, fóruns e workshops.

Passo 1: Planejar

Existem várias dicas de como planejar e tornar a gestão e organização de eventos que você pretende realizar. A primeira coisa básica a se fazer é: reunir as pessoas que farão parte da equipe de realização do evento!

É muito importante ter um grupo de pessoas dedicadas, responsáveis e que estejam realmente dispostas a fazer desse evento um verdadeiro sucesso, pois os resultados positivos vão depender exclusivamente da dedicação e do bom trabalho dos mesmos. Após a escolha da equipe alguns assuntos por elas já devem ser resolvidos:

  • Tema do Evento;  
  • Público alvo;  
  • Data da realização do evento;  
  • Estratégias de patrocínio;  
  • Local;  

Depois disso, está na hora de buscar e convidar os palestrantes. Para isso, você deve ter em mãos uma lista de possíveis palestrantes com um número “x” a mais que o necessário, já que nem todos estarão disponíveis nessa mesma data.

É preciso ser feito, também, um debate sobre orçamento do evento e valores de inscrições. Dessa forma, é muito importante que seja decidido quais tarefas serão necessárias, quem ficará responsável por cada uma das tarefas e como essas tarefas serão executadas.

Passo 2: Organização

Ter um modelo de gestão e organização de eventos é de grande utilidade, nesse modelo você deve ter todos os pontos que deverão ser divididos aos seus respectivos responsáveis.

Financeira

Nesta fase você deve buscar os recursos para executar os itens previamente planejados. Já deve estar definido quais os palestrantes confirmaram presença e como ficou a agenda, para isso, os nomes já devem estar confirmados e o local também.

No próximo passo você deve definir a forma de financiamento do evento, se é patrocínio, parceiros ou dinheiro próprio. A comissão organizadora deve buscar adquirir a maior quantidade de recursos financeiros possíveis para investir no evento e, assim, diminuir os gastos do evento.

Nessa etapa, é o momento de pesquisar preços, entre eles, alimentação, hotéis, passagens, deslocamento, pagamento de equipes terceirizadas, entre outras coisas.

Na maioria dos casos buscam-se patrocinadores, ou seja, empresas ou pessoas que contribuam financeiramente em troca de propaganda e de seus produtos ou serviços.

Após acertar com os patrocinadores, é preciso proceder com as atividades de divulgação, ou se for o caso, contratar uma empresa de publicidade para elaborar os cartazes, folders, para distribuir nas universidades e empresas, com o intuito de convidar os alunos e os empresários do ramo.

Programação

Chegou a hora de determinar a agenda de atividades que serão realizadas durante o evento!

Caso seu evento possua o processo de submissão, avaliação e apresentação de trabalhos, é preciso gerenciar a divulgação e chamada desses trabalhos. Além de definir os prazos de avaliação e os dias/horários das submissões e apresentações. Por fim é necessário divulgar e publicar os anais do evento

Para organizar as apresentações desses trabalhos é necessário calcular o tempo destinado a cada sessão. Uma sugestão é que imediatamente após a exposição do autor, tenha início à sessão de perguntas e discussões a fim de se evitar a dispersão do assunto.

Você deverá escolher também como será o cadastro dos participantes. Por isso, você precisa saber se haverá venda de pacotes para os dias do evento ou a venda apenas da entrada para um dia. Ou seja, baseando-se no orçamento, você irá definir os preços de todas as atividades e escolher como vendê-las.

Para facilitar a gestão e organização de eventos, muitas equipes utilizam planilhas de orçamento e um calendário para organizar suas tarefas! Você também não pode esquecer de utilizar um CheckList para ter controle de tudo que está sendo feito! Com o auxílio de aplicativos, calendários, planilhas e outras ferramentas, você deve definir alguns pontos importantes:

  • Definir pessoa para realizar a recepção ou atendimento
  • Definir equipe para serviços de manutenção e instalações de equipamentos (se será com equipe terceirizada ou não)
  • Como será feito o processo de emissão dos certificados dos correspondentes inscritos
  • Decidir quais os trajes que devem ser usados pela equipe para a ocasião
  • Criar etiquetas e materiais que serão produzidos e distribuídos no evento

Passo 3: Torne a tecnologia sua melhor amiga!

Utilizando a tecnologia como aliada à sua gestão e organização de eventos, você pode tornar a vida da equipe organizadora e dos participantes muito mais fácil. A tecnologia também gera credibilidade ao seu evento, por proporcionar uma experiência inovadora aos envolvidos.

Divulgação

Grande parte do sucesso de uma gestão e organização de eventos está na divulgação! Você deve realizar a divulgação dos eventos em momentos estratégicos que envolvem os prazos para entrega de resumos e artigos – por exemplo, às vésperas das datas limite para pagamento de inscrições com desconto.

Além disso, é importante encontrar os canais adequados para a promoção do evento, você pode criar um evento no Facebook e distribuir folders, por exemplo. É recomendado que as informações de todo evento estejam disponibilizadas na internet, através da criação de um HotSite. Mas como você pode ter uma página própria do seu evento? Uma opção é utilizar ferramentas gratuitas que auxiliam na criação de sites.

A internet é uma ferramenta importante de divulgação, mas existem outros aspectos como o processo de submissão de resumos, trabalhos, apresentações e inscrições que podem ser viabilizados. Utilizando softwares e aplicativos que auxiliem na gestão e organização de eventos, você pode dar andamento terá menos trabalhos manuais nesse processo.

Tudo Online

Se você optar pela venda online das inscrições dos participantes, você pode utilizar algumas das diversas plataformas feitas para venda online de ingressos! Ter uma página online do seu evento também é muito útil para disponibilizar a programação do evento por 24h aos participantes e palestrantes.

Quanto ao credenciamento, já pensou em tornar a entrada do seu evento mais rápido e com menos filas? Hoje em dia a tecnologia permite a leitura de QR codes das entradas dos participantes previamente cadastrados.

A comunicação entre organizador e participantes também fica mais fácil com um sistema online! Afinal, todo mundo está conectado o tempo todo em todo lugar.

É interessante também elaborar um questionário de avaliação do evento, para os participantes responderem e posteriormente a comissão organizadora receber um feedback.

 


A Even3 é uma plataforma especializada na gestão e organização de eventos técnicos, científicos e acadêmicos. Com o serviço desse software você pode gerenciar as atividades, vendas de inscrições e muito mais!

Deixe uma resposta

O seu endereço de email não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *