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O Guia Definitivo para a Produção de Eventos de Sucesso

Evento, por sua definição significa acontecimento, mas também imprevistos, como justifica o termo eventualidade. No entanto, acredito que essas duas definições: acontecimento e imprevistos, são as que melhor definem o que é realizar eventos.

Produzir um evento, seja ele de caráter social ou empresarial é promover encontros, criar um ambiente para que relacionamentos aconteçam, pessoas e ideias se conectem. E esse é o principal legado de um evento.

Para que essa experiência seja positiva e mais do que isso, memorável e eficiente, um profissional de eventos passa por diversas etapas desde sua idealização até a colheita de frutos do evento já realizado. E nesse post, vamos passar por cada uma dessas etapas.

Sabemos que são diversos os tipos de eventos: de congressos à casamentos, mas iremos abordar tópicos inerentes a grande parte de situações e possibilidades, com ênfase nos eventos corporativos.

Vamos dividir essas etapas em 4 fases: planejamento, produção, execução e conclusão.

 

1 – Planejamento: tive uma ideia

O planejamento é a primeira fase de um evento. É quando trabalhamos a ideia inicial e a amadurecemos até termos um plano de ação para executá-la.

Muitos eventos surgem da necessidade de se solucionar um problema.

Por exemplo: uma determinada empresa farmacêutica lança um novo produto e com isso surge a necessidade do corpo médico tomar conhecimento desse novo medicamento para consumí-lo; e assim, nasce a ideia de realizar um evento de lançamento.

Quando recebemos a demanda de um evento, ou “um problema” para solucionar, devemos fazer alguns questionamentos:

 

  • Qual o principal objetivo desse evento?

Para responder a essa pergunta, procure ser sucinto e converse com o máximo de pessoas envolvidas no projeto. Elas poderão te explicar o que se espera desse evento. Certifique-se que isso está claro e alinhado entre todos.

Por exemplo: se um diretor comercial almeja o aumento de 10% nas vendas após determinada convenção e o RH da mesma companhia espera promover integração cultural entre os colaboradores, pode ocorrer de um dos lados ficar decepcionado com os resultados da Convenção.

 

  • Quais indicadores irão me mostrar que o evento foi um sucesso?

Procure responder esse questionamento com dados tangíveis. Ao afirmarmos “Quero que os convidados gostem do evento e desejo ter uma alta taxa de presença” não estão sendo usadas métricas tangíveis e sim, subjetivas. Procure usar indicadores como “Quero obter a média de 8,9 ou mais no questionário de avaliação e desejo aumentar a venda do produto apresentado em 15% nos próximos 6 meses após o evento.”

É importante também focar a mensuração dos resultados com base no objetivo do evento, e não apenas na execução. E com base nisso, faça a seguinte pergunta:

 

  • Um evento é melhor forma de alcançar determinado objetivo?

Faça questionamento como: um e-mail marketing ou outros canais seriam capazes de alcançar os mesmos objetivos? Por que o evento é a melhor estratégia para minha necessidade?  No caso do exemplo citado acima, a visita de representantes comerciais em consultórios médicos não seria suficiente? Estaria mais ou menos alinhado com a estratégia de lançamento?

Essa é uma etapa importantíssima no planejamento, mas muitas vezes negligenciada, e pode ser adaptada a todos os tipos de eventos, até mesmo sociais.

 

2 – Colocando a ideia no papel:

Para finalizar o planejamento do evento precisamos preencher um resumo de suas especificações (o famoso briefing) e criar um cronograma de planejamento. Nessa fase também se faz muito importante a definição do budget, ou seja, qual a verba que pretende se investir nesse evento.

Durante a produção, quando os orçamentos de produtos e serviços forem colhidos, pode-se cair no erro de perceber que o budget idealizado não atende ao evento. Geralmente o evento acaba custando muito mais do que se gostaria. Uma dica para evitar esse desencontro é: tenha pelo menos um local para eventos de referência (como auditórios, buffet, pavilhão etc) e o seu custo de locação, pois esse item costuma ocupar a maior fatia do budget e dessa forma é possível prever se o valor sugerido corresponde à realidade do evento desejado.

Após essas definições, devemos esclarecer e conhecer o público do evento.

Um evento é feito por pessoas. Entender e conhecer as pessoas que farão parte dessa experiência é de extrema importância para sermos assertivos quanto ao formato ideal, conteúdo, tecnologias, atendimento etc.

Feito isso, partimos para a etapa mais longa e complexa da realização do evento, a produção.

 

3 – A produção: tirando a ideia do papel

Essa é uma fase muito empolgante e árdua do evento. É quando colocamos a mão na massa e  surgem diversos conflitos para serem resolvidos.

O primeiro passo é listar as tarefas do evento, imaginá-lo em sua totalidade e enumerar todos os itens que serão necessários.

Vamos fazer um exercício rápido: pense numa palestra.

Agora escreva todos os itens que imaginou serem necessários.

Sinto informar, mas você se esqueceu de algo. Pode ser que pensou no ar-condicionado, mas não se atentou se o local exige a contratação de um gerador. Ou que pensou na tradução para um palestrante internacional, mas se esqueceu de verificar se será necessário um mestre de cerimônias. O público necessita de hospedagem, quais são as opções viáveis? Os participantes têm restrições alimentares? O evento cai num feriado municipal? Etc.

O antídoto para isso é repetir o exercício muitas vezes, com diversas pessoas da equipe, em conjunto com o cliente, entre outros.

Feito essa lista de necessidades e tarefas, vem a segunda etapa da produção que é o cronograma. Com tantas coisas pra fazer, por onde começar? O cronograma vai te ajudar a responder.

Os itens que na maioria dos eventos são priorizados são: local e divulgação.

Porque?

Você pode contratar um buffet para o evento um dia antes, ainda que seja bem longe do ideal, mas não pode convidar o público um dia antes. E para convidar o público, é preciso definir o local. E para contratar/reservar o local, antes, é necessário definir a data.

Ou seja, as tarefas estão interligadas, mas é muito importante ter tudo no cronograma e analisar se cada item está sendo priorizado adequadamente.

Dica: cuidado com tudo que for personalizado para o seu evento, como brindes e cenografia. Esses itens demandam mais atenção com os prazos.

Com o cronograma em mãos, é a hora de delegar essas tarefas, e enfim executá-las.

Dentre as tarefas da produção podemos entender: pesquisas, busca de informações sobre produtos e serviços, cotações, negociação com fornecedores e parceiros, contratações, divulgação, visitas técnicas, e principalmente acompanhamento!

O acompanhamento das tarefas, das inscrições, o contato frequente com todos que fazem parte desse projeto, incluindo convidados, é de extrema importância. Delegue, mas esteja sempre por perto.

 

4 – A execução: tem que dar certo

Chegou o grande dia do seu evento.

“Evento não tem segunda chance”, dizia uma grande amiga de profissão. Ele vai acontecer e, com ele, muitos imprevistos. Mas é possível estar preparado para grande parte deles.

Um dos elementos mais importantes nessa fase é a equipe. Bem treinada e empoderada, ela será capaz de criar soluções. Invista seu tempo em qualificá-la e não irá se arrepender, seja sua equipe terceirizada apenas para o evento, ou aquela que acompanhou a fase de planejamento e produção.

Um garçom ou uma recepcionista podem resolver problemas na sua origem. Qualifique e confie em todos os profissionais. O mesmo vale para fornecedores e  parceiros. Muitas vezes eles poderão fazer parte, mesmo que indiretamente, da sua equipe, e para isso é necessário que os mesmos estejam envolvidos no projeto, suas metas e objetivos.

Essa postura pode deixar o trabalho mais fluido para todas as partes. Muitas vezes, os clientes de grandes convenções que realizei resolviam suas dúvidas de hospedagem com meu prestador de reservas que é específico para eventos, e sem minha participação, pois a equipe dessa empresa conhecia bem o perfil do público e suas necessidades específicas, além de ter relacionamento direto com os hotéis. Eu podia confiar nessa empresa que era parte indireta da minha equipe, porque alinhamos os objetivos antes e eles entravam com sua expertise, que é de cuidar dos hóspedes um a um.

Outra forma de estar preparado para os imprevistos é estar ciente da possibilidade dos mesmos ocorrerem. Equipamentos falham, palestrantes ficam doentes, chuvas alagam cidades e nossos clientes precisam estar alinhados com essas realidades. O relacionamento com as partes é muito importante para que esses aspectos possam ser tratados com realismo. Aceite os imprevistos. Seu evento, se bem planejado e produzido, será um sucesso ainda que ocorram falhas que fogem do controle de seus realizadores.

E por último, mas não menos importante: o público! É na execução que a peça principal entra no jogo. Todas as etapas do evento aconteceram para satisfazer às pessoas presentes e suas experiências. Por mais estranho que possa parecer, muitas vezes isso é esquecido. Não tire o foco das pessoas que estão vivendo o evento, experimentando, se conectando. Entenda suas necessidades no planejamento e produção e elas serão atendidas na execução.

Ou seja, a execução é um espelho das fases anteriores.

 

5 – A conclusão: o evento ainda não acabou

O encerramento do evento costuma nos passar a falsa sensação de missão cumprida, não? Sinto informar, o evento não acaba quando o último convidado vai embora.

Uma vez que estabelecemos objetivos no início do planejamento do evento, precisamos verificar se eles foram atingidos em sua totalidade ou não, o porquê e como.

Isso é de extrema importância.

Além disso é necessário avaliar outros itens do evento: fechamento financeiro e de parcerias, relacionamento com as partes envolvidas e principalmente a avaliação da experiência pelo público e de possíveis patrocinadores.

Após esses fechamentos, relatórios e análises conseguimos concluir o trabalho.

Quando falamos em avaliação do público é mais uma vez importante entender quem e como são esses participantes.

Porque?

Se estamos falando de uma palestra para colaboradores de uma empresa, dificilmente eles falarão que a palestra do diretor foi péssima, por mais que isso seja verdade. Esse item retratará a realidade mais fielmente se a resposta for anônima e houver confiança em quem a promove.

Se o evento for um jantar de sócios, a pesquisa será mais produtiva com a equipe do que com os participantes.  

Entenda seu público e saberá como se portar nesse aspecto. Na dúvida, teste!

O resumo financeiro é uma excelente ferramenta. Com ele você mensura quanto seu evento custou, se deu lucro ou prejuízo (se for comercializado) etc. Mas ele pode ser uma armadilha, pois é muito simples forjar resultados, mesmo que com boas intenções.

Recomendo fortemente duas atitudes que fazem o resumo financeiro ser muito  coerente com o que realmente foi investido: tenha muito claro quanto era o custo previsto para determinado item, qual seu primeiro orçamento, e quanto foi o valor fechado após negociações.

Em segundo lugar, acompanhe o resumo diariamente. Sim, todos os dias, principalmente se você for o produtor master do evento. Não ficou claro determinado custo? Vá atrás da explicação o quanto antes. Não deixe perguntas em aberto e questione seus fornecedores. Não é sua obrigação saber todos os itens de um projeto de sonorização para um estádio de futebol, mas é sua obrigação perguntar e procurar entender cada valor proposto e pago.

Dessa forma, se o tiro atingir o centro do alvo no seu orçamento final, é porque o tiro foi preciso, e não porque você pintou o alvo sobre a marca da bala.

E por fim, o relacionamento. Invista nele e se relacione com todas as partes envolvidas.

Dê feedbacks para os fornecedores, com isso você está fazendo sua parte para a profissionalização do mercado de eventos. Chame seu patrocinadores para um bate-papo e mostre real interesse pelos resultados que eles obtiveram.

Caso seu evento seja realizado anualmente ou com alguma frequência periódica, estimule os participantes para o próximo reencontro e eles não faltarão.

Embora esse post tenha sido nomeado como Guia Definitivo, seu papel é auxiliar profissionais de evento a criarem seus guias definitivos de acordo com cada cliente, cada público e cada história envolvida. Afinal, como foi colocado no início desse texto, eventos nada mais são do que panos de fundo para o encontro de pessoas e ideias. Ou seja, o guia definitivo será construído por muitas mãos: o convidado, copeiro, diretor, cliente, designer, os fornecedores e palestrantes. Todos em sinergia, como uma orquestra. Na qual o maestro pode ser você.



Natalia nat-bartelottiBartelotti trabalha com eventos há 10 anos. Já foi garçonete, recepcionista, produtora e coordenadora de eventos. Hoje, opera sua agência de eventos corporativos incríveis, além de realizar workshops para os que pretendem entrar nesse mercado. Acredita que eventos são experiências feitas por pessoas.

 

5 comentários sobre “O Guia Definitivo para a Produção de Eventos de Sucesso

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